1. 「fiシリーズ」で問診票をスキャンし健診システムに組み込んだ「DynaEye」でOCR処理

医療法人順風会より、健康管理統括本部 管理部業務課 課長の今川裕樹さん、同課主任の俊野裕一さんと、順風会健診センター 院内事務部 副部長の木戸元恵実さん、同部の今村直人さんにお話をうかがいます。はじめに順風会 健診センターの成り立ちについて教えてください。

木戸元さん　順風会は松山市に本拠を置いて医療・福祉・サービス事業を展開する法人グループ「アトムグループ」に属し、松山市内に当センターや病院・医院・介護老人保健施設などを擁する医療法人です。当センターは2008年、社会保険庁の健診施設に売却の話が出たときに当法人が買収し、民間の健診専門機関として設立したものです。

順風会 健診センターでは現在、利用者が受診にあたって手書きする問診票を「fiシリーズ」でスキャンし、イメージデータをOCRソフトウェア「DynaEye」で読み取ることで健診業務の効率化を実現しておられるとうかがっています。この運用に関して、皆様がそれぞれどのように関わっておられるのかをお聞かせください。

今川さん　私と俊野主任は法人本部の敷地内にある健康管理統括本部で、健診システムの調整やトラブル対応などの業務に携わっています。私自身は他部署から健診システムに関する相談や依頼があったときに指示を出すなど、全般的な管理を行う立場にあります。

俊野さん　私は問診票をOCR処理するための用紙の作成や、健診システムに連動するプログラムの準備などを担当しています。問診票の用紙はExcelで作成します。

健康管理統括本部 管理部業務課 課長の今川裕樹さん。

健康管理統括本部 管理部業務課 主任の俊野裕一さん。

木戸元さんと今村さんは健診センターに常駐されているのでしょうか。

木戸元さん　そうです。当センターには院内健診と巡回健診があり、私たちは院内の事務を担当しています。私はその責任者として、問診票のOCR処理関連では毎年の改訂を取りまとめて俊野主任に作成を依頼する業務などを行います。

今村さん　私は問診票を「fiシリーズ」で読み込んで健診システムに連携させる業務を、他の部員とともに当センターの現場で毎日実行しています。

順風会健診センター 院内事務部 副部長の木戸元恵実さん。

順風会健診センター 院内事務部の今村直人さん。

利用者数などの現況について教えてください。

今村さん　現在は松山市外からお越しになる方も含め、院内で一日に200人前後の方が健診をお受けになります。さらに当センターの健診バス12台が四国全土を巡回しており、そちらは一日に200人から300人が利用されています。

今川さん　学生健診なども含めた院内健診とバス健診を合計すると、総数で年間およそ16万人の方が当センターの健診を受けておられますね。

16万人は相当な数ですね。

木戸元さん　順風会が社会保険庁から引き継いだ時点では一日100人くらいからのスタートでしたから、順調に増えているといってよいと思います。ただ利用者が増える過程で、効率化を図らなければ回らないという局面が多々発生してきました。そこで徐々に改善を重ねてきた結果が、問診票のOCR処理を健診システムに連携させる現在の運用です。

今川さん　根本的には当センター設立時に優れた健診システムを導入したことが幸いしています。そのシステムにOCR処理や後述する誘導支援システムなどの新たな要素を付加することで利用者増に対応し、現在に至っています。

順風会 健診センターの健診バス。12台が四国全土を巡回しています。

「fiシリーズ」と「DynaEye」はいつ導入されたのでしょうか。

俊野さん　この2つに関しては当センター設立時、健診システムと同時に導入したため、問診票のスキャンとOCR処理は当初から可能ではありました。ただ当時は健診後に問診票と検査結果を書き込んだ紙を読み取ってデータベースに入力するためだけに利用しており、現在のようにデータをリアルタイムで健診システムに連携させる運用を始めたのは2016年頃のことです。

現在の運用について、健診システムと「fiシリーズ」「DynaEye」が連携する全体像を教えてください。

俊野さん　全体としては3つの系統が合体したイメージです。まず健診システムがあり、次に「fiシリーズ」「DynaEye」の画像処理系、さらに誘導支援システムがあります。画像処理系と誘導支援システムは基幹の健診システムに組み込まれています。

データの流れの起点は「fiシリーズ」による問診票のスキャンです。ここで生成されたイメージデータが健診システムに直送され、健診システム内に組み込まれた「DynaEye」がチェックマークや数字を読み取ります。読み取り結果は健診システムに保持され、健診システムの画面に表示されます。その確認と、読み取りエラーがあった場合の修正は健診システムの画面上で行います。

事務室に設置した「fi-8190」で問診票をスキャンします。A4高速スキャナーの「fi-8190」は1分間に90枚/180面のスキャンが可能です。

「fi-8190」が生成したイメージデータを健診システムに組み込まれた「DynaEye」が読み取ります。イメージデータとの照合や修正は健診システム画面で行います。

俊野さん　確認と修正が完了して利用者様別のデータベースに保存されると、問診を担当するドクターのPCで問診票の内容が見られるようになります。それと同時に誘導支援システムとの連携が行われ、院内に利用者様の番号が表示されるほか、受付で利用者様にお渡しする電子ペーパー式ICカードによる案内が始まります。

健診では最初に看護師による問診があり、続いて利用者様に各種の検査を巡回していただきます。このとき誘導支援システムが利用者様を案内するため、呼び出しと巡回がスムーズになって稼働率が向上します。また、検査結果が健診システムの機能によって即時にデータベースに記録され、問診票とともに一元管理できるようになります。

その仕組みは健診システムのベンダーが構築したのでしょうか。

俊野さん　ベンダーと協力しながらではありますが、基本的には自社で作りました。「DynaEye」の書式定義も社内で行っています。

問診票の記載内容がデータベースに保存されると誘導支援システムによる案内が始まり、利用者の番号が院内の番号表示板（左）に表示されます。利用者は自分の番号を電子ペーパー式ICカード（右）で確認できます。

2. 問診票のチェックボックスと数字を「DynaEye」で読み取り、健診システム上で確認

現在の運用を具体的にうかがいます。スキャン対象となる問診票はどのような形式で、一人につき何枚が発生するのでしょうか。

俊野さん　問診票はA4サイズで、紙の両面を使って作成しています。枚数は健診のコースによって異なり、1枚から5枚までがあります。

最も一般的で件数が多いのはどのようなコースでしょう。

木戸元さん　最も多いのは定期健診で、「fiシリーズ」でスキャンする枚数は院内の健診では4枚、健診バスの場合は5枚になります。このほか件数の多いものとしては学生健診がありますが、項目が少ないため問診票は1枚に収まります。

定期健診でスキャン対象となる4枚。上から2枚目以降が問診票です。利用者の連絡先が記入された1枚目もイメージデータを保存する目的でスキャンします。

院内と健診バスを合わせて一日に500人分が発生するとして、2,000枚前後を毎日スキャンしているのですね。この問診票は健診前にあらかじめ利用者の手元に届いており、そこに利用者が必要な内容を書き込んで健診当日に持参するという流れでしょうか。

今川さん　そうです。当センターの事務部門で健診の予約を受けたり、企業の新規健診予約をいただいたりすると、受診日の2週間前を目処に利用者様のお手元に到着するよう問診票を発送します。コースによっては検尿や検便の容器を同封することもあります。

問診票には利用者様のお名前・性別・生年月日と、お一人ずつ自動生成される健診システム上のコードナンバーがあらかじめ印刷されています。お名前や生年月日などの基本情報は、企業であれば新規契約時にExcelなどのデータでご提供いただき、個人の方であれば予約時にお聞きしてデータベース化します。問診票の印刷は専門業者に依託しており、表面がコピー用紙よりも滑らかな、やや厚めの紙に出力します。業者からは問診票ほか一式が窓付き封筒に封入された形で当センターに納品されるので、それを当センターから利用者様にお送りします。

たとえば社員100人が受診する企業の場合、封筒100セットを企業宛てに送って社内で分配してもらうのですね。

今川さん　そういうことになります。一方、急な予約で発送が間に合わない場合は問診票を当センターで出力しておき、お越しになった当日に書き込んでいただくこともあります。

定期健診用の封筒一式（一例）。コースによっては検尿や検便の容器が同封されます。

問診票の項目と記入の方式、また「DynaEye」で読み取る箇所を教えてください。

木戸元さん　定期健診であれば「現在治療中の病気または過去の病気」「家族歴」「自覚症状」「生活習慣について」「業務調査」などの項目があります。記入方式は印刷された選択肢のチェックボックスにチェックマークを入れていただくのが基本で、「DynaEye」による読み取り対象もチェックマークと一部の数字のみです。

チェックボックスであれば利用者が回答しやすいですね。

木戸元さん　選択肢を記載するスペースが必要なので問診票の枚数は増えましたが、記入しやすいに越したことはないのでチェックボックスをメインにしています。

俊野さん　特に近年は外国人の利用者様も多くなったため、できるだけ文字を書いていただく項目を減らそうということで改訂を重ねました。その結果として、OCR処理においても安定した読み取りが可能になっています。

問診票はほとんどの項目がチェックボックス式で、利用者が簡単に記入できるよう工夫されています。

健診と、問診票をスキャンする作業はそれぞれ毎日何時からスタートするのでしょうか。

今村さん　健診受付が朝7時40分に始まります。何人かの利用者様が受付を済まされるたび、その分の問診票一式がスキャナーのある事務室に届くので、来たものから「fi-8190」でスキャンします。

問診票は何人分かが一定のペースで届くのでしょうか。

今村さん　予約は30分刻みですが、現実的には利用者様がいらっしゃるたびに数人分ずつ回ってきます。

木戸元さん　毎日200人を午前170人、午後30人といったバランスで振り分けているので、特に午前中は何度も忙しくスキャンすることになりますね。

利用者は受付で問診票を提出し、引き換えに電子ペーパー式ICカードを受け取ります。問診票は事務室に回ります。

事務室に届いた問診票を「fi-8190」で次々にスキャンします。

事務室に回ってきた問診票のイメージデータ化とOCR処理の手順を教えてください。

今村さん　数人分の問診票を重ねてスキャンし、イメージデータを生成して健診システムに自動で送ります。次に健診システムに組み込んだDynaEye」でイメージデータを読み込み、健診システム上でOCR処理結果を確認・修正後、手動で利用者様ごとに仕分けします。

既往症など、一部の項目に文字が書かれている場合もOCR処理しているのでしょうか。

今村さん　いえ、チェックマークと数字のほかは読み取っておらず、記入があれば手で入力しています。

OCR処理の結果を健診システムの画面で確認し、必要であれば修正を行います。

確認・修正が完了した問診票を利用者別に仕分け、データベースに保存します。

入力と仕分けが完了すると、先ほどうかがったようにドクターのPCで利用者の情報が見られるようになり、誘導支援システムとの連携も始まるのですね。

俊野さん　そうです。問診票の情報は健診システムの機能によって当センターのサーバー内データベースに自動保存され、院内のどこからでも引き出せるようになります。たとえば糖尿病で通院中の方であれば、ドクターは問診時にその旨を画面で確認することができます。

問診票がデータベースに保存されると誘導支援システムによる案内が始まります。

健診は看護師による問診からスタートします。番号の振られたブースが問診室です。問診後、利用者は別フロアに移って着替え、誘導支援システムの案内を受けながら各種の検査を巡回します。

事務室には「fi-8190」のほかに「fiシリーズ」のA3スキャナーも設置しておられますね。この機種も問診票スキャンに使用しているのでしょうか。

木戸元さん　こちらは大型で紙を一度に200枚までセットできるので、毎日200枚から300枚がまとめて届く健診バス分の問診票をスキャンしています。メンテナンスしながら、だいぶ長く活躍してもらっています。

必要に応じてA3スキャナーも使用します。

誘導支援システムはいつ導入されたのでしょうか。

俊野さん　問診票のOCR処理と各種検査結果の即時データ化の仕組みが整った2年後、2018年に導入しました。

今川さん　2018年以降は利用者様に問診票や、検査結果を書き込む受診票を持ち回っていただく必要がなくなったので、利用者様の負担も軽減されています。それまでは前述のとおり、問診と検査がすべて終わってから紙をスキャンしてOCR処理し、データベースに入力していました。健診バスの問診票と受診票に関しては今でも同じ運用ですが、院内の健診に関しては効率が大きく向上しています。

木戸元さん　誘導支援システムが空いている検査に自動で案内するので、巡回がスムーズになり、利用者様の滞在時間が短くなって稼働率も上がっています。また、紙を収めたクリアホルダーの重ね方を間違えて順番が前後するといったヒューマンエラーもなくなりました。すべて受付番号で案内するためお名前をお呼びする必要がなくなったのも時代の要請に合致しています。

そうした運用の起点として問診票のスキャンとOCR処理があるのですね。

木戸元さん　そうですね、紙をデータ化するところからすべてが始まります。優れた健診システムと「fiシリーズ」「DynaEye」を最初から導入していた点で、当時の関係者には先見の明があったのだろうと思います。

3. 「fiシリーズ」に機器としての不満なし。システム更新後もPFU製品を使用予定

2008年の健診システム導入時、どのような経緯でスキャナーとOCRソフトウェアに「fiシリーズ」「DynaEye」を選択されたのでしょう。

俊野さん　なにぶん古い話なので詳細まではわかりませんが、スキャナーとOCRソフトウェアで問診票や受診票をデータ化することは当初から決まっていたようです。おそらくは健診システムのベンダーがそうした運用の実績をすでに持っており、「fiシリーズ」「DynaEye」を推奨してくれたものと思われます。

「fiシリーズ」と「DynaEye」はこれまでに何度か更新を重ねているのでしょうか。

俊野さん　「fiシリーズ」はかなりの台数を入れています。健診バス用に使っているA3スキャナーのほか、「fi-7180」を計5台、現在のメイン機種「fi-8190」が1台ですね。「fi-7180」はすでに問診票のスキャンからは外れていますが、別部署に渡って活躍しています。その多くは各部署で一日50枚程度をコンスタントにスキャンしているはずです。

一方「DynaEye」は過去に一度更新しているものの、かなり前の話なので、今となっては相当古いバージョンの製品ではあります。ただ健診システムに組み込んでチェックマークと数字だけを読み取っているので、大きな問題もなく使い続けています。

それぞれに対する評価をお聞かせください。「fi-8190」の性能や使い勝手はいかがでしょうか。

今村さん　操作が簡単ですし、使用者にとって使いやすいスキャナーであるという認識です。スキャンのスピードが速いのと、原稿にちょっとした折り目がついているだけでも敏感に察知して給紙をストップしてくれ、原稿の破損が発生しない機能も非常にありがたいと思っています。

今川さん　機器としての性能に不満はまったくありません。

木戸元さん　だから逆に酷使してしまうというか、当センターでいちばんの働き者になっていますね。重要な存在なので頻繁に手入れして、消耗品のローラーも早めに交換するようにしています。

木戸元さんが「センターでいちばんの働き者」と評する「fi-8190」。週に一度は内部を掃除するなど、大切に使用してくださっています。

「DynaEye」についてはいかがでしょうか。

俊野さん　チェックボックスの読み取りでエラーが出ることがありますが、当センターの問診票は一般的なOCR処理用のフォーマットに比べて要素がぎっしり詰まっていて、スペースに余裕がないことが影響していると考えられます。そのため書式定義をかなりシビアに行っています。

「fiシリーズ」と「DynaEye」を長期間ご活用いただく中で、他社製品へのリプレースを検討されたことはありますか。

今川さん　これまでにはありませんし、換えるべき要因は見当たりません。現在、健診システムのバージョンアップが予定されており、「fiシリーズ」の新機種導入や「DynaEye」の更新も併せて検討しています。「DynaEye」がAI-OCRソフトウェアの「DynaEye 11」に進化していることも承知しています。

DXに成功されたお立場から、同業の方々にDX実践に関するアドバイスをいただけますか。

今川さん　当センターの場合、優れた健診システムを導入したことが幸いしたという事情がありますが、その先をどうするかという点でいえば、やはり「何をどうしたいのか」という具体的な目的が不可欠です。闇雲にDX化しようとしても進まないので、結局は課題の洗い出しが重要だと思います。

「fiシリーズ」と「DynaEye」が順風会 健診センターの健診業務効率化の一助となれて幸いです。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。

取材後、松山城をバックに。

※Excelは、マイクロソフトグループの企業の商標です。