契約書管理｜ユースケース｜DocuWare

こんなことありませんか？

契約書管理の「よくある3つの悩み」をDocuWareが解決します

DocuWareに契約書を取り込むだけで、標準機能のOCRが「取引先名」「契約金額」「契約日」「有効期限」などの重要項目を自動抽出し、インデックスとして登録します。わざわざ手入力で台帳を作る必要はありません。また、全文検索や複数条件を組み合わせた検索により、必要な契約書をすぐに見つけ出せます。

契約書に設定された「有効期限」や「更新通知期限」をトリガーに、期限の1ヶ月前や3ヶ月前に担当者や法務部門へアラートメールを自動送信します。手動でのスケジュール管理から解放され、契約更新や解約手続きの判断を余裕を持って行えるようになります。

契約書のドラフト作成後の「社内稟議（リーガルチェック）」から、承認完了後の電子契約（外部連携）による契約先と契約締結、契約書の保管プロセスまで、あらかじめ設定したルールに沿ってタスクを自動で回します。紙の契約書も電子契約もDocuWareで一括管理できます。

	電子契約システム	DocuWare	クラウドストレージ
主な目的	オンライン上での署名・契約締結	契約前後のワークフローと紙・電子の統合管理	ファイルの保管・全社共有
対象文書	電子契約データのみ	紙の契約書（スキャンデータ）、電子契約、見積書、発注書、稟議書など一式	あらゆるファイル
契約書台帳の作成	基本的に自動（電子契約のみ）	OCRにより、スキャンした紙契約も電子契約も自動インデックス化	手動でフォルダ分けやファイル名規則を徹底する必要あり
プロセス管理	署名依頼～締結のみ	契約前の法務審査（稟議）から締結、その後の期限管理まで自動ワークフロー化	単なるファイル置き場（ワークフローは別途ツールが必要）
他システム連携	サービス内での完結が基本	DocuSign、ERP、Microsoft 365など柔軟なAPI連携が可能	連携機能が限定的、または開発コストが高い

Q. 電子帳簿保存法に対応していますか？

A. 対応しています。DocuWareは電子帳簿保存法（電子取引、スキャナ保存）の要件である「真実性の確保（タイムスタンプ・訂正削除履歴）」や「可視性の確保（取引年月日、金額、取引先での検索）」を満たしています。

Q. すでに導入している電子契約サービスと連携できますか？

A. はい、DocuSignはAPIや連携コネクタを通じて連携が可能です。DocuSignで締結完了した契約書PDFとメタデータを、自動的にDocuWare側へ取り込んで一元管理することができます。

Q. 過去の古い紙の契約書を大量にスキャンして取り込みたいのですが、簡単に行えますか？

A. スキャナーと連携していますので、スキャンと同時にDocuWareへ取り込みが可能です。取り込み時にOCRが契約書内の日付や取引先名を学習・自動抽出します。初期の台帳作成の手間を大幅に削減できます。

Q. DocuWareと連携できるスキャナーは、PFU製のみですか？

A. TWAIN、WIAドライバーに対応したスキャナー、複合機であれば連携可能です。

Q. 契約書の重要度（役員用、一般社員用など）に応じて、閲覧制限をかけることはできますか？

A. はい、フォルダごと、あるいは契約書の種類（機密保持契約、役員合意書など）や取引先、ユーザーの所属部署・役職に応じて、アクセス権限（閲覧・編集・削除・ダウンロード不可など）を設定できます。

Q. セキュリティ面や改ざん防止対策はどうなっていますか？

A. クラウド版（DocuWare Cloud）は、ISO/IEC 27001やSOC 2 Type 2などの厳格な国際セキュリティ認証を取得しています。また、「バージョン管理」により、誰がいつ変更を加えたかの履歴がすべて記録され、古い契約書の改ざんを防止します。

Q. 無料で試してみることは可能ですか？

A. 無償トライアルを受け付けております。こちらからお申し込みください。

表記されている商標についてはこちらを確認ください。