【自治体活用例】スキャナーとAI-OCRで手書き申請書をデジタル化
特定子ども・子育て支援（保育施設等利用給付）の支給手続きにかかる時間を30%短縮！

例えば、保育施設等利用給付の支給手続き、こんなことでお困りではありませんか？

困りごとの例
    <背景>
  • 保育施設等利用給付は、利用者が立替払いし、後日、自治体から払い戻しを受ける形（償還払い）の手続きになっている。
    また、申請書の情報は職員が業務システムに手入力するうえ、入力ミス防止のため入力した情報を複数人でチェックするなど、作業が負担になっている。

支給手続きに伴い、自治体職員の事務作業が多く発生する

  • 申請された書類を見ながら、後で職員がまとめて手入力で業務システムへ登録している
  • 金額情報の誤入力などのミスを防止するため、複数職員でチェックしている
  • 毎月の申請件数が多く、ミスが許されない作業なので、繁忙期や時間制限がある中では非常に負担

紙書類の管理や個人情報の取り扱いに注意が必要

  • ファイリングの手間やセキュリティに配慮した保管が必須
  • 庁舎間で連携するときは、誤送信に配慮しながら紙の申請書を1枚ずつFAX送信している
  • 問合せがあったとき、該当する書類を探すのに時間がかかる

業務システムの大幅改善は難しく、デジタル化が進んでいない

  • 認識が難しい手書きの書類もあり、OCR(*)の導入ができていない
  • 現状の作業を少しでも効率化したいが、何から取り組めばいいかわからない
  • 新システムの導入や既存システムの大改修をする予算や人材の確保が難しい

*OCR : Optical Character Recognition / 光学⽂字認識

業務用スキャナー「fiシリーズ」とAI-OCRソフトウェア「DynaEye」で解決！

困りごとの解決案（fiシリーズとDynaEye）
  • 「fiシリーズ」と「DynaEye」を使えば、特定子ども・子育て支援（保育施設等利用給付）の支給手続きに必要な書類をスキャンしてすぐにOCR処理。
    手書きの申請書類でも、高精度に読み取りしてデジタル化できます。
  • また、認識データはCSV(*)形式で出力できるので、RPA(*)ツールを組み合わせれば、自動で業務システムへ連携することもできます。

*CSV : Comma Separated Value /カンマ区切りのテキストファイル
*RPA : Robotic Process Automation /ロボットによる業務自動化

fiシリーズとDynaEyeで手続きに必要な入力業務をデジタル化

DynaEyeで出力した認識データを利用して、RPAツールで業務システムへ自動連携できます。

OCRとRPAツールで業務システムへのデータ入力を自動化

スキャナーとOCR、さらにRPAで自動化
  • fiシリーズで申請書をスキャンしてDynaEyeでOCR処理し、認識したデータをCSVデータとして出力できます。
  • 出力された認識データを利用し、RPAツールで自動的に業務システムへ連携。
  • 自治体職員は、大量の金額情報の入力やダブルチェックをする必要はなく、OCR処理した認識データに間違いがないかを確認するだけ。

データ化しておけば、過去履歴の検索や庁舎間での共有もスムーズ

デジタル化されたデータは取り扱いがしやすい
  • まとめてスキャンしても指定フォルダに分けて保存され、自動的に整理されます。情報が電子データ化されるため、紙の書類をファイリングして保管する必要はありません。
  • ファイル共有やメール添付など、情報の二次利用や庁舎間での連携も簡単。
  • 過去の申請書類も自席ですぐに参照でき、確認や問合せなどの対応時間を短縮できます。

既存のシステムや仕組みを有効活用。小さな改善からスタート

小さな改善から始めよう
  • 既存のオンプレミスの業務システムをそのまま利用できます。また、支給手続きの運用の流れや書類の変更なども不要です。
  • 申請書類の内容をデジタル化するには、「fiシリーズ + DynaEye」を導入するだけ。
  • デジタル化した情報を業務システムへ入力するには、RPAツールを追加導入して連携します。

手書きや活字が混在する「保育施設利用費請求書」も99.2%の高精度で文字認識(*)

AI-OCRであるDynaEyeは、手書き文字や活字、バーコードなどを高精度に認識します。

サンプル：「保育施設利用費請求書」

申請書類の例
  • 手書き帳票によくあるクセ字、斜めや欄外へはみ出した文字、取り消し線や押印などのノイズがあっても認識可能です。
申請書類の手書き文字の認識例

* 弊社基準帳票を用いてDynaEyeで検証した認識結果です。

「fiシリーズ」と「DynaEye」を使うメリット

相乗効果で「確実、簡単、安心」な書類の電子化

fiシリーズならではの高度な画像処理技術により、OCR処理しやすい高品質なイメージデータを生成し、書類の電子化を支援します。
DynaEyeのAI-OCR機能により、手書き文字、活字、バーコードなども高精度に認識し、データの二次利用を可能にします。

メリット OCRしやすい画像処理技術

安定かつ高度な画像処理技術による高精度なOCR処理

  • スキャナー「fiシリーズ」で視認性の高いイメージデータを生成してOCR処理することで、認識精度を大幅に向上。
  • 「DynaEye」が手書き文字や活字文字、バーコード画像を高精度で認識しデジタル化します。
メリット どんな紙でも高速読み取り

業務用スキャナーならではの高い給紙性能

  • A4コンパクトモデル fi-8190の場合、毎分90枚の高速読み取りが可能。折れ目のついた申請書、薄い領収書、サイズ違いもまとめてスキャン。
  • 重送検知センサーや原稿保護機能で1枚ずつ確実にイメージデータに変換します。
メリット スキャン/OCR/確認・修正の並行作業

スキャン/OCR/確認・修正を複数マシンで並行作業可能

  • スキャナーが読み取り中であっても、取り終わったページから認識を開始できます。
    PC画面を確認しながら自席で作業できるため、認識結果の修正も簡単。
  • また、OCR処理で認識した結果の確認・修正を、複数名による分散作業でも実施できます。

導入効果

保育施設等利用給付の支給手続きにかかる時間を30%短縮(*)

「子育て支援提供証明書」や「保育施設利用費請求書」、領収書などの、特定子ども・子育て支援（保育施設等利用給付）の申請書類をfiシリーズでスキャンしてDynaEyeでOCR処理。

書類をスキャンするだけで電子化されるため、職員は後で内容を確認するだけで、自動的に業務システムへ連携されます。 届け出が多い自治体では、申請にかかる時間の大幅な削減効果が期待できます。

* 手続きに伴う職員の申請書のファイリングや管理、業務システムへの手入力などの合計作業時間です。

導入効果 Before 導入効果 After

システムへの誤入力など、手作業によるミスを減らせます

窓口で申請情報をすぐに電子化できるので、データの手入力作業が削減できます。

間違えてはいけない金額（施設の利用料金）などは、OCR処理して確認を行うだけなので、手入力によるミスを防ぐことができます。

大量の金額情報の入力やダブルチェックをする必要はなくなり、OCR処理した認識データに間違いがないかを確認するだけになります。

導入効果 入力ミス削減

現状のシステムや運用へのアドオンで手軽に導入、セキュリティ面も安心

現状の業務システムや申請書類を変更しなくても、導入することができます。

オンプレミス環境で利用できるため、住民情報を外部に出さずに作業ができます。

導入効果 オンプレミス型の運用で安全
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