1. 紙証憑をスキャンしてデータ運用に一本化するため、23台の「fi-8040」を導入

「fi-8040」の導入を主導された株式会社サカタのタネ 経理部の石塚紘史さんにうかがいます。最初にサカタのタネの事業内容を教えてください。

石塚さん当社は1913年（大正2年）に創業した種苗会社で、花や野菜の品種開発と、その種子・苗の生産販売を中心的な事業としています。花ではトルコギキョウが70パーセント、野菜ではブロッコリーが65パーセントと大きな世界シェアを有しているほか、インパチェンス属の種間雑種「サンパチェンス」、パンジーの「よく咲くスミレ」、トウモロコシの「ハニーバンタム」「ゴールドラッシュ」、果物では「プリンスメロン」「アンデスメロン」などの品種が知られています。近年は「王様トマト」やミニトマトの「アイコ」も人気です。

有名な品種をたくさん開発されているのですね。

石塚さん当社のお客様にはプロの生産者が多く、なかなか品種名までは表に出ないのですが、大きくヒットした品種はスーパーなど販売店に名前が掲げられるため、コンシューマーの方々にも親しんでいただいています。

横浜市都筑区の本社社屋。色とりどりの花が訪問者を迎えます。緑も豊かです。

本社に併設されたグリーンプラザ（展示温室）。無料で一般に公開されています。

グリーンプラザに展示された花の人気品種。左上が「よく咲くスミレ」、右下が「春きらり」。

このたびサカタのタネでは「fi-8040」を23台導入し、本社をはじめとする各拠点に配置されたとうかがっています。その目的と、運用の概要をお聞かせください。

石塚さん個人の立替精算と請求書による支払に大別される間接費の経費精算を、電子帳簿保存法（電帳法）に則って行うために導入しました。

当社では立替や請求書の受領があったとき、社員がワークフローシステムを使って精算申請や支払申請をすることになっています。具体的には申請者がシステムに勘定科目や金額を入力して部署の上司に送り、上司が承認すると本社の経理部にデータが届くので、経理部で確認後に記帳・計上するという流れです。

一方、申請には税務的・会計的な要請から、勘定科目や金額を証明する領収書や請求書が必要とされ、それらの証憑は7年間の保存が義務づけられています。以前はデータで受け取ったものも含め、すべての証憑を紙で保存しておけばよかったのですが、電帳法の改正によって、2024年1月からはデータで受け取った証憑はデータのまま保存しなければならなくなりました。

多くの企業が対応に追われたのは記憶に新しいところです。

石塚さん2022年に宥恕（ゆうじょ）措置がとられたものの、2024年は「待ったなし」でしたから、当社でも対応を急ぎました。その際に浮上したのが、「データの証憑はデータで保存し、紙の証憑は紙で保存する」方法と、「紙の証憑をデータ化して全証憑をデータで保存する」方法、2つの選択肢でした。どちらを選ぶかを慎重に検討した結果、すでにあるワークフローシステムと連携させれば経費精算をデジタル化できる状況であると判断されたため、紙で受け取った証憑をスキャンし、データに一本化することにしました。そのためのツールとして導入したのが23台の「fi-8040」です。

石塚さんは経理部の一員として「fiシリーズ」の導入を主導しました。

「fi-8040」で紙の証憑をスキャンしてデータ化。電帳法完全対応の経費精算を実現しています。

2. 「DirectScan機能」の活用で必要なときに誰でもストレスなくスキャンできる

電帳法に対応する前はワークフローシステムで申請をすると同時に、紙で受け取った証憑は別途、紙のままで回していたのでしょうか。

石塚さんそうです。申請者がシステムに入力したあと、その申請伝票を紙で出力し、裏に証憑を貼り付けて回覧していました。申請伝票のデータはワークフローシステムによって一瞬で部署の上司に送られますが、上司は入力内容と証憑を照合してから承認する必要があるため、紙の証憑が回ってくるのを待たなければなりませんでした。また経理部では、上司が承認した伝票データが送られてきていても、紙の証憑が届くのを待ってから確認し、記帳・計上するという流れでした。

紙の証憑はどのような方法で経理部に届けられていたのでしょう。

石塚さん本社にある部署では担当者が証憑をカゴなどに入れ、上階の経理部まで持ってきていました。各事業所では翌日に届くよう証憑を毎日の社内便に載せていましたが、遠方でデッドラインの早い事業所はそれなりに大変だったかもしれません。それらの証憑は経理部での計上後、段ボールに入れて保存していました。

現在は証憑をスキャンしてデータ化するようになったので、紙の証憑を運んだり箱詰めしたりする必要がなくなったのですね。

石塚さん2023年12月にデータ化を開始したので、以降の証憑に関してはそういうことになります。

経費精算フローにおける証憑運用Before/After

申請がワークフローシステムだけで完結するようになり、承認・支払までのリードタイム短縮も実現しました。

23台の「fi-8040」をどのように配置していますか。本社と各事業所、それぞれの台数を教えてください。

石塚さん本社には8台です。また品種開発のための農場を持つ大規模な事業所が千葉県君津市と静岡県掛川市にあり、君津に3台、掛川に2台を配置しています。残りの10台は全国の主要な事業所に1台ずつ置いています。

A4コンパクトスキャナー「fi-8040」。PCレスで使える「DirectScan機能」と、4.3インチのカラータッチパネルを備えています。毎分40枚・80面（カラー・モノクロ）の高速スキャンが可能です。

スキャンする証憑の内容は主にどのようなものでしょうか。

石塚さん営業職の社員は出張旅費など交通費の精算が多いため、航空券や新幹線料金の領収書などが主なスキャン対象です。一方、農場のある事業所ではビニールハウスの修繕費、トラクターの燃料代や保守料金などの支払が日々発生しているため、さまざまな取引先から受領する請求書を何枚もスキャンすることになります。

たとえば農場で急きょ資材が必要になってホームセンターなどで購入し、受け取ったレシートで立替精算するといったこともあるのでしょうか。

石塚さんそういうケースもありますね。設備が多彩なので大小の支払が都度発生します。このほか、本社・事業所ともに水道光熱費などの引き落としのお知らせも証憑になります。そのため三つ折りで届いたA4の請求書、変型の通知書、細長いレシート、小さな領収書など、いろいろなサイズ・紙質の証憑をスキャンしています。

出張旅費精算でスキャンする証憑の一例。A4普通紙の領収書、横に長い感熱紙のレシート、硬い紙質の領収書など、形態はさまざまです。

毎月何件の申請が経理部に届くのでしょうか。

石塚さん月によって大きく変動しますが、直近の例では国内拠点全体で約3,000件というところです。内訳は7割が請求書の支払申請、3割が立替精算申請です。ただし3,000件には証憑を最初からデータで受け取っているケースも含まれています。

紙証憑とデータ証憑の比率は現在どのくらいでしょう。

石塚さん請求書だけに限るとほぼ半々ですが、農場が何かを購入する先のような、第一次産業関連の取引先にはまだまだ紙の請求書が多いため、今後もしばらくは半々程度で推移すると思われます。また立替精算に関しては紙の領収書やレシートが多く、それも含めるとデータ証憑は2割から3割程度に留まります。

「fi-8040」の運用では、PCレスで読み取りから保存までが完結する「DirectScan機能」を活用されているとうかがいました。その目的を教えてください。

石塚さん「fiシリーズ」の標準添付ソフトウェア「PaperStream Capture」を使うことも考えましたが、その場合はスキャナーとペアになるPCを立ち上げておく必要があります。ところが当社の場合はPCが各社員に紐付いているため、PCの持ち主が不在のときはスキャンできないことになり、あまり好ましくありません。そこでPCレスの「DirectScan機能」を活用することにし、必要なときに誰でもストレスなく使えるようにしました。

具体的なフローをうかがいます。申請者は証憑を持って「fi-8040」が置かれているデスクに行き、スキャンをするのですね。

石塚さんそうです。「fi-8040」には証憑の種類に応じていくつかのジョブを作ってあるので、申請者はタッチパネルでジョブを選んでスキャンします。たとえば立替経費精算の場合、電帳法では項目1件に証憑1件を対応させる必要があるため、領収書やレシートを何枚か混載してスキャンするときは、証憑1枚につき1ファイルのPDFが生成されるジョブを選んでもらいます。

一方、請求書の場合、1件が複数枚にわたっていれば数ページを1ファイルにする必要があるなど、ジョブ選択がやや複雑になります。会計に詳しくない一般社員にそこまで任せるとミスが発生するので、請求書の支払申請に関しては部署や事業所ごとに1人いる経理担当者に請求書を渡してもらい、その担当者がスキャンとワークフローによる申請を行う決まりにしています。ですからスキャナーを使う頻度は経理担当者が最も高く、大きな事業所では一日に20～30枚、締日には50枚といった量を1人でスキャンすることもあります。

タッチパネルでジョブを選んでスキャン。写真のケースでは大小の領収書を混載してスキャンし1枚1ファイルのPDFを生成するジョブを選択しています。

スキャンの結果をタッチパネルで確認できます。

スキャン後、証憑のイメージデータはどこに保存されるのでしょうか。

石塚さん社内の共有フォルダーにアップロードされます。申請者はそれをワークフローシステムが提供する書類管理クラウドに移動させ、申請画面で項目と証憑の紐付けを行います。なお、共有フォルダーは部署ごとのフォルダーに分けられており、社員は所属する部署のフォルダーだけを見ることができます。

紐付けは手動でしょうか。

石塚さん1件ずつ手動で紐付けています。現状はあくまでも、紙の証憑を貼り付ける作業をそのままデジタル化したような段階です。ここをどのように効率化していくかが、ワークフローシステム側の今後の課題です。

スキャンしたイメージデータはPCレスで共有フォルダーに直送されます。

ワークフローシステムに申請内容を入力し、項目ごとに証憑イメージデータを紐付けます。

スキャンしたイメージデータのファイル名は、何かルールを決めて付けていますか。

石塚さん申請者がワークフローシステムに紐付けるとき間違いなくピックアップできればよいので、ルールは定めていません。スキャンすると「fi-8040」のデフォルト設定でファイル名が付与されるので、必要であれば申請者に適宜変更してもらいます。なお、紐付けが済めば共有フォルダー内のイメージデータは不要になるので、申請者がその都度削除します。

証憑のイメージデータを紐付けた申請伝票データが上司の承認を経て経理部に送られると、経理部が確認して支払を実行するのですね。

石塚さんはい。承認済みのデータが支払日別に自動で溜まっていくので、基幹システムに連携後、支払担当者が支払データを銀行のサイトに連携させると支払が完了します。

経理部では申請伝票データの内容と証憑イメージデータを照合して確認し、支払のフローに回します。

3. データ化により保管場所の問題が解決。過去の紙証憑を探す作業も今後は不要に

「fi-8040」導入までの経緯を教えてください。なぜ「fiシリーズ」を選ばれたのでしょうか。

石塚さん もともとスキャナーの知識はありませんでしたが、「スキャナー／おすすめ」といったワードで検索すると、だいたいPFUの「ScanSnap」がいちばん上に出てきます。それでPFUを知ったのがそもそものきっかけです。

最初は「ScanSnap」でよいのではないかと思いましたが、詳しく見ていくと「ScanSnap」は個人用で、それとは別に業務用の「fiシリーズ」があり、しかも「デモ機貸し出しサービス」を無料で利用できるということでした。そこでまずはPFUのショールームを訪ねて実機を見ながら詳しい説明を聞き、どのモデルが適しているのかを大まかに把握しました。その後、デモ機として「fi-8040」と「fi-8150」を借り、掛川の事業所で試用してもらった結果、十分なスキャン性能に加えて「DirectScan機能」も備えている「fi-8040」が好ましいと判断されたため、導入を決定しました。

石塚さんは「fiシリーズ」の導入にあたってスキャナーの使用シーンをイメージし、スムーズな運用のために「DirectScan機能」が重要だと考えました。

「fiシリーズ」導入ご検討の前に、既存の複合機をスキャナーとして使用する案はありましたか。

石塚さん実は今でも、証憑のデータ化は「fi-8040」によるスキャン、複合機によるスキャン、スマートフォンによる撮影と、3つの選択肢から自由に選べるようにしています。出張旅費精算などでスマートフォンを活用する社員もいますし、まだ使い慣れた複合機でスキャンしている社員もいるはずです。

ただ複合機の場合、ガラス面に何枚かのレシートなどを並べてスキャンしたくなりますが、その方法では複数の証憑がまとまって1ファイルになるため、1件につき1証憑を原則とする電帳法では認められません。その点「fi-8040」ならばスムーズに電帳法対応のPDFを生成できます。そうした便利さがスキャン専用機を使う利点です。

「fi-8040」に対する評価をお聞かせください。

石塚さんこの機会に社員の声を集めてみたところ、多くのポジティブな意見が寄せられました。「スキャンが速くてよい」「スキャン結果をタッチパネルで確認できるのがよい」といった操作性に関する感想や、「小さい証憑もスキャンしやすい」「サイズがバラバラでも1回でスキャンできて便利」「レシートなどを原稿通りの形に自動でトリミングしてくれるので、データの出来栄えがよい」など、スキャン専用機ならではの利便性についての感想が特に多く見受けられました。

「fi-8040」のタッチパネルではピンチ操作による拡大が可能です。

23台を全国の主要拠点に展開するにあたり、「fiシリーズ」を集中管理するソフトウェア「Scanner Central Admin」を活用されましたか。

石塚さん当社の全国ネットワークを管理している情報システム部に相談したところ、スキャナーを有線LANにつなぎさえすればリモートで設定が可能ということだったので、「Scanner Central Admin」を使用するまでもなく設定が完了しました。

ジョブの選択方法など、具体的な使い方は石塚さんが何らかの方法で社内にレクチャーされたのでしょうか。

石塚さん前述の経理担当者にメールを送りました。内容はごく簡単なものでしたが、問題なく運用を開始できました。

「fi-8040」で証憑をデータ化するようになって、どのくらいの業務効率化や時間短縮が実現しましたか。

石塚さんスキャナーのユーザーである申請者から見ると、証憑を紙に貼るという物理的作業がなくなり、ワークフローシステムだけで申請が完了するため、締日ぎりぎりの申請でも慌てる必要がなくなりました。また、各部署・各事業所で申請伝票に貼った証憑のコピーをとる手間も消滅しています。コピーは規則ではありませんが、伝票と証憑の控えを手元に残すため、コピーして保管するのが習慣になっていました。そのため必要な枚数をはるかに超える紙を消費していましたが、今ではそれもなくなりました。

一方、経理部では保管スペースの問題が解決されつつあるほか、申請伝票をファイリングする時間が削減されました。

証憑を段ボール箱に収める前にファイリングしていたのですね。

石塚さん決まった順でファイルに綴じる作業に毎日1人か2人が従事していました。分量が多いときは30分から1時間を要していたはずです。その作業が完全になくなったので、別の業務に時間を割けるようになりました。また、保管用資材として月に2～3箱の段ボールとファイル8冊程度、年間ではそれぞれ12倍の量を要していましたが、それらも不要になっています。

段ボール箱はどこに保管していたのでしょうか。

石塚さん直近のものは経理部内に積み上げ、古くなると本社地下の保管庫や横浜市内にある事業所の空きスペースに移していました。各所に移す作業や期限を過ぎたものを廃棄する作業も自力でやっていましたが、それも今後は不要になります。

経理部の壁際には証憑の入った段ボール箱が積み上げられていますが、今後は増えることがないので順次減っていき、最終的にスペースが空きます。

過去の証憑を遡って確認することは実際にあるのでしょうか。

石塚さん国税調査と会計監査でいくつかの証憑を提出するよう指示を受けたときに、保管場所に足を運んで探す必要があります。特に3年に一度の国税調査では過去3年分が対象になるため、探し出すのは非常に大変です。そこで最初から3年分の箱を積み上げた部屋を用意して先方に探していただくことにしていますが、箱をその部屋に運んで終了後に戻すのもなかなかの作業量です。

対象となる証憑がすべてデータになれば、そうした作業も不要になるのですね。

石塚さん臨時のアカウントを用意して先方がシステムに入れるようにし、特定のフォルダーの中を自由に見てもらうだけで済みますから、力仕事はなくなりますね。

「fiシリーズ」をほかの業務にも活用していくご予定はありますか。

石塚さん今のところ具体的な予定はありませんが、各部署・事業所の社員が「fi-8040」に触れる機会が今後増えますから、活用したいという声が出てくるかもしれません。また、証憑を直接受け取る機会の少ない経理部にはこれまで「fi-8040」を置いていませんでしたが、1台配置することを考えており、そこから何か応用的な使い方が生まれる可能性はあります。

経理・会計のデジタル化という観点からいえば、発生する書類がすべて最初からデータであるという状況が最終的なゴールです。ただ、そこに至るまでにはまだまだ時間を要しますから、経費精算のワークフローも「fi-8040」の導入を機にシステム側の機能を向上させるなどして、いっそうの効率化を進めていきたいと思います。

fiシリーズ」がデジタル化の一助となれて幸いです。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。