Politique de confidentialité

Nous pouvons recueillir et traiter les renseignements personnels suivants à votre sujet :

• Renseignements personnels que vous nous fournissez : Il s’agit de renseignements que vous nous fournissez en remplissant des formulaires sur notre site Web (ou d’autres formulaires que nous vous demandons de remplir), en nous donnant une carte professionnelle (ou similaire) ou en communiquant avec nous par téléphone, par la poste, par courriel ou autrement. Cela peut comprendre, par exemple, votre nom, votre adresse, votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone, des renseignements sur votre relation d’affaires avec PFU et des renseignements sur votre rôle professionnel, vos antécédents et vos intérêts.
• Renseignements personnels que notre site Web et d’autres systèmes recueillent à votre sujet :
  • Si vous visitez notre site Web, nous recueillerons automatiquement des renseignements sur vous et votre visite, y compris le protocole Internet (IP) que vous utilisez pour connecter votre appareil à Internet et d’autres renseignements comme les pages de notre site que vous visitez. Ces données servent à évaluer la performance du site Web et à améliorer l’expérience des visiteurs. Notre site Web peut également télécharger des témoins sur votre appareil – cela est décrit dans notre politique relative aux témoins. Comme il est décrit plus en détail dans la politique relative aux témoins, vous pouvez modifier la façon dont nous utilisons les témoins en modifiant vos préférences en matière de témoins.
  • Si vous interagissez avec nous par l’intermédiaire de services de médias sociaux, nous pourrions avoir accès à certains renseignements, par exemple si vous avez interagi avec nous par l’intermédiaire de plusieurs réseaux sociaux. Nous faisons des efforts raisonnables pour nous assurer que les fournisseurs de médias sociaux vous demandent votre permission de nous permettre d’accéder à certains renseignements vous concernant. Veuillez noter que nous ne sommes pas responsables de la façon dont les fournisseurs de services de médias sociaux traitent les renseignements personnels qu’ils peuvent recueillir de vous, car cette responsabilité leur revient. Par exemple, notre site Web peut utiliser des modules d’extension de réseaux sociaux tels que Twitter, Facebook, LinkedIn et Google+. Si vous utilisez l’un de ces modules d’extension, il sera en mesure d’établir une connexion directe entre votre navigateur et le site du réseau social respectif. Étant donné que ce transfert a lieu directement entre votre navigateur et le réseau correspondant, PFU n’a aucun accès aux données envoyées. PFU n’a aucune connaissance de ce transfert ni aucun contrôle sur l’utilisation de ces données dans les réseaux sociaux respectifs. Le fait que vous utilisiez un média social et que vous rendiez du contenu accessible à un tel réseau n’est pas couvert par la présente politique de confidentialité. Ce sont les conditions d’utilisation et les politiques de confidentialité des opérateurs respectifs de ces réseaux sociaux qui s’appliquent à tout contenu de ce type. Nous vous encourageons à lire les politiques et les conditions de confidentialité de vos fournisseurs de services de médias sociaux afin de connaître comment ils traitent vos renseignements personnels.
  • Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web de tiers qui ne sont pas affiliés à PFU. Si vous accédez à ces sites Web de tiers en cliquant sur ces liens, nous ne sommes pas responsables de la façon dont ces tiers traitent vos renseignements personnels qu’ils recueillent.
  • Nous pouvons mettre des plateformes Web à la disposition de nos partenaires et de nos fournisseurs, et ces plateformes peuvent recueillir vos renseignements personnels si vous les utilisez. La présente politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels recueillis durant le processus d’inscription à ces plateformes ou lors de l’utilisation de ces plateformes.
  • Si vous échangez des courriels, des conversations téléphoniques ou d’autres communications électroniques avec nos employés et d’autres membres du personnel, nos systèmes de technologie de l’information peuvent enregistrer les détails de ces conversations, parfois même leur contenu.
  • À des fins de sécurité, certains de nos locaux sont dotés de systèmes de télévision en circuit fermé et d’autres systèmes de gestion de la sécurité et de l’accès qui peuvent vous enregistrer, vous ainsi que certains renseignements sur votre visite.
• Autres renseignements : Nous pouvons également recueillir certains renseignements auprès d’autres sources. Par exemple :
  • Si nous entretenons une relation d’affaires avec l’organisation que vous représentez, vos collègues ou d’autres relations professionnelles peuvent nous fournir des renseignements à votre sujet, comme vos coordonnées ou les détails de votre rôle dans la relation.
  • Nous recueillons parfois des renseignements auprès de fournisseurs de données tiers ou de sources accessibles au public pour la lutte contre le blanchiment d’argent, le contrôle des exportations, la vérification des antécédents de crédit et d’autres fins similaires, et pour protéger nos activités et nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Nous pouvons recueillir, stocker et utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• pour exploiter, gérer, développer et promouvoir notre entreprise (y compris nos produits et services) et, en particulier, notre relation avec l’organisation que vous représentez (le cas échéant) et les transactions connexes, notamment :
  • à des fins de marketing (lorsque nous avons obtenu un consentement préalable à l’inscription ou que nous avons un intérêt légitime à vous envoyer des communications qui, selon nous, sont pertinentes et utiles pour vous);
  • dans le cadre des processus de garantie;
  • dans le cadre des processus de conformité des produits;
  • à des fins de comptabilité, de facturation et de paiement (y compris pour offrir des solutions de financement aux clients, en collaboration avec nos partenaires financiers);
  • afin d’exploiter, d’administrer et d’améliorer notre site Web, nos locaux et d’autres aspects concernant la façon dont nous menons nos activités;
  • pour vous offrir les services de nos boutiques en ligne en fonction des modalités de la boutique en ligne dédiée;
  • pour vous fournir des services ou des renseignements que vous avez demandés;
  • pour vous tenir au courant des produits et services pertinents qui pourraient vous intéresser;
  • pour vous permettre de participer à nos évaluations et à nos sondages en ligne;
  • pour gérer et maintenir la relation avec les investisseurs;
  • pour mener des activités de recrutement.
• pour protéger nos activités contre la fraude, le blanchiment d’argent, la violation de la confidentialité, le vol de matériel exclusif et d’autres crimes financiers ou commerciaux;
• pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires et pour faire valoir et défendre les réclamations juridiques et les droits légaux;
• si l’objectif de recueillir ces renseignements est directement lié à une raison dont on vous a fait part précédemment.

Nous pouvons, de temps à autre, passer en revue vos renseignements contenus dans nos systèmes, y compris le contenu de vos courriels et d’autres renseignements liés à vos communications avec nous, à des fins de conformité et de protection de nos activités, comme il est décrit ci-dessus. Cela peut comprendre des examens aux fins de la divulgation de renseignements pertinents à un litige ou des examens de dossiers pertinents à des enquêtes réglementaires ou criminelles internes ou externes. Dans la mesure permise par la loi applicable, ces examens seront effectués de manière raisonnable et proportionnelle et seront approuvés à un niveau de gestion approprié. Ils peuvent éventuellement comprendre la divulgation de vos renseignements à des organismes gouvernementaux et à des contreparties en matière de litiges, comme il est décrit ci-dessous. Vos courriels et autres communications peuvent également être consultés à l’occasion par des personnes autres que le membre du personnel avec qui ils ont été échangés à des fins de gestion d’entreprise ordinaires (par exemple, lorsque cela est nécessaire si un membre du personnel est à l’extérieur du bureau ou ne travaille plus à PFU).
Nous ne traiterons vos renseignements personnels que si nécessaire à l’une des fins décrites ci-dessus, pour lesquelles nous avons une base juridique au traitement. Lorsque notre fondement légal pour le traitement est que ce dernier est nécessaire pour poursuivre nos intérêts légitimes, nous ne traiterons vos renseignements personnels que lorsque nous avons conclu que cela ne vous porte pas atteinte, à vous ainsi qu’à votre vie privée, d’une manière qui l’emporterait sur notre intérêt légitime. Dans des circonstances exceptionnelles, la loi peut également nous demander de divulguer ou de traiter autrement vos renseignements personnels.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels, lorsque cela est raisonnablement nécessaire, aux diverses fins décrites ci-dessus :

• aux autres membres du groupe d’entreprises PFU ainsi qu’aux sociétés du groupe de la société mère de PFU, Ricoh Company Ltd. (collectivement, le « groupe Ricoh »);
• à vos collègues au sein de l’organisation que vous représentez;
• aux fournisseurs de services qui hébergent nos services Web ou d’autres systèmes de technologie de l’information, ou qui détiennent ou traitent vos renseignements en notre nom, dans les conditions de confidentialité et de sécurité exigées par la loi;
• aux partenaires commerciaux, partenaires de distribution, partenaires de service, agents, fournisseurs et sous-traitants pour l’exécution de tout contrat que nous concluons avec eux ou avec vous;
• à une personne qui prend en charge nos activités et nos actifs, ou des parties pertinentes d’entre eux; ou
• dans des circonstances exceptionnelles :
  • à des organismes de réglementation compétents, à des procureurs et à d’autres organismes gouvernementaux, ou à des contreparties en matière de litiges, dans un pays ou un territoire; ou
  • à d’autres personnes ou entités si la loi l’exige.

Ces divulgations peuvent comprendre le transfert de vos renseignements personnels à l’étranger. Si vous faites affaire avec nous dans l’Espace économique européen, vous devez savoir que cela peut inclure des transferts vers des pays à l’extérieur de l’Espace économique européen qui n’ont pas été déterminés par la Commission européenne comme ayant un niveau adéquat de protection des données. Dans ces cas où nous transférons vos renseignements personnels à d’autres membres du groupe Ricoh ou à nos fournisseurs de services, nous nous assurons que nos ententes avec eux sont régies par des mesures et des mécanismes de protection juridiques pertinents, y compris des accords de transfert de données conçus pour assurer la protection de vos renseignements personnels conformes aux modalités approuvées à cette fin par la Commission européenne.

Nous supprimerons vos renseignements personnels lorsque nous n’en aurons plus besoin, par exemple :

• lorsqu’il n’est plus nécessaire pour nous de conserver vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis;
• lorsque nous croyons que les renseignements personnels que nous détenons sur vous sont inexacts;
• dans certains cas, lorsque vous nous avez informés que vous ne consentez plus au traitement de vos renseignements personnels.

Cependant, parfois :

• il existe des exigences juridiques ou réglementaires qui peuvent nous obliger à conserver vos renseignements personnels pendant une période donnée, et dans de tels cas, nous conserverons vos renseignements personnels pendant cette période spécifiée;
• il se peut que nous ayons besoin de conserver vos renseignements personnels pendant de plus longues périodes à des fins de responsabilité en matière de produits ou en cas de litige, et dans de tels cas, nous les conserverons pendant des périodes aussi longues que nécessaire.

Veuillez noter que nous pouvons conserver certains renseignements limités à votre sujet même si nous savons que vous avez quitté l’organisation que vous représentez, afin de maintenir une relation continue avec vous dans l’éventualité que nous soyons de nouveau en contact avec vous en tant que représentant d’une autre organisation.

Vous avez les droits suivants (sous réserve des lois locales applicables) relativement aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :

• accéder à vos renseignements personnels et à certains renseignements connexes, en vertu de la loi pertinente sur la protection des données;
• exiger la correction ou la suppression de tout renseignement personnel inexact;
• vous opposer à notre utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct en tout temps. Vous pourriez aussi avoir le droit de vous opposer à notre traitement de certains ou de tous vos renseignements personnels (et de les supprimer) dans d’autres circonstances;
• exiger que nous supprimions vos renseignements personnels dans certaines circonstances;
• exiger que nous restreignions ou bloquions le traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances (lorsque le traitement est restreint, nous pouvons quand même conserver vos renseignements personnels, mais nous ne pouvons plus les utiliser);
• exiger d’obtenir les renseignements personnels que nous détenons sur vous dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine dans certaines circonstances. De plus, vous pourriez avoir le droit de nous demander de transmettre vos renseignements personnels directement à une autre personne (par exemple, un nouveau fournisseur) lorsqu’il est techniquement possible de le faire;
• lorsque nous traitons vos renseignements personnels après vous avoir demandé votre consentement, de retirer votre consentement en tout temps.

Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements et des conseils sur vos droits auprès de l’organisme de réglementation de la protection des données de votre pays.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits (sous réserve des lois locales applicables), veuillez communiquer avec nous par l’intermédiaire des informations fournies dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Nous vous demandons de ne pas nous envoyer ni nous faire part de renseignements personnels sensibles (p. ex., renseignements liés à l’origine raciale ou ethnique, opinions politiques, religion ou autres croyances, santé, données génétiques ou biométriques, antécédents criminels ou appartenance à un syndicat).

PFU respecte la vie privée des enfants et ne recueille, n’utilise ou ne divulgue pas sciemment des renseignements personnels sur des enfants de moins de 16 ans sans le consentement vérifiable d’un parent ou d’un tuteur.

Si PFU prend connaissance que des renseignements soumis ou recueillis par PFU sont des renseignements personnels d’enfants obtenus sans avoir d’abord reçu le consentement vérifiable d’un parent ou d’un tuteur, PFU prendra rapidement les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements personnels.

Si un parent ou un tuteur souhaite nous faire part de ses préoccupations concernant des renseignements personnels sur un enfant, il peut communiquer avec nous en utilisant les renseignements fournis dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Nous pouvons utiliser une technologie qui fait le suivi de votre utilisation de notre site Web et de vos interactions avec nous, ce qui nous aide à créer un profil de vos produits préférés et de vos demandes d’information. Dans un tel cas, cela signifie vous êtes plus susceptible de recevoir des offres et des renseignements adaptés à vos préférences spécifiques, en fonction de votre activité de profil précédente.

Si nous utilisons la prise de décision automatisée à l’égard d’un service ou d’un produit particulier et que ce mécanisme produit des effets juridiques sur des sujets de données ou qu’elle les touche de façon considérable, nous fournirons les renseignements requis par les lois applicables relativement à cette prise de décision automatisée.