暮らし ScanSnap 2026.08.27

沖縄の就労支援B型事業所でScanSnapが大活躍！膨大な公的書類のデータ化で監査への対応が楽になったほか、利用者の就労訓練にもScanSnapを活用｜光と風の和はんぱたやー（合同会社源氣）

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沖縄県国頭郡本部町の「光と風の和はんぱたやー」は、本部町と周辺地域から障害や難病を持つ人々を受け入れ、障害福祉サービスとしての就労訓練を提供する就労支援B型事業所です。

この事業では行政との間で発生する公的書類をはじめ、膨大な量の紙帳票が発生するため、同事業所ではScanSnapを3台導入してバックオフィス業務の効率化に役立てています。
またScanSnapは利用者の就労訓練用ツールとしても活躍しているとのこと。

はんぱたやーを訪ね、同事業所の所長であり、運営法人「合同会社源氣」の代表でもある羽立芙美子さんに、詳しいお話をうかがいました。

古民家などアットホームな拠点に利用者を受け入れ、就労訓練などのサービスを提供

――はじめに就労支援B型事業所がどういうものかを教えてください。

就労支援B型事業所は、障害などにより一般就労が難しい方々を対象に支援を行う事業所です。
身体障害や知的障害をお持ちの方、精神疾患をお持ちの方、難病の方を対象に、いくつかの軽作業をして報酬を得ていただきます。
現在はんぱたやーでは20代から90代まで40人弱のご登録があり、それぞれに合わせた簡単な作業をお願いしています。

――利用者の方々はどのような作業をするのでしょう。

多いのは農作業と農産物の処理作業で、採れた農産物は定期的に開催しているマルシェで販売しています。
はんぱたやーのカフェ「元氣コーヒー」（名護市）で出すお茶も作っていますね。
あとは近隣の企業からお仕事をいただき、作業をして納品するといったこともあります。

利用者による軽作業の一例

――作業場など、いくつかの拠点をお持ちとうかがいました。

本部町と名護市に4か所の拠点があります。本部町にあるのは源氣／はんぱたやーの本店と作業場です。
2軒とも古い民家で、本店は何十年も空き家になっていた家を手直しした家、作業場は100年以上前の木を移築して梁や柱にした古民家です。
ともに施設という感じはなく、利用者さんにとっては自宅に帰ってきたような、アットホームな雰囲気です。

なお「はんぱたやー」は本店にしている家の古くからの屋号を取ったもので、「川の端」という意味があります。

本部町にある本店。アットホームな雰囲気の民家です

本部町の作業場。古い建材を移築しています

一方、名護市にあるのはカフェと、それに隣接する作業場です。
利用者の皆さんには、カフェで出すコーヒーを選別して焙煎する、デザートやスープなどを作る、接客するといったお仕事に携わっていただきます。
カフェで使う紙袋などもすべて利用者の方々の手作りです。

名護市のカフェ。隣に作業場があります

コーヒー豆の選別や焙煎も利用者が就労訓練として行います

――利用者は通いやすい拠点に毎日出勤するのでしょうか。

そうですね。本部町、隣接する名護市と今帰仁村、少し離れた大宜味村から来られる方もいます。
ほとんどの方は在宅で暮らしておられるので、はんぱたやーで車を出して送迎をします。
毎朝、皆さんがそろう10時頃から作業が始まります。

――合同会社源氣ははんぱたやーの運営を目的に設立されたのでしょうか。

就労支援B型事業所の認定には法人格が必要なので、3年前に合同会社源氣を立ち上げ、その半年後にはんぱたやーの事業を開始しました。

――はんぱたやーではScanSnap iX2500、ScanSnap iX1600、ScanSnap iX100を業務に活用しておられるとか。どういうきっかけでScanSnapを導入されたのでしょうか。

私はこの業界に30年近くおり、身をもって公的な書類が非常に多いことを知っていたので、事業を立ち上げるにあたり、紙ベースから脱却してデータで管理する体制を作りたいと考えました。
そこで紙の書類をスキャンするためにScanSnap iX100を購入し、手さぐりで使い始めたのがきっかけです。

ScanSnap iX2500に手をやる羽立さん。名護市のカフェにて

――やはり福祉関係のお仕事だと行政との間に多くの書類が発生するのですね。

それはもう膨大な量になります。書類の種類だけでも優に300を超えるのではないでしょうか。
その処理も大仕事ですが、書類の5年間保存といったルールがあるため保管スペースを確保するのも大変です。
でも書類をScanSnapでデータ化しておけば、書類を倉庫から引っ張り出す必要もなく、いつでもPCで確認できます。

また、公的な書類に加えて経費関係の領収書もたくさん発生します。
それらをScanSnapで都度スキャンしてデータ化し、税理士事務所と共有しておけば決算のときに慌ただしい思いをしなくても済みます。

どうしても本来の事業で手一杯になるので、書類の管理は少しでも楽にしたいと思いました。

――事業の忙しさをよくご存じだったからこそ、バックオフィス業務の効率化に目を向けられたのですね。

まだまだScanSnapを使いこなしているとまではいえませんが、だいぶ助けられています。
それに、就労訓練の一環として自社の書類を利用者の方々にScanSnapでスキャンしてもらうなど、現在は本来の事業にも役立てています。

スマホへの通知機能を活用、利用者によるスキャン作業の進捗をリアルタイムで把握

――ScanSnapの活用について具体的にうかがいます。まず公的な書類のデータ化では、どのような書類がスキャン対象になるのでしょうか。

利用者ごとに発生するものとしては、まず個別の書類ファイルです。
そこには基本的な情報、計画書、モニタリングの記録など、いろいろな書類が含まれます。

次に当事業所を利用していただくにあたっての契約書、重要事項説明書、個人情報に関する同意書など、契約関連の書類があります。
それから利用者の方々がお持ちの、障害福祉サービス受給者証という手帳もスキャン対象になります。

あとは事務所で保管しなければならない書類が、すぐに例を挙げられないくらいたくさんあるんですよ。

――それらをすべて合わせると300種類を超えるのですね。障害や難病をお持ちの方を一定の時間、施設として預かる責任の重さを感じます。

そうですね。責任という点では避難訓練の定期的な実施、虐待に関する研修、災害や感染症などへの対応策を事前に計画するBCP（事業継続計画）なども義務づけられており、関連する書類がたくさんあります。
それらに加えて毎月の請求に関わる書類が、利用者お一人につき何種類も発生します。

スキャン対象となる書類の一例

――自治体とのやり取りも煩雑なのでしょうか。

2～3年に一度、監査が入って書類を全部見られます。それがいちばん大変ですね。
2025年12月にも監査が入りましたが、書類をスキャンしてデータで残している旨を伝えたところ、それを見せてくださいということで、その場でパソコンを開いてお見せするだけで済みました。データ化しておいてよかったなと思いました。

――データも膨大な量でしょうから、すぐに見せられたということは整理の仕方も工夫されているということですね。

基本的にはすべてGoogle ドライブで管理しています。
ScanSnapでスキャンした公的書類のデータは、ScanSnap Cloud経由でGoogle ドライブの「合同会社源氣」フォルダーに直送されるので、私自身が確認しながらフォルダー分けを行います。

また公的書類とは別に、領収書はScanSnap Cloud経由でGoogle ドライブの領収書フォルダーに、同じく申請関係の書類は申請関係フォルダーに、それぞれ自動で直送されるよう設定しています。

――ScanSnap iX2500とiX1600には書類の種類別にいくつかのプロファイル（スキャン設定）を作り、公的書類ならタッチパネルの公的書類用のスキャンボタン、領収書なら領収書用のスキャンボタンを押してスキャンするのですね。プロファイルはいくつ作っていますか。

6つです。中には特定の書類専用ではなく、雑多な書類をたくさんスキャンするためのプロファイルもあります。

ScanSnap iX2500（白）のタッチパネル。複数のプロファイル（スキャン設定）ボタンが表示されている。

ScanSnap iX2500のタッチパネルには「合同会社源氣」「領収書」「指定申請・変更申請関係」などのスキャンボタンが設定されています

スキャンデータが並んだ様子

スキャンして生成したイメージデータはGoogle ドライブで管理。これは公的書類の一部です

――ScanSnapを使いこなしておられますね。

私自身はあまりIT機器に詳しくないので、以前在籍していた詳しい職員に頼んで設定してもらいました。
今はそのときの設定のまま使用していますが、工夫すればもっと便利に活用できるのではないかと思っています。

――続いて領収書のスキャンについてうかがいます。これは事業所運営のための経費関係でしょうか。

経費です。ただ、前述のように領収書をスキャンして税理士事務所と共有するつもりでScanSnapを導入し、一度は実際にそうしましたが、現在は税理士事務所の都合でいったん中止になっています。
そのため現時点ではスキャンしてから領収書の原本を税理士事務所に渡す、アナログ的な運用になっています。

それでも原本を渡したあとにスキャンしたデータが残るので、何かの折に領収書を確認したいときにすぐ閲覧できて便利です。
いずれは税理士事務所と協力して、データのやり取りだけで済む流れに戻したいと思っています。

――次に利用者によるスキャンについて。ScanSnapが就労訓練のツールにもなるというのはとても興味深いお話です。

将来的な一般就労で利用者さんが事務系の職に就かれたときに対応できるよう、自社の書類を利用者の方々にスキャンしてもらっています。
ですから就労訓練であると同時に、当事業所の事務作業の一端を利用者さんに担っていただいているともいえます。

なお、私のスマートフォンにはモバイル版ScanSnap Homeをインストールしてあり、利用者さんがスキャンするたびスマートフォンに通知が届く設定にしています。
この通知機能で利用者さんによる作業の進捗状況をリアルタイムで把握できるので、とても便利です。

ScanSnap iX2500（白）を操作する様子。フタを開けて、タッチパネルから設定を選ぶ。

スキャンとイメージデータの保存はとても簡単。書類をScanSnapにセットし、その書類に対応するスキャンボタンを押すだけで、イメージデータがScanSnap Cloudを経由しGoogle ドライブの所定のフォルダーに自動で保存されます

無事書類データが保存されたという通知が届いた様子

利用者がScanSnapでのスキャンを終えると、羽立さんのスマートフォンに通知が届きます

――利用者がお持ちの障害や病気の状態はさまざまだと思います。どのような方がScanSnapをお使いになるのでしょうか。

発達障害をお持ちで、PCやIT機器の扱いにすごく長けている若い方が何人かいらっしゃいます。
どなたも私が少し説明しただけで、すぐに機器を使いこなしてしまいます。たぶん今では私よりずっとScanSnapに詳しいはずです。
そのうちお二人は英語もできるので、マルシェに外国人の方が来ると通訳もしてくれます。

――すごい能力をお持ちなのですね。

そうなんですよ。今後は自社の書類スキャンだけではなく、地域の連携企業から書類データ化の仕事を受託して、その方たちに携わってもらえたらいいなと思っています。

――利用者の方々にお仕事を振り分ける際は、お一人ずつの特性を見極めて配分するのでしょうか。

はい、その方のレベルや特性、仕事との相性などを見て分けています。
私一人で決めるのではなく、大勢いる職員の意見も取り入れます。

――はんぱたやーは現在、何人の職員で運営しているのでしょう。

パートさんも含めて20人弱です。

――本当に大勢いらっしゃるのですね。皆さん、合同会社源氣で雇用しているのでしょうか。

そうです。最初は3名でスタートしたのですが、気づいたら増えていました。
ですから職員の雇用契約書や誓約書といった書類もけっこう多く、それもScanSnapのスキャン対象になりますね。
Google ドライブに職員フォルダーを作って管理しています。

――ScanSnap iX2500とiX1600は、別々の拠点に置いているのでしょうか。

そうですね。それぞれ違うところに置いて、私が使ったり、利用者さんが使ったりしています。

――ScanSnap iX2500とiX1600の使い勝手はいかがですか。

紙送りが速いのと、タッチパネルが見やすいのがいいですね。使いやすいスキャナーです。
初期設定も意外と簡単で、私でもできました。
PCと有線でつなげば買ってすぐに使えますし、その後のWi-Fi設定も難しくはありませんでした。