【ペーパーレス推進局】申込書の電子化！タブレット×カメラOCRで効率化

こんにちは。世の中の紙業務に関するお悩みごとの解決を目指して、日々ペーパーレスによる業務改善を推進しているペーパーレス推進局です。先日もまた、悩めるお客様からご相談がありました。入会申込、窓口申請等の申込系の業務をされている方にお役に立つ情報かと思いますので、ご参考になればと思います。

1. 今回のご相談「入会申込の手続きを効率化したい」

今回はサービス業のお客様から、入会申込の手続きを効率化したいとご相談がありました。

【ご相談内容】
ジムやプール等の施設を利用できる、会員制のフィットネスクラブを運営しています。職員1名で受付していることもあって、入会申込の手続きに30～40分程かかっています。混み具合によっては、お客様を待たせることもあり、効率化する必要があると感じています。
システムへの手入力の自動化で解決できないかと考えたりしていますが、何か良い手段がありましたらご教示いただけないでしょうか。

今回のような入会申込に限らず、様々な申込業務に関するご相談をいただくことがあります。申込業務の効率化について、推進局が推奨している提案をご紹介します。

2. 現状の入会申込と課題点

手続きに時間がかかっているとのことだったので、まずは、お客様の業務状況をヒアリングし、どのような作業でどんな課題点があるのか確認しました。

【現状の入会申込の流れと課題点】

1. 紙の入会申込書に会員情報(本人情報、プラン、クレジットカード情報等)を記入
   • 記入量が多く大変。誤字脱字による再記入がある。
2. 本人確認書類を受け取りコピーする
   • お客様の見えない所に複合機があるので、手間がかかるし、印象も悪い。
3. 会員情報を管理するシステムに、記入内容を手打ちで登録
   • システムへの登録時に入力ミスがある。
4. 会員カードを発行して提供

3. タブレット活用×本人確認カメラOCRをご提案

今回のお客様の課題点に対しては、誤字脱字や入力ミスによる二度手間を防ぐことが効率化ポイントになるので、正確な入力ができるタブレット活用をご提案させていただきました。さらに、今回は本人確認書類の確認がある運用だったので、本人確認カメラOCR機能を使ったご提案にさせていただきました。
本人確認書類が必要な申込業務には、特に効率化できる手段として、本人確認カメラOCR機能を使ったタブレット活用を推奨しています。運転免許証のコピーや長い住所の記入が必要なケースも、カメラをかざすだけで、写真の貼付や本人情報の自動入力ができます。迅速な入力で手続き時間の短縮が実現可能です。
なお、記入済みの紙を持ち込まれる場合は、タブレットではなくOCRによる業務効率化をご提案させて頂くこともありますが、今回の入会申込書は窓口で記入する紙だったこともあり、タブレット活用をご提案させていただきました。

4. タブレットを活用した結果

今回のご相談のケースでは、タブレット活用で受付の作業負荷が軽減され、入会申込の時間を半分に短縮することができました。お客様を手続きでお待たせすることが無くなり、サービス向上にもつながりました。
タブレットを活用したことで入会申込の流れは以下のように改善されています。

【タブレット活用後の入会申込の流れと効率化ポイント】

1. タブレットに会員情報(本人情報、プラン、クレジットカード情報等)を入力
   • 氏名や住所等の自動入力により、記入の手間なし。
     本人確認書類のコピーが不要。
2. 記入内容はCSVファイルでシステムに登録
   • 正確な入力データを取得できる。
     手打ちの入力作業が不要。
3. 会員カードを発行して提供する

5. まとめ

今回はフィットネスクラブの入会申込を例に、申込業務の効率化についてご紹介させていただきました。入会申込に限らず、窓口申請、契約申込等と申込系の業務であれば様々なシーンで効率化を実現できるかと思います。タブレット活用×本人確認カメラOCRで申込業務の効率化を実現するには、タブレット帳票ソフトウェア「BIP Smart」がオススメです。