1. コンパクトスキャナー「fi-8040」を導入し書類のスムーズなデータ化を実現

日高町役場 総務課 情報防災グループ 主査の藤田裕太さんと、同じく主事の荻原誠弥さんにお話をうかがいます。日高町は競走馬の生産で日本一といわれる日高地方の中心だけあって、役場までの道中にも競走馬を育成する牧場がたくさん見られました。本庁舎に町産競走馬の優勝を祝う垂れ幕が何枚も掲げられているのも、ほかの地域ではなかなか見られないものですね。

藤田さん日高町には競走馬の育成牧場のほか、門別競馬場や複数の観光牧場もあります。町の大きなアピールポイントですからプロモーションにも力を入れています。

庁舎には日高町産競走馬の優勝を祝う垂れ幕が掲げられています。

門別競馬場では「ホッカイドウ競馬」が開催されています。

本日は日高町役場に「fi-8040」を10台導入された目的や具体的な運用フロー、導入効果などについてうかがいます。最初にお二人が所属されている情報防災グループがどのような部署なのか教えてください。

荻原さん名称そのままに情報と防災を担当しています。情報のほうはネットワークやシステム関連の業務で、今回の「fi-8040」導入も含まれています。防災のほうは文字通りの防災業務です。

情報が主に役場内の仕事、防災は町全体に関わる仕事という位置づけでしょうか。

藤田さんそうですね。なお情報と防災に深いつながりがあるわけではなく、同じグループ内での割り振りです。一つのグループで二つの異なる業務を担当しているので、担当者は相互にカバーしながら業務を進めています。

日高町役場 総務課 情報防災グループ 主査の藤田裕太さん（左）と主事の荻原誠弥さん。

情報防災グループは総務課に属するグループの一つです。

「fi-8040」はどのような目的で導入されたのでしょうか。

荻原さん令和5年5月に株式会社リコーの公文書ソリューションとそれに付随する文書管理システム（株式会社フォー・ズィー・コーポレーション社の「File Life Station 2」）を導入したのに伴い、文書管理システムの電子決裁機能を活用して日々の決裁を電子化することにしました。これまでずっと紙の書類を回覧して決裁していましたが、データによる決裁に移行することでペーパーレス化を果たすのが狙いです。ところが本庁舎には、書類をスキャンしてデータ化する機能を備えた複合機が職員約150人に対して3台しかありません。そのため電子決裁の運用開始後、紙の書類をスキャンする作業がボトルネックになってしまいました。

藤田さんスキャンのたびに離れたところにある複合機まで、部署によっては階段を使って往復しなければならなかったほか、複合機が大量印刷に使われている場合は終わるまで並ぶ、諦めていったん自席に戻るといったケースも発生しました。この不便は半ば予想していたことでもありますが、文書管理システムの導入が非常にスムーズに進んだため、後から対応策を講じることになりました。

荻原さんその対応策が「fi-8040」の導入です。小型のスキャン専用機を各部署に配置してスキャンの円滑化を図ることにし、計10台の「fi-8040」を令和6年1月に導入しました。

藤田さん非常にありがたかったのが「fi-8040」のコンパクトなサイズです。役場のスペース上、不足しているからといって複合機を増やすことはできないため一時はかなり困りましたが、置き場所を選ばないコンパクトスキャナーによって解決しました。

10台をどのように配置されていますか。

荻原さん本庁舎には5台を入れました。残りは、これまで複合機がなくスキャンができなかった5か所の外局に1台ずつ配置しています。なお以前から複合機のあった外局には、本庁に比べてスキャン件数が少ないことから、複合機で電子決裁に対応してもらっています。

コンパクトな「fi-8040」はわずかなスペースでも設置が可能。本庁では5か所に配備しています。

電子決裁用のスキャンは一部の例外を除いて「fi-8040」で行う体制にし、複合機は従来の用途での利用に戻したのですね。

藤田さんそうです。複合機は主要用途である大量の印刷やカラーコピーに使い、電子決裁では「fi-8040」でスキャンしてもらうようにしています。

以前からある3台の複合機のうちの1台は印刷室に置かれています。執務スペースから離れたところにあるため、職員はスキャンのたびにかなりの距離を歩く必要がありました。

2. 何系統もの決裁が日々発生し、年間総数は2万件超。以前はすべて紙での運用だった

電子決裁のフローについてうかがう前に、役場ではどのような内容の決裁が発生するのかを教えてください。

荻原さん一般企業と同様の例としては、今回の「fi-8040」購入のための決裁や、この取材をお受けするにあたっての決裁などが挙げられます。いずれも起案者が決裁を回して承認を取ることで初めて実現するものです。

一方、発生件数でいえば国保関係の決裁や、「子育て健康課」という部署で発生する決裁が最も多いと考えられます。

国保や子育てに関するものは来庁者が窓口で行う申請に対する決裁ということですね。その他の住民サービスの申請も決裁を取るのでしょうか。

荻原さんはい、窓口でお受けする各種の申請はすべて決裁に回ります。先に手続きを済ませた上で、その日の分を翌日にまとめて回し、決裁を取ります。

このほか、外部から届く書類の収受も決裁の一種です。たとえば国や北海道日高振興局などから通知文書が届いたとき、通常の決裁同様に回覧して受け付けた記録を残します。このとき、周知するだけでよい内容であれば関係部署に回して供覧し、調査や報告の依頼ならば担当者が起案して決裁を取り、先方に返答します。

何系統もの決裁があり、その中には来庁者の申請まで含まれるとなると、相当な数の決裁が日々発生しているということですね。どのくらいの件数になるのでしょう。

荻原さん部署別の数までは把握していませんが、令和5年の場合、外局も含めた役場全体で2万件を超える決裁がありました。

それだけの数の決裁を、以前は紙の書類を回して処理していたのですね。具体的にはどのように回覧していたのでしょうか。

荻原さん決裁を取る書類の上に、印鑑を捺す欄のある頭紙を1枚付けて回していました。起案者は決裁を取りたい事由を本文として頭紙に記載し、上司は内容確認後、頭紙に押印して承認します。

紙で決裁していた頃の決裁済み書類。見えているのが本文と押印欄のある頭紙です。情報防災グループで1年間に発生する書類の一部だけでこの厚さになります。

回覧のルートは決まっているのでしょうか。

荻原さん課内だけで済むものもあれば全庁的に回すものもあり、内容によってまちまちです。日高町に特徴的なこととして飛び地合併をしているため、かなり離れた外局に決裁を回す場合もあります。

電子決裁の導入前は、書類を人が持ち回っていたのでしょうか。

荻原さんそうです。特に飛び地側に回す場合は郵送したり、車で1時間かけて持っていったりと、かなりの手間と時間をかけていました。そうした労力を省いていくことも、ペーパーレス化と並ぶ電子決裁の大きな目的でした。

現在はスキャン作業がボトルネックになることもなくなり、電子決裁がスムーズに運用されているのですね。

藤田さん一部は紙による決裁も残っていますが、基本的には決裁は電子で行うようになっており、ペーパーレス化が進んでいます。

3. 「DirectScan機能」でイメージデータを文書管理システムへスムーズに添付

現在の電子決裁フローについて具体的にうかがいます。書類を「fi-8040」でスキャンする際、PCレスでスキャンできる「DirectScan機能」を活用しておられるとのこと。イメージデータをスキャナーからダイレクトでネットワーク上のフォルダーに保存したり、指定したアドレスにメール送信したりできるこの機能を、どのように活かしているのでしょうか。

荻原さん 書類をスキャンしたイメージデータを文書管理システムに添付する経路を、「DirectScan機能」によって二つ設けています。一つはQRコードによってイメージデータを文書管理システムに直接取り込む方法です。QRコードを部署の小型プリンターで紙に印刷し、書類の上に重ねてスキャンするとシステム内の適切なフォルダーにイメージデータが直送されます。もう一つは、イメージデータを起案者自身のメールアドレスに直送してから文書管理システムに添付する方法です。

両者にはどのような違いがあるのでしょう。

藤田さんQRコードの場合は紙を1枚印刷する手間がありますが、スキャンしてしまえばQRコードによって文書管理システム上の添付場所に自動で保存されるので、後が楽です。一方メールでの送信は、受信したイメージデータを文書管理システムに手動で添付する必要がありますが、イメージデータの一部を添付する場合などに、手元で選択や加工ができるメリットがあります。必要に応じてどちらかを選んでもらいます。

「fi-8040」のタッチパネルで、どちらかを選択してスキャンするのですね。

藤田さんそうです。QRコードを使ってイメージデータを文書管理システムに連携する「フォルダーに格納」か、選択したメールアドレスにイメージデータを送る「メールで送信」のどちらかを選択します。

スキャンする書類のサイズはA4と考えてよいでしょうか。

荻原さん ほとんどがA4です。ステープラーで冊子状に綴じてある書類は針を外して1枚ずつに分け、両面を読み取ります。

ここではQRコードを用いてイメージデータをシステムに添付する手順を写真で解説します。QRコードを印刷した紙を書類の上に重ねて「fi-8040」にセットします。

タッチパネルで「フォルダーに格納」を選択します。

保存先（この場合は文書管理システム）を選びます。

画質などの設定を確認してから「OK」を押します。

「Scan」ボタンを押します。

スキャンが始まります。毎分40枚/80面（カラー/300dpi）のスピードで読み取ります。

保存する前にタッチパネルでスキャン結果を確認できます。1枚ずつの拡大表示や、ピンチ操作による拡大も可能です。

「送信」ボタンを押すと、文書管理システムと同期したフォルダーにイメージデータが保存されます。

「メールで送信」の場合は「fi-8040」に登録してあるメールアドレスから、同じくタッチパネルで送信先を選ぶのですね。

藤田さんそうです。複合機で同じことをしていた時期は各機に本庁の職員全員のメールアドレスを登録していたので、自分の名前を探すのにも手間がかかり、別の人のアドレスに送信するミスが発生することもありましたが、「fi-8040」には部署の職員20～30人のアドレスだけを登録してあるので選択が楽になり、ミスも起こりにくくなりました。

「メールで送信」を選択した場合はメールアドレス登録済みの氏名が表示されるので、自分の名前を選んでスキャンします。

書類のスキャンが終われば、電子決裁画面で入力や選択をするだけですぐに決裁の回覧を開始できます。

書類のイメージデータをどちらかの方法で文書管理システムに添付した後は、起案者が電子決裁画面で入力や選択を行うのですね。

荻原さん以前の頭紙と同様、決裁を取りたい事由を入力して回覧の本文にします。紙運用時の作業をそのままデジタル化した感覚です。最後に決裁ルートを選択してボタンを押せば回覧が始まります。

藤田さん回覧先の上司には通知が届いて内容を閲覧できるようになります。また起案者も上司も決裁ルートのどこまでが承認済みなのか画面で確認でき、上司が会議で離席中の場合はその旨も表示されます。これにより起案者が上司の在席を確認してから書類を持ち回るといった煩雑な手間もなくなりました。上司による承認も押印ではなくボタンを押すだけです。

文書管理システムの電子決裁画面。左側下方が本文入力欄、右側上方が添付されたイメージデータです。

添付されたイメージデータを開いたところ。

ここでは「上席主事→主査→SL主幹→課長」という決裁ルートを選択しています。

「OK」ボタンを押すと回覧が始まります。

決裁ルート上の上司には回覧が届いている旨のメールが届きます。

上司は文書管理システムの電子決裁画面を開き、本文や添付イメージデータを確認します。下方にある「承認」ボタンを押すと承認されます。

スキャンを終えた書類原本はどうされていますか。

荻原さん書類ごとに対応が異なります。電子決裁が可能でも規定によって原本を処分できない書類は原本を保存します。一方、データ化すれば原本が不要になるものはスキャン後に処分しています。

処分可能なものは即シュレッダーという流れでしょうか。

藤田さんそうですね。そこで紙を溜めてしまうとペーパーレス化の妨げにもなるので、捨てられるものはスパッと捨てるようにしています。

決裁が下りた事案は決裁済みデータとして一式が文書管理システムに保存されるのでしょうか。

藤田さんサーバーの特定の場所に保存されます。このとき、保存期限が来たら自動で消えるように設定できるのもデータ運用ならではの利点です。紙の書類ならば我々が力仕事で廃棄しなければなりません。

すべての事案を同じだけの期間、保存するのでしょうか。

荻原さん内容によって異なり、1年保存、3年保存、5年保存、10年保存、永年保存があります。永年に関しては紙とデータの別を問わず、廃棄することはできません。工事関係の書類や火葬許可証などがその一例です。

町民から照会を受けるなどして過去の書類を振り返ることは実際にありますか。

藤田さん公文書ですから開示請求がけっこうあります。その事務は我々のグループが担当しており、請求を受け付けては担当課に探してもらうということを繰り返しています。電子決裁が始まって間がないため今のところ電子決裁分のデータ開示はなく、紙の書類を1枚ずつめくって探していますが、いずれデータが増えれば検索するだけで済むようになります。

決裁済みのデータは何らかのキーワードで簡単に検索できるのですね。

荻原さん起案した時点で決まる文書番号、年度と日付、書類の属性を示したタイトルと、さまざまなキーワードで検索できます。どの情報をキーワードにすれば見つけやすいか、各自で考えながら検索するという想定です。

4. 電子決裁の定着でペーパーレス化が促進され、紙書類の保管スペース問題も解決へ

「fi-8040」の導入により、電子決裁にどのような効果がもたらされましたか。

荻原さんやはり複合機まで行かなくてもよくなったのが最大の効果です。すべての課で使いやすいように「fi-8040」を分散して配置したので手軽にスキャンできるようになり、電子決裁への移行に拍車がかかりました。ペーパーレス化に対する職員の意識が高まっている実感もあります。

藤田さん電子決裁がスムーズにできるようになると、紙での運用に無駄が多かったことがはっきりとわかります。今では電子決裁のほうが楽で確実であるということを、多くの職員が理解していると思います。

上司の方々もPC画面の中だけで承認を完了できるようになりましたね。

藤田さんこれまでずっと紙運用だったため、馴染んでもらうのに多少の時間を要しましたが、皆さん電子決裁に慣れる努力をしてくれたので、今では電子決裁が紙運用に代わるスタンダードになっています。

導入効果について、もし数値で表せることがあれば教えてください。

荻原さんまだ電子決裁の導入から1年なので統計を取っていませんが、情報防災グループに限れば、紙書類を綴じるためのファイルの量が3分の1に減りました。これは激減といえます。

藤田さん発生する書類の3分の2がデータ保存に移行したということですね。これは書庫の問題に照らせば極めて大きな成果です。これまでは庁舎内外の書庫で書類を保存してきましたが、増え続けていく一方なのでスペースがまったく足りず、その他の公共施設に置かせてもらうなどの工夫をしながらどうにか続けてきました。まだ先は長いものの、データ化によって問題解決の端緒をつかむことができました。

本庁舎内の書庫。移動式の書架が10列以上あります。

段ボールの中には紙のファイルがぎっしり。役場全体で3分の2がデータ化されれば大きな効果が出るはずです。

「fi-8040」を選ばれたのは何がきっかけだったのでしょう。

荻原さん紙書類のデータ化を促進する方法に悩んでいるとき、文書管理システムの提案元に相談したところ「fiシリーズ」という優れた業務用スキャナーがあると教えてくれました。中でも「fi-8040」が推奨機種ということだったので、デモ機無料貸し出しサービスを利用して「fi-8040」を試用してみました。その結果、現状の問題を解決する機能を持つスキャナーであることが確認できたので、導入を決定しました。

「DirectScan機能」などの設定は情報防災グループが担当したのでしょうか。

荻原さん文書管理システムの提案元が設定も引き受けてくれたのでお任せしましたが、「fi-8040」にメールアドレスを登録する作業は各課で行いました。これはブラウザから簡単に登録できたので、まったく問題がありませんでした。

職員に「fi-8040」の使い方を周知するための説明会などは開かれましたか。

荻原さん説明会は行わず、各課に対してメールアドレスの登録方法やスキャンの仕方を写真付きで簡単に説明し、インターネットに公開されている「fi-8040」のマニュアルを渡しただけです。

「使い方がわからない」といった質問やご意見はありましたか。

荻原さん今のところありません。

藤田さんネガティブな感想がまったく聞こえてこないのは、タッチパネルで簡単に操作できるスキャナーだからでしょう。

お二人は「fi-8040」を「コンパクトで操作しやすいスキャナー」と高く評価しています。

電子決裁開始以前の紙書類も、いずれはデータ化するのでしょうか。

藤田さんできることならデータ化したいとは思っていますが、予算の問題があるほか、古い書類をデータ化するメリットの検証が必要です。しばらくは課題として検討していくことになると思います。

「fiシリーズ」が日高町役場の業務効率化とペーパーレス化の一助となれて幸いです。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。