【自治体活用例】スキャナーとAI-OCRで申請書をスピーディーにデジタル化

医療費助成制度拡大に伴う大量データの手入力やチェック作業を大幅削減！

活用事例
  • ❶ 医療費支給申請
  • ❷ 高額医療費支給申請

業務概要

  1. ❶「子ども医療費助成制度」の利用で提出される医療費の支給申請書に基づく支払い業務
  2. ❷ 「高額療養費制度」の利用で提出される支給申請書に基づく支払い業務
人口
：約46万人
申請件数（月間）
：❶ 約600件/❷ 約1600件
申請件数（年間）
：❶ 約7,200件/❷ 約20,000件
背景
：近年、子ども医療費助成制度を拡充したことにより、支給件数が以前の約30倍となり業務量が爆発的に増大
医療費助成制度に関する手続きは、今後も全体的に業務拡大の傾向

POINT

医療費の支給手続きに必要な申請書類をスキャンし、そのままOCR(*1)処理してデジタル化。
業務システムへの膨大な手入力作業やチェック作業を大幅削減。

*1 OCR : Optical Character Recognition / 光学⽂字認識

課題・困りごと
医療費助成制度の支給手続き、こんなことでお困りではありませんか？

医療費助成制度の支給手続きの困りごと
  • 単純作業による職員の業務負担を軽減したい
    膨大な量のデータ入力、チェック、および修正作業など、職員の毎月の作業負荷を軽減したい。
    繁忙期は特に件数が多く、複数職員が遅くまで残業して対応している。
  • 膨大な量のデータの入力、および付随するチェックや修正作業を効率化したい
    書類の内容を1つ1つ手入力すると、どうしても多くの時間がかかり、入力ミスが発生してしまう。業務システム入力後にチェックリストを出力し、複数職員で読み合わせをしてチェックしている。
  • 今後の事業拡大や職員減少に対応できるか不安
    緊急時の対応（感染症対策など）のために職員のバッファを確保しておきたいが、できていない。

解決策
業務用スキャナー「fiシリーズ」と
AI-OCRソフトウェア「DynaEye」で解決！

  • 「fiシリーズ」で支給手続きに必要な申請書類をスキャンし、「DynaEye」でOCR処理してデジタル化。
  • RPA(*2)ツールも組み合わせれば、デジタル化したデータを自動で業務システムへ連携可能。
  • 申請書もPDFデータで保管できるため、データの二次利用や共有、検索も簡単。

*2 RPA : Robotic Process Automation /ロボットによる業務自動化

導入後の運用の流れ

導入後の運用の流れ 導入後の運用の流れ

現状システムや運用を変えずに手軽に導入、類似の他の業務へも簡単適用

現状の業務システムを変更しなくても、そのまま導入できます。
類似業務ならどの部署でも導入・利用できるため、予算や状況に合わせて段階的に適用範囲を拡大できます。

類似業務への適用 類似業務への適用

導入効果

複数部署の類似業務へ導入し、庁内全体で年間1000時間の削減に！

  • 子ども医療費助成制度（①）の支給手続きにかかる時間は、年間で約430時間削減！
  • 高額療養費制度（②）の支給手続きにかかる時間は、年間で約280時間の削減！
  • 庁内の類似業務(*3)にも同様に適用したため、庁内全体で年間約1000時間の大幅削減に！
  • 繁忙期でも職員が遅くまで残業して対応する必要がなくなり、しばしば発生する緊急時の対応 （感染症対策など）のため、職員のバッファを確保できるようになりました。
導入効果 Before 導入効果 Before
導入効果 After 導入効果 After

*3 類似業務とは、前述の「特定健診受診券の交付、放課後児童クラブ利用申込、避難支援事前調査結果のシステム入力、狂犬病予防注射済票の交付情報管理」などの業務です。

システムへの誤入力など、手作業によるミスを削減

  • 大量のデータの手入力や読み合わせチェックなどは不要で、OCR処理した認識データに間違いがないかを確認するだけ。
  • システム入力後に、複数職員によるダブルチェック作業が不要に！
  • 認識結果に誤りがあればその場で修正でき、業務システム連携後の修正や手戻りはほぼゼロに！

外部ネットワークに接続せずに使え、セキュリティ面も安心

  • 外部ネットワーク通信前提のクラウドサービスやツールではないため、住民情報を外部に出さずに作業が可能。

「fiシリーズ」と「DynaEye」を使うメリット

相乗効果で「確実、簡単、安心」な書類の電子化

  • スキャナー「fiシリーズ」で視認性の高いイメージデータを生成してOCR処理することで、認識精度を大幅に向上。
  • 「DynaEye」が手書き文字や活字文字、バーコード画像を高精度で認識しデジタル化。
「fiシリーズ」と「DynaEye」を使うメリット 「fiシリーズ」と「DynaEye」を使うメリット

業務用スキャナーならではの高い給紙性能

  • A4コンパクトモデル fi-8190の場合、毎分90枚の高速読み取りが可能。
  • 折り目のついた申請書、薄い領収書、サイズ違いもまとめてスキャン。
  • 重送検知センサーや原稿保護機能で1枚ずつ確実にイメージデータに変換。

AI-OCRで高精度で手書き文字を認識（斜めや枠外記入にも対応）

  • AI-OCRであるDynaEyeは、手書き文字や活字、バーコードなどを高精度に認識。
  • 手書き帳票によくあるクセ字、斜めや欄外へはみ出した文字、取り消し線や押印などのノイズがあっても認識可能。

用紙の読み取りやOCR処理の精度を向上させる機能や設定が充実

  • ノイズやゴミのある紙や再生紙でも、ノイズ除去機能や濃淡調整など、スキャナーで調整し視認性の高い画像を生成。
  • DynaEyeの認識対象の位置や条件（活字/手書き）の設定を利用し、人の手による申請書の仕分け負荷を軽減。
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