Informativa sulla privacy ScanSnap Ultimo aggiornamento 28 marzo 2024 1. Ambito applicabile La presente Informativa sulla privacy si applica alle informazioni personali raccolte ed elaborate da PFU (EMEA) Limited（"PFU"）nei servizi e nell'account ScanSnap (collettivamente, i "Servizi ScanSnap") fornite in relazione ai prodotti scanner della serie ScanSnap. PFU fornisce all'utente (di seguito, "utente" o "cliente") ulteriori informazioni per alcuni Servizi ScanSnap in [Utilizzo delle informazioni personali nel Programma di miglioramento diScanSnap ]. 2. Informazioni personali da raccogliere e scopi del suddetto utilizzo (1) Informazioni personali da raccogliere Per l'utilizzo dei Servizi ScanSnap, l'utente deve installare il software dedicato. Con l'installazione del software dedicato, PFU raccoglie informazioni relative allo scanner e al dispositivo utilizzato per accedere ai Servizi ScanSnap. Queste informazioni includono, ad esempio, indirizzo IP, categoria del dispositivo e numero di versione dell'app. Inoltre, se selezionato dall'utente, è possibile registrare il proprio Account ScanSnap e utilizzare i Servizi cloud ScanSnap e i Servizi di posta ScanSnap. Quando si utilizzano i suddetti servizi, l'utente deve fornire le informazioni personali come specificato di seguito: *Le aree in cui è possibile utilizzare l'Account ScanSnap e i Servizi cloud ScanSnap sono indicate qui. • Quando si utilizza l'Account ScanSnap: Per la registrazione dell'account, è necessario scegliere il paese o l'area di residenza e registrare i propri indirizzo e-mail e password come ID account. PFU raccoglierà le informazioni sullo stato di utilizzo dell'Account ScanSnap. Tali informazioni includono informazioni relative al numero di dispositivi disponibili nell'account ScanSnap in uso e lo stato di utilizzo dei Servizi cloud ScanSnap, ecc. • Quando si utilizzano i Servizi cloud ScanSnap: Al termine della registrazione dell'Account ScanSnap, è possibile utilizzare i Servizi cloud ScanSnap. Quando si utilizzano i Servizi cloud ScanSnap, PFU può raccogliere informazioni sui dati di utilizzo dello scanner sulle impostazioni di scansione per le immagini scandite caricate su ScanSnap Cloud. Le informazioni raccolte includono i dati sull'utilizzo dello scanner, lo stato dei Servizi cloud ScanSnap le impostazioni di scansione sulle immagini scandite caricate su ScanSnap Cloud, ecc. Ad esempio, sono inclusi le impostazioni di scansione inclusi la qualità dell'immagine e la modalità di colore, i tipi di errori di lettura, le dimensioni e il numero di dati immagine scanditi; a condizione che la raccolta e l'utilizzo da parte di PFU di tali dati di utilizzo dello scanner e delle impostazioni di scansione per le immagini scandite e la trasmissione dei contenuti delle immagini scandite siano limitati a quanto specificato con i Servizi ScanSnap e ai casi per cui è stato ottenuto il consenso, come "3. Divulgazione delle informazioni personali (3) Qualora vi sia qualsiasi ragionevole esigenza di divulgazione, inclusi casi basati su motivazioni legali". • Quando si utilizzano i Servizi di posta ScanSnap inclusi nei Servizi cloud ScanSnap È possibile utilizzare i Servizi di posta ScanSnap inclusi nei Servizi cloud ScanSnap. Quando si utilizzano i Servizi di posta ScanSnap inclusi nei Servizi cloud ScanSnap, PFU raccoglie l'indirizzo di recapito e-mail indicato; a condizione che PFU non utilizzi tale indirizzo e-mail per qualsiasi scopo diverso dall'invio di e-mail specificato dall'utente. Tra le informazioni personali sopra descritte, è necessario inserire informazioni che includono ID account (indirizzo e-mail), password e paese o area di residenza, al momento della preparazione dell'Account ScanSnap. Non è necessario fornire informazioni personali diverse dalle suddette informazioni conformemente a leggi e contratti; tuttavia, tenere presente che se non si forniscono ulteriori informazioni personali, potrebbe non essere possibile utilizzare alcune delle funzionalità dei Servizi ScanSnap. (2) Scopi dell'utilizzo delle informazioni personali da raccogliere PFU utilizza le informazioni raccolte dai Servizi ScanSnap per gli scopi seguenti: (i) Erogazione di servizi PFU utilizza le informazioni dell'utente per erogare i Servizi ScanSnap. Ad esempio, PFU utilizza le informazioni per certificare che l'utente è la persona (principale) che può accedere ai prodotti scanner e all'Account ScanSnap, per correggere automaticamente la posizione dei dati immagine scanditi e per trasmettere i dati immagine ai servizi forniti da altre società scelte per essere collegati ai Servizi cloud ScanSnap. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo è necessaria affinché PFU possa stipulare contratti con l'utente relativamente ai Servizi ScanSnap o espletare formalità su richiesta dell'utente prima di concludere tali contratti. (ii) Mantenimento e miglioramento dei Servizi PFU utilizza le informazioni dell'utente per erogare i Servizi ScanSnap come previsto. Ad esempio, PFU utilizza le informazioni dell'utente per monitorare gli eventi di errore o risolvere i problemi segnalati. Inoltre, PFU utilizza le informazioni dell'utente per migliorare i servizi. Ad esempio, nella modalità di scansione per le foto, PFU rileva i volti contenuti nei dati immagine per contribuire a migliorare le funzioni di correzione della posizione automatica. Per gli utenti che acconsentono alla partecipazione al Programma di miglioramento di ScanSnap, PFU può raccogliere automaticamente alcuni dati diagnostici tramite l'utilizzo dei Servizi ScanSnap. Per ulteriori informazioni, vedere [Utilizzo delle informazioni personali nel Programma di miglioramento di ScanSnap] di seguito. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo è necessaria nell'interesse legittimo di PFU, ossia per lo svolgimento di normali operazioni commerciali. (iii) Sviluppo di nuovi servizi PFU utilizza le informazioni raccolte dai Servizi ScanSnap esistenti per sviluppare nuovi servizi. In tal caso, PFU richiede il consenso preliminare del cliente. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo viene eseguita conformemente al consenso dell'utente. (iv) Comunicazione con i clienti PFU utilizza l'indirizzo e-mail raccolto per inviare informazioni direttamente all'utente. Ad esempio, PFU comunica all'utente la manutenzione relativa al sistema in uso, informazioni sulla sicurezza e di natura legale. Inoltre, PFU può comunicare all'utente qualsiasi modifica pianificata o miglioramenti dei servizi di PFU. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo è necessaria affinché PFU possa stipulare contratti con l'utente relativamente ai Servizi ScanSnap o espletare formalità su richiesta dell'utente prima di concludere tali contratti o .nell'interesse legittimo perseguito, ossia lo svolgimento di normali operazioni commerciali. Inoltre, se riceve il consenso dell'utente, PFU e le sue affiliate possono utilizzare l'indirizzo e-mail per il recapito di e-mail a scopi di marketing. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo viene eseguita conformemente al consenso dell'utente. D'altro canto, se l'utente contatta PFU o le sue affiliate, PFU registra il contenuto delle richieste per agevolare la risoluzione dei problemi. In tal caso, eventuali informazioni personali fornite saranno elaborate da PFU conformemente all'Informativa sulla tutela delle informazioni personali di PFU. *L'elaborazione dei dati personali a tale scopo è necessaria nell'interesse legittimo di PFU, ossia per lo svolgimento di normali operazioni commerciali. Qualora PFU utilizzasse le informazioni dell'utente per scopi non indicati nella presente Informativa sulla privacy o all'Informativa sulla tutela delle informazioni personali di PFU, PFU richiederà preventivamente il consenso dell'utente. 3. Divulgazione delle informazioni personali Fatta eccezione per i casi seguenti, PFU non divulga le informazioni personali dell'utente con alcuna terza parte, quali società o organizzazioni diverse da PFU. (1) Nel caso in cui sia stato ottenuto il consenso dell'utente: Se PFU riceve in consenso dell'utente, PFU può divulgare le informazioni personali con eventuali terze parti diverse da PFU. (2) In caso di outsourcing: PFU fornisce alle proprie affiliate e altre società affidabili i dati personali dell'utente allo scopo di outsourcing totale o parziale dell'elaborazione delle informazioni personali. PFU effettua l'outsourcing totale o parziale del supporto per i Servizi ScanSnap o del supporto alla clientela, nonché della discussione/implementazione di migliorie alla funzionalità/precisione dei Servizi ScanSnap alle affiliate di PFU ed effettua l'outsourcing del recapito di e-mail e delle funzioni di invio a operatori di servizi di recapito e-mail esterni. Inoltre, PFU basa l'ambiente per i Servizi ScanSnap sui servizi cloud forniti dal fornitore cloud. (3) Qualora vi sia qualsiasi ragionevole esigenza di divulgazione, inclusi casi basati su motivazioni legali Se PFU determina in buona fede che la divulgazione delle informazioni personali è ragionevolmente necessaria per uno qualsiasi dei seguenti motivi, PFU può divulgare le informazioni a terze parti: - Per soddisfare richieste conformi a leggi, regolamenti, procedure legali applicabili o provenienti da enti governativi competenti; - Per evitare danni causati a diritti, proprietà o sicurezza di carattere pubblico; - Per implementare rilevamento, prevenzione o altre misure contro atti impropri o problemi tecnici o di sicurezza. 4. Periodo di conservazione delle informazioni personali PFU conserva le informazioni raccolte come segue: (1) Informazioni dell'account Se si registra l'account ScanSnap, PFU conserva i dati registrati come informazioni dell'account fino all'eliminazione dell'account ScanSnap. È possibile modificare o eliminare autonomamente i dati registrati con l'account ScanSnap in qualsiasi momento, tenendo presente, tuttavia, che può trascorrere un periodo di tempo tra il momento in cui l'utente elimina l'account ScanSnap e il momento in cui esso viene effettivamente eliminato dal sistema di PFU. (2) Dati da eliminare dopo che è trascorso un determinato periodo Per alcuni dati, PFU ne conserva una parte solo per un periodo indicato anticipatamente. Ad esempio, se si utilizzano i Servizi cloud ScanSnap, i dati immagine trasmessi saranno conservati su un server PFU per due (2) settimane, quindi saranno eliminati automaticamente. Vedere i Termini di servizio di ScanSnap Cloud qui. Per i dati diversi da quelli sopra specificati (inclusi registri, ecc. per migliorare la funzionalità), PFU conserva tali dati per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo di elaborazione dei dati o per un periodo specificato da leggi o regolamenti. La determinazione del periodo di conservazione dei dati personali si baserà su quanto segue: (i) Persistenza del rapporto con l'utente, in qualità di persona interessata; (ii) La presenza di obblighi legali che PFU deve rispettare; (iii) La necessità da parte di PFU di stipulare un contratto di cui l'utente, una persona interessata, fa parte. 5. Tutela della sicurezza delle informazioni personali PFU adotta le misure necessarie e appropriate contro i rischi, inclusi, fuga, perdita e danni delle informazioni personali, per garantire la gestione in sicurezza delle informazioni personali, nonché conduce una supervisione necessaria e appropriata dei dipendenti di PFU. Se PFU effettua l'outsourcing totale o parziale dell'elaborazione delle informazioni personali, PFU conduce la supervisione necessaria e appropriata affinché la gestione in sicurezza delle informazioni personali sia garantita. Per i dettagli sul sistema di ricezione delle informazioni personali presso PFU e sul contenuto delle misure adottate da PFU, contattarci al punto di contatto indicato alla sezione "8. Informazioni di contatto". 6. Trasferimento extraterritoriale delle informazioni personali Per raggiungere gli scopi sopraindicati nella sezione "2. Informazioni personali da raccogliere e scopo dell'utilizzo, (2) Scopi dell'utilizzo delle informazioni personali da raccogliere", PFU può elaborare le informazioni dell'utente trasferendole a qualsiasi paese diverso da quello di residenza dell'utente. Nel trasferimento delle informazioni personali di clienti che vivono in paesi UE o nel Regno Unito a un paese diverso dai paesi UE o dal Regno Unito, PFU rispetta i quadri giuridici specificati relativi al trasferimento dei dati, incluse le clausole contrattuali standard conformemente al GDPR con la società o l'organizzazione a cui saranno trasferiti i dati. Per ottenere informazioni più dettagliate, inclusa una copia dei documenti da utilizzare per la tutela delle informazioni delle persone interessate, contattarci al punto di contatto indicato alla sezione "8. Informazioni di contatto". 7. Modifiche alla presente informativa La presente Informativa sulla privacy sarà modificata periodicamente. In caso di modifiche significative, PFU le comunicherà all'utente tramite pubblicazione sul sito Web dei Servizi ScanSnap in una modalità di facile comprensione oppure tramite e-mail. 8. Informazioni di contatto In caso di domande sui servizi di PFU o sulla presente Informativa sulla privacy oppure per ricevere notifiche sugli scopi dell'utilizzo delle informazioni personali o per ricevere la divulgazione, la correzione o l'eliminazione, ecc. delle informazioni personali, contattarci come segue: [Punto di contatto] PFU (EMEA) Limited Belmont Belmont Road Uxbridge UB8 1HE United Kingdom E-mail: dataprivacy@pfu-emea.ricoh.com 9． Diritti del cliente Per ricevere la divulgazione, ecc. delle informazioni personali (ossia una richiesta di notifica degli scopi di utilizzo delle informazioni personali o una richiesta di divulgazione, correzione, aggiunta o eliminazione delle informazioni personali o una richiesta di interruzione dell'utilizzo o della fornitura a eventuali terze parti) o la divulgazione di record di fornitura delle informazioni personali PFU conferma che la persona richiedente è il cliente stesso e adotta le misure appropriate entro un ragionevole periodo conformemente a leggi e regolamenti. Per esercitare tali diritti, contattarci al punti di contatto indicato nella sezione "8. Informazioni di contatto". PFU conferma che la persona richiedente è il cliente stesso e adotta misure tempestive. *Per i diritti dei clienti che vivono in California, Stati Uniti, fare riferimento a "10. Diritti dei residenti in California, Stati Uniti" *Per i diritti dei clienti che vivono nello SEE o nel Regno Unito, fare riferimento a "11. Diritti dei residenti nello SEE o nel Regno Unito" 10. Diritti dei residenti in California, Stati Uniti Questa sezione si applica solo ai clienti che vivono in California, Stati Uniti. Tali clienti sono autorizzati a richiedere a PFU, fino a un massimo di due volte in un periodo di dodici (12) mesi, di divulgare le informazioni seguenti relative alla raccolta e all'utilizzo dei dati personali da parte di PFU durante l'ultimo periodo di dodici (12) mesi: • Categorie di dati personali raccolti da PFU; • Categorie di origini da cui si ottengono i dati personali rilevanti; • Scopi aziendali o commerciali in base a cui vengono raccolti i dati personali rilevanti; • Periodo di conservazione dei dati personali rilevanti da parte di PFU; • Categorie di terze parti con cui vengono condivisi i dati personali rilevanti (come definito nel California Consumer Privacy Act, come modificato); • Dati personali specifici dell'utente raccolti da PFU; • Categorie di dati personali divulgati da PFU a scopi aziendali; • Categorie di terze parti a cui vengono divulgati i dati personali rilevanti. Inoltre, i clienti sono autorizzati a richiedere a PFU di modificare o eliminare determinati dati personali raccolti da PFU dal cliente. I clienti sono autorizzati a non essere trattati in modo discriminatorio per aver esercitato i diritti conformemente al California Consumer Privacy Act. I clienti sono autorizzati a negare a PFU la vendita dei propri dati personali; PFU non ha mai venduto dati personali dei clienti in passato e non intende venderli in futuro senza preavviso. Inoltre, se PFU riceve il consenso del cliente, PFU e le sue affiliate possono utilizzare le informazioni di indirizzo e-mail e recapito e-mail del cliente per scopi di marketing; i clienti possono ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento e negare a PFU l'utilizzo del proprio recapito e-mail a scopi di marketing. Se il cliente vive in California, Stati Uniti, e desidera esercitare i suddetti diritti, può contattarci al punto di contatto indicato nella sezione "8. Informazioni di contatto". Se l'utente esercita i propri diritti tramite il suo agente, deve inviare la procura direttamente a PFU o tramite l'agente. 11. Diritti dei residenti nello SEE o nel Regno Unito I clienti che vivono nello SEE o nel Regno Unito sono autorizzati a richiedere a PFU di consentire l'accesso ai propri dati personali detenuti da PFU per copiare, rettificare o cancellare tali dati personali e di limitare l'elaborazione di determinati tipi di dati personali. Inoltre, i clienti possono essere autorizzati a ricevere i propri dati personali da PFU in formato strutturato e atto alla lettura automatica (diritto di portabilità dei dati). Se l'elaborazione dei dati viene eseguita conformemente al consenso del cliente, il cliente è autorizzato a ritirare il proprio consenso in qualsiasi m omento. Il ritiro non influirà sull'elaborazione dei dati personali eseguita in passato a cui il cliente ha già acconsentito. Inoltre, qualora l'elaborazione dei dati avvenga nell'interesse legittimo di PFU o a scopi di marketing diretto, l'utente è autorizzato a sollevare obiezioni contro l'elaborazione dei dati personali. Oltre a quanto sopra, se di considera che PFU abbia elaborato i dati personali violando la legge sulla tutela dei dati applicabile, l'utente è autorizzato a presentare un reclamo presso l'autorità di tutela dei dati pertinente. Se il cliente è residente nello SEE o nel Regno Unito e desidera esercitare i suddetti diritti, può contattarci al punto di contatto indicato nella sezione "8. Informazioni di contatto". [Utilizzo delle informazioni personali nel Programma di miglioramento di ScanSnap]. L'utente può partecipare al seguente Programma di miglioramento di ScanSnap: • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Home per Windows / Mac • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Home per iOS / Android • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Manager (V6) Partecipando al Programma di miglioramento di ScanSnap, l'utente può contribuire a migliorare la funzionalità, l'affidabilità e le prestazioni dei Servizi ScanSnap per incrementare praticità e fruibilità. La partecipazione al programma è opzionale. Le informazioni sull'utilizzo dei Servizi ScanSnap vengono raccolte automaticamente solo dai partecipanti che acconsentono alla partecipazione a questo Programma di miglioramento di ScanSnap. Le informazioni raccolte sono crittografate e inviate periodicamente a PFU tramite Internet. Le informazioni sono raccolte in modo anonimo e utilizzate da PFU e dal gruppo PFU per migliorare i propri prodotti e i servizi correlati. Per gli utenti che partecipano al Programma di miglioramento di ScanSnap, le seguenti informazioni vengono raccolte automaticamente da un dispositivo su cui vengono utilizzati i Servizi ScanSnap: • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Home per Windows / Mac • Nome del modello ScanSnap • ID per l'identificazione univoca di ScanSnap (creato tramite crittografia irreversibile del numero di serie di ScanSnap) • Il numero di dispositivi su cui viene utilizzato ScanSnap, la versione del sistema operativo e la lingua • ID per l'identificazione univoca dell'account utente utilizzato sul dispositivo su cui viene utilizzato ScanSnap (crittografato irreversibilmente e raccolto) • Giorno e ora di utilizzo di ScanSnap • Impostazioni di scansione, come qualità dell'immagine e modalità di colore (non sono inclusi la posizione di salvataggio di un'immagine o il nome di un file) • La dimensione del documento scandito, il numero di pagine e l'applicazione utilizzata con ScanSnap (il contenuto del documento scandito non è incluso) • Il tipo di errori di scansione come inceppamento della carta o alimentazione multipla • Valori di impostazione di un profilo, come rotazione dell'immagine, lato di scansione e opzioni per il titolo • Informazioni sull'account, come account ScanSnap (indirizzo e-mail) e ID per l'identificazione univoca del dispositivo su cui viene utilizzato ScanSnap (crittografato irreversibilmente e raccolto) • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Home per iOS / Android • Nome del modello ScanSnap • ID per l'identificazione univoca di ScanSnap (creato tramite crittografia irreversibile del numero di serie di ScanSnap) • Il nome dei dispositivi su cui viene utilizzato ScanSnap, il numero di dispositivi, la versione del sistema operativo e la lingua • ID per l'identificazione univoca dell'account utente utilizzato sul dispositivo su cui viene utilizzato ScanSnap (crittografato irreversibilmente e raccolto) • Giorno e ora di utilizzo di ScanSnap • Impostazioni di scansione, come qualità dell'immagine e modalità di colore (non sono inclusi la posizione di salvataggio di un'immagine o il nome di un file) • La dimensione del documento scandito, il numero di pagine e l'applicazione utilizzata con ScanSnap (il contenuto del documento scandito non è incluso) • Il tipo di errori di scansione come inceppamento della carta o alimentazione multipla • Valori di impostazione di un profilo, come rotazione dell'immagine, lato di scansione e opzioni per il titolo • Informazioni sull'account, come account ScanSnap (indirizzo e-mail) e ID per l'identificazione univoca del dispositivo su cui viene utilizzato ScanSnap (crittografato irreversibilmente e raccolto) • Operazioni cronologiche in ScanSnap Home. • "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Manager (V6) •Controllare "Programma di miglioramento di ScanSnap" : ScanSnap Manager (V6) Fine