確定申告や日々の経理処理のために、領収書やレシートをScanSnapでスキャンしてデジタル化している方は多いのではないでしょうか。

しかし、スキャンする前段階である「紙の持ち帰り方」で損をしているケースをよく見かけます。

デジUP！の連載でも何度か触れていますが、領収書やレシートは、受け取ったタイミングでポケットにぐしゃっと押し込んだり、財布の中でお札と一緒に入れたりしないことが大切です。

折れやシワが付いてしまうと、ScanSnapに通したときに重送や紙詰まりの原因になったり、画像補正や読み取り確認などの余計な手間と時間がかかったりするためです。

受け取った瞬間から専用の収納場所に入れ、きれいな状態をキープして持ち帰ることが、その後のスキャン作業を最もスムーズにするコツです。

そこでおすすめしたい文房具が、プラスの「ぴったりすっきりホルダー」です。

封筒サイズのコンパクトなクリアホルダー

プラスのぴったりすっきりホルダー

領収書の保管に、一般的なA4サイズのクリアホルダーを使っている方もいらっしゃるかもしれません。
ただ、A4サイズは小さなバッグに入れるには大きく、鞄の中でホルダーごと折れ曲がってしまうこともあります。

この「ぴったりすっきりホルダー」は、長形3号や長形4号、洋形2号といった定形封筒にぴったり収まるコンパクトなクリアホルダーです。
特に長形3号・4号サイズは、一般的なレシートや領収書を入れるのに非常にちょうどよい大きさです。

コンパクトで縦長なので領収書にぴったり

非常に薄くて軽量なため、小さなバッグやクラッチバッグにさっと忍ばせておいても邪魔になりません。
荷物をコンパクトにまとめたい暑い季節の外出でも、無理なく携帯できます。

マスキングテープで「経費科目別」に分類して持ち歩く

「ぴったりすっきりホルダー」は1袋に10枚入っています。
この枚数の多さを活かし、私はマスキングテープでラベルを付け、用途別に複数枚を同時に持ち歩いています。

マステで簡単にラベリング

たとえば、文具や備品を買ったときのレシートは「消耗品費」のホルダーへ。
商品やサンプルを発送した際に郵便局で受け取ったレシートは「荷造運賃」のホルダーへ入れる、といった具合です。

事業に関わる買い物をしたら、その場で該当する科目のホルダーへ入れる習慣をつけることで、持ち帰ったあとの仕分け作業が不要になります。

きれいな状態で持ち帰り、ScanSnapへセット

外出先からきれいな状態のまま持ち帰ったレシートは、あとはそのままScanSnapにセットしてスキャンするだけです。
折れやシワがないレシートは搬送もスムーズで、ストレスなく一気にデジタル化が完了します。

家に着いたらこまめにスキャン！

「受け取った瞬間にきれいな状態で保管し、科目別に持ち帰る」というアナログ文具での工夫が、デジタル化の効率を大きく高めてくれます。
ぜひ「ぴったりすっきりホルダー」とScanSnapを組み合わせた運用を試してみてください。

• ぴったりすっきりホルダー｜プラス
  https://bungu.plus.co.jp/product/file/folders/pp_clear_folder/
  

ScanSnap iX2500

毎分45枚の両面高速スキャンで、驚くほどスピーディーに電子化。静電容量式タッチパネルによる直感操作で、誰でも簡単にスマートに使えます。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。Wi-Fi対応で各種クラウドサービスへのデータ転送も簡単に行えます。

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