1. 伝票入力作業の問題点

まずは伝票入力業務における問題点について考えていきたいと思います。

1-1. 膨大な作業量

どの企業にも共通していえることは「月末や年度末が近くなると、大量の伝票処理作業に多くの時間を割いている」ということではないでしょうか。
全ての伝票を期日までに入力しなければならず、処理を担当する部署の社員が残業時間を使って懸命にデータを打ち込んでいる光景は珍しいことではありません。

1-2. 誘発されるミス

従来の処理方法の場合、人が1枚ずつPCに手入力していくため、疲労や時間の経過とともにタイプミスや文字を正確に読み取れず誤って入力してしまうということがありました。
どれだけPC操作に慣れている社員であっても、タイプミスや見落としなどといった人的ミスは避けがたい問題でした。

1-3. 増え続ける保管スペース

処理を終えた伝票は法律によって一定時間保管することが義務付けられています。
紙媒体を保管するスペースは比較的広い場所が必要ですが、時間の経過とともに保管伝票が増えるためさらなるスペースの確保が必要になります。

1-4. 後で探すのが面倒

膨大な量の保管伝票の中から目的の1枚を探すのは、考えただけでも気が遠くなるような作業でしょう。紙媒体での保管は後の作業を考えると非常に効率が悪いといえます。

2. 伝票入力作業でこんなことができたら…

繁忙期の伝票入力は他の業務時間を圧迫します。伝票入力の時間をもっと効率化させるために次のような処理ができると良いと思いませんか。

2-1. 伝票の入力自動化

人間が手作業でおこなっていた伝票の入力の業務を、ボタン一つで、もしくはタイマーによって自動的に実行できると、繁忙期にも作業負荷を増やさず効率化が期待できるでしょう。

2-2. 伝票をデータとして保存

入力後の伝票のデータ保存が可能になれば紙媒体を直接参照する必要がなくなり、パソコンがあればいつでもどこでも伝票の内容を確認できるようになります。
またデータ保存することで共有や活用、検索が容易になり複数人で作業をする時など効率よく作業を進めることができます。

3. OCRで伝票の入力作業を効率化できる

OCRを利用することで今まで悩まされてきた入力作業を効率化させることができます。
OCRがどのようなものかご紹介していきます。

3-1. テキストデータ化

OCRは画像内にある文字をテキストデータとして抽出する技術です。
スキャナーに取り込まれた伝票は一度画像データとして保存されます。その後、ソフトウェアが画像や文字を分類し、文字のまとまりを1行ずつに分け、さらに1文字ずつ解析していきます。解析された文字には適切な修正が加わり、テキストデータ化されます。

3-2. 帳票の仕分け

帳票のレイアウトや文字を読み取り、指定したフォルダに仕分けることができます。見積書や納品書、取引先ごとに伝票を自動仕分けることで、伝票を見つけやすくなります。

4. OCRを導入するにあたっての注意点を確認する

上述したとおり、OCRを導入することで伝票の入力作業の効率化が期待できます。一方で、OCRを導入するにあたっては以下のデメリットについても留意する必要があります。

• 導入コストが掛かる
• 文字認識は100％ではない

導入コストは掛かりますが、長期的にみると人件費などの削減により導入コスト以上のメリットが得られます。また、文字認識が100％ではないという点については、完全な自動化にはならなくとも、入力負荷の軽減や作業スピード・効率の向上のメリットは十分に得られるはずです。

5. まとめ

OCRの導入は、伝票処理のスピードと正確性を確保しつつ、従来の方法では避けがたかったイージーミスを減らす手段として大きな費用対効果が期待できることでしょう。また、社員の単純作業を減らすことでモチベーション向上にも繋がります。

PFUが提供しているOCRは長年の経験から手書き文字、活字、バーコードなど豊富な種類のデータを認識することが可能です。また、細かなチューニングが可能なので、ご利用いただく現場に合わせて使いやすくなっています。

また、PFUはOCR技術の提供だけでなく、お客様業務全体の効率化のご提案をおこなっております。伝票業務の効率化をご検討されている企業様は、ぜひご相談ください。