仕事 ScanSnap

確定申告作業に効く!「まる1日の作業が1時間に短縮可能。レシートCSV書き出し機能はもっと知られるべき」~タックプロジェクト 大塚貴司さんのScanSnap活用術~

確定申告作業に効く!「まる1日の作業が1時間に短縮可能。レシートCSV書き出し機能はもっと知られるべき」~タックプロジェクト 大塚貴司さんのScanSnap活用術~

Webシステム開発・デザイン・写真撮影を主要業務としつつ、自身の知見を大学や専門学校などで非常勤講師として学生たちに伝えているタックプロジェクト代表の大塚貴司さん。クライアントとの打ち合わせで生じる紙の書類、学生から提出される紙のレポート、個人事業主として日々受け取るレシートや領収書の電子化に頭を悩ませていました。

そんなときに出会ったのがScanSnap iX1600。仕事にプライベートに、日々利用しています。しかし、その便利さを特に実感したのが「確定申告時の作業での利用だった」とのこと。なんと1日がかりの作業が1時間に短縮できたというのです。ScanSnap iX 1600でそれが可能になったのはなぜでしょうか。

ScanSnap 確定申告モニターキャンペーン」に参加した大塚さんに伺います。

目次

    紙の情報を、もっと自由に 情報整理に長けたスキャナーScanSnap

    1. 確定申告に関係した作業の手間を減らしたい──そしてScanSnapに出会った

    ──大塚さんは個人事業主としてWeb制作事務所を立ち上げているだけではなく、大学や専門学校での非常勤講師としても活躍されています。どのような場面でスキャナーが必要になるのでしょうか。

    個人事業主ですから、経費を記帳しておきたい。普段はもらってきたレシートや領収書の現物を見ながら、帳簿として使っているExcel1つずつ手入力していますが、後々必要になることも考え、念のためにデータ化するという場面でスキャナーを使いたいと感じていました。

    また、Webサイト制作時に、クライアントと打ち合わせをするのですが、代理店を介さない場合では、まだまだ手書きのラフや紙のカタログを資料としてもらうことがあります。Webサイト完成時には返却する資料もあるため、データ化するのにスキャナーが必要でした。

    ──ScanSnapはどのようにお知りになりましたか。

    仕事柄、ネットでの情報収集を行なうことが多く、その中でPFUScanSnapというドキュメントスキャナーがあるということを知りました。

    友人や仕事仲間の事務所に置いてあるのを見つけ、「ちょっと使わせて」と、スキャン動作を確認させてもらうこともありました。

    ただ、業務用の大型複合機でもスキャン機能はありますよね。それを考えると、ScanSnapを購入する必要があるだろうか、と考えてこれまで購入に至っていませんでした。

    ──今回、確定申告に向けてScanSnap iX1600を使ってみようと考えられたのはなぜでしょう?

    202310月にインボイス制度が始まりました。個人事業主として青色申告を毎年行なっているのですが、それがさらに大変になるのではないかという危惧がありました。

    「確定申告を楽にするツールはないだろうか」とネットサーフィンしながら探していたところ、あらためてScanSnapが目に留まったというところです。

    ScanSnap iX1600

    ScanSnap iX1600
    56,100円(税込)

    2. ScanSnapで作業時間が7分の1に!レシートデータCSV出力が便利

    ──確かに、確定申告の作業は面倒だと個人事業主の皆さんがおっしゃいます。中でも、経費算出のためレシートや領収書のとりまとめで困っている人も多いようですが、大塚さんはいかがでしょうか。

    わたしの場合、個人でできる範囲での業務なので、クラウドも含め会計ソフトを使っておらず、Excelシートベースのフリーソフトを使っています。請求書支払いも経費もExcel"手入力"していくのです。

    レシートや領収書は、多いときで月に50枚、通常でも30枚くらいでしょうか。撮影小物や、打ち合わせ時の交通費......交通費には高速料金やガソリン代などを含みます。個人事業主なので、それほど多くはないかもしれませんが、小さな金額を、ちまちまと入力するのが面倒だと感じていました。

    また、一応スキャンもしていましたが、百均で購入した撮影小物など、本当に小さいレシートをフラットベッドスキャナーのフタを開けて並べ、またフタを閉じてスキャンボタンを押し、それらをどかしてまた並べてスキャンするという作業はとても手間でした。時には、小さなレシートなのにスキャンしたらA4サイズになるということもありました。

    あまり溜めると後が大変なので、月に1度は経理の日と定めて、日付や摘要、勘定科目の入力やスキャンの作業をしていました。

    ──ScanSnapを取り入れてから、何か変化はありましたか。

    ScanSnapであれば、レシートや領収書をまとめてセットしスキャンボタンを押すだけで自動的にどんどんスキャンしてくれます。サイズがバラバラでも自動的に原稿のサイズになるので、スキャンが本当に楽になりました。

    さらに、取り込む際に、専用ソフト「ScanSnap Home」から「レシート」を選んでおけば、スキャン画像をPDFにして、日付や金額を自動認識してくれますし、それをCSVで書き出せる。これをExcelに読み込めば、ほぼそれだけで現金出納帳ができあがる。もちろん、読み込みミスがあったり、列を整えたりする作業が多少発生しますが、それでも手入力と異なり、一気に貼り付けできるのは大幅な作業効率化につながっています。

    この機能だけでも大満足ですし、これがあると知っていればもっと早く買っていたと思います。

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    ScanSnap Home画面。スキャン時に「レシートを管理」を選んでおけば原稿の原稿種別をすべてレシートとして取り込みます。

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    スキャンしたレシートを右クリックして「ファイルの出力」「レシート情報の出力」と進めば、「CSV(カンマ区切り)」ファイルを保存できます。

    読み取り性能も高いと感じました。連続スキャンはとても高速で、しかも今のところ紙詰まりも起きたことがありません。スキャンからデータ出力までを素早く行えるので、これまで月末に78時間......つまり丸一日かかっていた作業が、1時間ほどでできるようになりました。

    今では、「ひとまず全部スキャンしておこう」と、スキャンまでのハードルが低くなったと感じています。

    3. 「提出した授業メモが手元に残る!」──ScanSnapがあれば学生も先生もHappyになれる

    ──確定申告以外でもお使いになっているとのことですが、具体的にどのような場面でしょうか。

    クライアントからいただいた紙の資料や、オフラインの打ち合わせで書いた要望やラフデザイン、ワイヤーフレームなどのメモ、写真原稿などをスキャンします。

    これまでだと、持ち帰ってフラットベッドスキャナーでスキャンするとか、その場で写真を撮るなどしてデータ化していましたが、何枚もある場合は手間だと感じていました。また、不定形のものや厚みのある紙などは、複合機のオートシートフィーダーに入れられず、都度対応しなければならないので気が重かったですね。

    でも、今ではScanSnapがあるので、Webサイトが完成して資料をクライアントへ返却する前に「念のため全部スキャンする」という行為への心理的ハードルがぐっと下がりました。とりあえずデジタル化しておくことが手間なくできるのです。

    名刺のスキャンも便利ですよね。取扱説明書に「名刺スキャンに特化した機能がある」というようなことが書いてあったので、手元にあった名刺をまとめてセットしてスキャンしてみたのです。すると、名刺を画像としてしっかり残したままどんどん(OCR)認識していってくれるので、これはおもしろいと思いました。テキストになるので、検索も楽ですしね。今では、出先で交換した名刺を帰宅後すぐにScanSnapにかける、という使い方をしています。

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    名刺も連続スキャンしてデータ化。今ではその日に交換した名刺数枚をScanSnapでスキャンしています。

    そのほか、大学でも便利に活用しています。

    ──大学でですか? 興味深いですね。どのように使われているのでしょうか。

    教室にノートパソコンとScanSnapを持ち込んで、学生の書いたちょっとしたレポートなどを提出と同時にスキャンしてその場で返却するといった使い方をしています。

    もちろん、初めからデジタルで作成・提出する仕組みもあるのですが、大学数学などでは数式を入力するより手書きのほうが速いですし、グラフの描画なども手書きのほうが楽ですよね。なので、学生たちはそのようなものを大学ノートやプリントに記述します。

    従来であれば、これら書いてもらったプリントを授業終了後に集め、必要であれば添削して次の授業で返却していました。今では授業が終わりに近づいた段階で「教室を出る前にこの機械(ScanSnap)に通してボタンを押してね」と伝えるだけで、学生たちが自分のプリントをスキャンしてくれる。わたしはその場でスキャンデータが手に入るし、学生たちは授業内容のノートが手元に残る。ScanSnap1台あるだけで、お互いうれしい結果を得られているというわけです。

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    非常勤講師として働いている大学の教室には、1台ずつノートパソコンが置いてあるのですが、見ているとほとんどの先生方は自分のパソコンを持ち込んでいるので、あまり意味がないような気がしています。それよりはScanSnapを全教室に置いてもらいたいと大学側に掛け合うほどには、ScanSnapのある教室というものは良いものだと思っています。

    ──そういう使い方もあるのですね。プライベートではいかがでしょうか。

    書籍の自炊をするのにも便利ですよね。授業で指導することもあり、情報セキュリティや知的財産権に関する法律関係の書籍などを購入して知識を取り入れているのですが、これらの情報はどんどん新しいものを取り入れなければなりません。そうすると、買い足していく必要が生じます。

    「昔はこうだった」ということを示したいので、できれば古い本も残しておきたいのですが、スペースが限られているので全部残すのはしんどい。情報は残しておきたいけど物理的には廃棄したいという書籍を裁断してScanSnapに通し、自炊しているというわけです。

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    同じような名前の資料が、年を追うごとに増えていき書棚を圧迫してしまいます。

    こうしておけば、過去の紙書籍や紙雑誌をいつでもiPadで見ることができます。授業用の資料だけでなく、個人的な趣味の雑誌もデジタル化してiPadで見られる。ScanSnapはスキャンしたものをPDF化してくれるので、どの媒体でも開ける。取り回しが良いなぁと感じています。

    あとは子どもたちの作品や学校からもらってきたプリントや、自分の趣味の登山でも活用しています。

    2人の子どもはどちらも中学生なのですが、カバンに入れて持ち帰るプリントは、あまり紙の状態が良くありません。薄い紙などもあります。こういう場合、フラットベッドスキャナーのほうが便利かと思いきや、ScanSnapでも紙詰まりを起こすことなくスキャンしてくれる。レシートだけでなく、プリント類でも紙詰まりを起こしたことがありません。

    また、体育大会などで学校側に撮ってもらって購入した写真もどんどん取り込んでいます。20枚あれば20枚連続でスキャンできる。これは便利ですよね。

    ──登山で使われる、というのはどういうことなのか具体的に教えていただけますか。

    登山する際はルートの下調べなどのためデータで公開されている地図を活用するのですが、登るときにはデータではなく印刷したものを持って行くのです。そしてそれに書き込みをします。

    下山後にはそのルートや書き込んだ内容の検証を行なったり、ポイント通過時の天気、水場の有無、テントの設営場所などを印刷した地図に書き込んだりする。A4用紙に印刷しておけば、これらの作業が終わってからScanSnapで取り込めるので、データとして保管しておけるのです。

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    アウトドアに持ち出した紙の地図は、そのままでは保存が難しいものですが、スキャンすればいつまでも見返せます。

    ──ScanSnapがご自宅に届いてからセットアップは問題なくできましたでしょうか?

    電源に接続して、パソコンとUSBケーブルでつなぎ、ドライバーインストールしたら、ほぼセッティング終了という状態で、後はフタを開ければすぐに使えるというのが非常に楽だと思いました。Wi-Fiのセッティングを含め、これ以上カンタンにはならないくらい、カンタンなセッティングなのではないでしょうか。

    その後の運用でも、フタを開ければすぐに使い始められるので、紙の書類が出たら「とりあえずスキャンしておこう」ということが気軽にできるのが良いですね。

    ──最後に、他の個人事業主の方に、特におすすめのことがあれば教えてください。

    個人的には、ScanSnap Homeが予想以上に使えるアプリだというのが、感動するほどうれしい驚きでした。

    ScanSnap HomeでレシートをスキャンすればデータをCSVで書き出せて便利だ」というのが1番感動したので、この情報だけでももっと広まるといいですね。


    レシートをスキャンしてCSVに書き出し、Excelなどで処理できるのは予想以上に便利だと知ってほしい、というお話は、会計ソフトを入れるほどではないけれど...という個人事業主にとって非常に参考になりますね。

    大塚さん、インタビューに応じてくださりありがとうございました!

    ※ 著作権の対象となっている新聞、雑誌、書籍等の著作物は、個人的または家庭内、その他これらに準ずる限られた範囲内で使用することを目的とする場合を除き、権利者に無断でスキャンすることは法律で禁じられています。
    スキャンして取り込んだデータはユーザーの責任において、著作権法上認められる範囲内でご使用ください。

    ScanSnap_iX1600

    ScanSnap iX1600

    毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

    この記事を書いた人

    デザイン制作会社代表 大塚貴司

    個人サイト

    デザイン会社勤務から、システム開発会社、Web制作会社を経て、2000年6月に独立。グラフィックデザイン、Webデザイン、アプリケーション開発、撮影や映像編集を行なうデザイン制作会社「タックプロジェクト」を立ち上げる。 そのかたわら、業務で得た知見を大学や専門学校などで学生、生徒たちに非常勤講師として伝授。「現場重視」の講義を心がけている。 プライベートでは中学に通う2人の男子の父親でもある。

    ootsukatakashi
    取材協力

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