DocuWareによる
ドキュメント業務のDX実現
企業におけるDXへの取り組みが進む中、業務効率化効果を発揮しやすい領域としてドキュメント管理は注目されています。また、働き方変革におけるテレワーク推進の一環として文書を電子化して管理するケースも増えてきています。ドキュメント業務では、文書の電子化に加えて後続プロセスを見直すことで、より大きな業務効率化効果を得ることができます。そこでこの記事では業務プロセス視点でICTを導入・活用することによって企業のドキュメント管理を効率化する方法とその実現ツールであるDocuWareの具体的な導入効果をご紹介します。
企業のドキュメント管理
皆様は業務でどのようなドキュメント管理をご利用されていますか？企業のドキュメント業務を支えている管理システムの具体例を図1にまとめました。
「紙運用」は従来型の紙を中心とするキャビネット保管などで、「ファイルサーバー」はデータの保存・共有を目的としたものです。「クラウドストレージ」はデータの保存・共有に加えて社外からのアクセス性や拡張性が高く、「文書管理システム」は保存、共有に加え、保存したドキュメントの文書ライフサイクルを管理するものです。業務の特性に合ったドキュメント管理を、皆様ご利用されていると思います。
業務プロセス視点から整理する、ドキュメント管理
さて、ここからは視点を変えて業務プロセスからドキュメント管理の特徴を整理したいと思います。
ドキュメント業務は大きく6つのプロセスに分けられます。
- 電子化、保存
- 仕分、内容確認
- データ入力
- 承認
- 各種業務での活用
- 管理、廃棄
上述のドキュメント管理の具体例をもとに、そのドキュメント管理のみでプロセスのデジタル化が完結しているかを「✓」することで、各管理システムの特徴を整理してみましょう。
業務効率化という観点からみると、ドキュメント管理が担えていないプロセスが残っている状況です。
各プロセスにICTの導入と活用をすることで人手に頼っていた業務プロセスをデジタル化し、ドキュメント業務のDXを実現することができます。
一方、DocuWareはドキュメント業務プロセスを効率化する機能をオールインワンでご提供します。
具体的に、「スキャン」「OCR」「インデックス化」「ワークフロー」「外部連携」そして「文書ライフサイクル管理」という各プロセスに最適なICTを標準搭載しています。
1つのサービスで必要な機能が網羅されている点がDocuWareの強みです。
DocuWare導入による効果
DocuWare導入による効果は大きく2つあります。
- ＜導入効果1＞各業務プロセスに最適なICTを導入することにより、手作業工数が削減し、業務精度が向上！
- ＜導入効果2＞各ICTを文書管理と連携することにより、後続する業務プロセスで、ドキュメント活用の利便性が向上！
それでは具体的なDocuWare導入効果について、以下の2つのポイントからご紹介します。
- ①スキャン&OCR
- ②ワークフロー
DocuWareのスキャン&OCRで、
電子化～テキストデータ化を効率化、人の作業を大幅に削減します。
まずはスキャン&OCRに着目したDocuWare導入効果をご紹介します。
図1.のように、DocuWare導入前は「仕分」「内容確認」「手入力」「入力内容確認」「保存」と進んでいた業務プロセスですが、DocuWareを導入することにより、「スキャナーによる書類の電子化」「OCRによる内容の読み込みとテキストデータ化」「確認・修正」「保存」と業務が変わります。
スキャナーからの直接読み込みとOCR処理により、書類の保存と同時にテキストデータ化が完了するため、ドキュメントの入力業務を大幅に効率化することができます。
DocuWareならではの効果ポイントを以下にまとめました。
1
現場が受け取った紙文書を直接電子化
スキャンしたら、そのままDocuWareに読み込み！
本部にFAX送信したり、郵送、PDF化&メール添付という手作業工数が不要になります。
2
紙を見ながらの手入力不要
DocuWareは、文書情報を自動でOCR処理※！
人の作業は学習機能付きOCR処理後の内容確認・修正のみとなります。
※テキスト付PDFを保管する場合は、原則OCR処理はされず、PDFに付与されたテキストデータをそのまま利用します。
3
文書上の全ての単語が検索対象
DocuWareに保存した文書は必要な時にすぐに見つけられる！
あいまいな条件での検索も大丈夫！
欲しい情報を自分で探し出せるので、スムーズなドキュメント業務をご支援します。
スキャン&OCRにより以下の業務課題を解決することができます。
- 紙書類の輸送時間やコスト
- ドキュメントの内容をシステムに手入力
- 紙書類の処理全般にかかる業務の属人化
また、是非ご注目いただきたいのが、このスキャン＆OCRは「承認」以降に続く後続プロセスの課題も解決できる点です。
具体的に以下の課題を解決できます。
- 社内回付における書類の紛失リスク
- 類似案件や案件名不明など曖昧な検索条件の社内問い合わせ対応にかかる工数
- 書類保管に伴う工数やコスト
次のページは具体的なDocuWare導入効果について、ワークフローの視点からご紹介します。
DocuWareのワークフローで、
ドキュメント業務の効率化と可視化を実現します。
前ページのスキャン&OCRに続き、ここではワークフローに着目したDocuWare導入効果をご紹介します。
図1.のように、DocuWare導入前は「申請書類の印刷」「書類の輸送」「承認申請」「やり取り&書類追加」「承認」と進んでいた業務プロセスですが、DocuWareを導入することにより、「承認申請」「やり取り&書類追加」「承認」へと業務が変わります。従来まであった「申請書類の印刷」と「書類の輸送」というプロセスは削減されます。
ドキュメントの最新性確保や、承認過程でのやり取りと添付資料なども含めた情報の一元管理と業務プロセスの見える化を実現します。
DocuWareならではの効果ポイントを以下にまとめました。
1
印刷も輸送コストも不要
承認申請のための準備は、DocuWareで完結！
ペーパーレス化を実現します。
2
事前設定した承認プロセスがデジタル上で起動
承認申請に必要な情報が揃い次第、リードタイムなしに申請！
DocuWareならノンプログラミングでワークフローを編集できます。
3
どこにいても承認できる
書類もプロセスの進捗状況も承認に必要な情報は全てDocuWareにあり！
承認時の確認も、承認後の情報検索もDocuWareがあればOK。
ワークフローにより以下の業務課題を解決することができます。
- 承認者が外出中だと承認が停滞
- 業務プロセスの進捗状況が分からない
- 承認のために出社している
また、このワークフローは「各種業務での活用」以降に続く後続プロセスの課題も解決できます。
- ドキュメントのバージョン管理
- 「誰が・いつ・何を・変えた？」の追跡が不可能
- 適切な決裁者が確認した文書であるか判断できない
ドキュメント業務プロセス全体の課題を解決できるのは、必要な機能をオールインワンでご提供するDocuWareの強みです。
DocuWareを詳しく知るには
