こんにちは、文具王です。

文具王のScanSnapスーパー活用術。
今回のテーマは、前回に引き続き、ScanSnapシリーズに標準で用意されているソフトウェアやクラウドサービスの中で、スキャンしたデータを様々なクラウドサービスに連携するサービス「ScanSnap Cloud」についてお話します。

ScanSnap Cloudとは

ScanSnap Cloudは、PFUのScanSnap専用のサービスです。
Wi-Fiネットワークに接続したScanSnapシリーズから、PCやスマートデバイスを使わずに、スキャンした画像データをクラウドへ直接連携。(※1)

ScanSnap Cloudはこのスキャンデータを一旦受け取り、クラウドサービスへ保存します。
そして受け取ったデータの画像から、ファイル名を自動生成し、原稿種別を自動判別。文書・名刺・レシート・写真　の４種類に分類します。

分類された画像データはそれぞれの原稿種別に対してあらかじめ設定しておいたクラウドサービスに、データを自動的に転送します。

※1 クラウドへの直接連携はScanSnap Cloudの機能の1つです。詳細はScanSnap Cloudをご覧ください。

スキャンすると、ScanSnap Cloudを経由し、指定したクラウドサービスへ保存する

たとえば私の場合、文書ならEvernoteへ、名刺ならEightへ、というふうに設定していますので、Evernoteを開くと、スキャンした文書を閲覧することができますし、Eightを開けば、名刺情報が更新されています。

文書ならEvernoteへ、名刺ならEightへと、原稿種別毎に保存先のクラウドを選べる

検索可能なPDFのページ数制限撤廃で、もっと便利に

スキャン設定は、原稿種別ごとに細かく設定できますが、ここで注目のポイントは、「文書」のファイル形式でPDFを選択した場合、「オプション」の設定にある「検索可能なPDFにする」にチェックを入れておけば、ScanSnap Cloudがスキャンした画像データから文字を解析し、文字情報が埋め込まれたPDFとして保存するので、各種のサービスやファイルブラウザ、PDFリーダーなどで、文書に含まれる文字による検索が可能になります。

検索可能なPDFにしておくと、後から書類を探すときにとても便利

スキャンするたびにタグ付けをしなくても、キーワードで書類が探せるようになるのはとても便利です。

この検索可能なPDFの生成数は、月に500枚までの制限がありましたが、2022年8月のアップデートにより上限が撤廃されました。

ですので、PCへ保存する場合と同様に、ScanSnap Cloudでも、何枚でも検索可能なPDFを生成できます。(※2)

※2 AIを利用したPDF生成機能をご利用の場合は、加入しているプランごとに月間処理ページ枚数の上限があります。詳細はScanSnap Cloudをご覧ください。

キーワードから書類を探せるようになる「検索可能なPDF」への変換。
ScanSnap Cloudでは月間500枚の上限があったが、今では何枚でも変換可能に！

自動判別なので怪しいものは確認を

スキャンできたかどうかは、ScanSnap Homeや、スマートフォンのScanSnap Cloudアプリ(※3)で確認できます。

全部お任せで大変便利なScanSnap Cloudですが、スキャンする紙の大きさなどの条件によっては、原稿種別の判別が間違って転送される場合があります。

転送し終わったデータは2週間後に削除されますので、時々ScanSnap HomeやScanSnap Cloudアプリ(※3)を開いて、原稿種別の判断が間違っていないかだけサッとチェックしてください。

もし間違っている場合は個別に訂正すれば転送し直すことができます。

※3 現在はScanSnap Homeアプリに統合されているため、スキャンデータの確認はScanSnap Homeアプリにてご確認ください。

ScanSnap Cloudは、あくまでクラウドへのハブ。(※4)
エラーが起きていないか？意図しないクラウドに保存されていないか？
さっとチェックしておこう。

※4 クラウドへの直接連携機能をご利用の場合に、ScanSnap Cloudがハブとしての役割を担います。

ScanSnap Cloudで書類整理がグッと楽に

ということで、ScanSnap Cloudを使えば、PCを起動することもなく、ScanSnapに書類をさして、何も考えずにワンプッシュするだけで、あとは勝手に分類して勝手に保存してくれるのです。

これは本当に楽ちんです。

書類整理のコツは、ため込まず、こまめにスキャンすることです。
ScanSnap Cloudを設定しておけば、毎日の面倒だなと思うハードルがグッと下がります。

スキャンがもっと気楽になるScanSnap Cloud。是非皆さんも活用してみてください。

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