具体的な業務シーンでの活用例
DocuWare ユースケース
支払請求書処理
1. ユースケースの概要
| 帳票 | 支払請求書、発注書、納品書、受領書 | |
|---|---|---|
| 利用部門 | 経理部門 | |
| 導入前の業務課題 |
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| 課題の解決策と 導入効果 |
生産性向上 |
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| コスト削減 |
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| 品質向上 |
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| サービス品質向上 |
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| 納期遵守 |
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このユースケースでは、DocuWareの導入・活用により人の作業負荷軽減をどのように実現できるのかをご紹介します。
2. DocuWare導入による業務プロセスの変化
2-1. 支払請求書受領
受領する請求書を全てDocuWareに一元管理。
保存と同時に請求内容を自動でテキストデータ化します。
支払請求書の受領プロセスにおける課題を解決できます
- 各種業務システムへの手入力における工数負荷やミスの発生
- 多重処理や別担当者との重複処理による二重支払い
- 紙紛失や放置による対応遅延または対応漏れ
-
電子帳簿保存法対応に係る業務負荷やスキャナ保存への対応
あんしんエビデンス管理(DocuWare Cloud)
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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2-2. 請求内容の確認
人が確認している作業をシステムでの自動照合に置き換えます。
照合不一致になった請求書のみが確認対象となるため、作業工数が大幅に削減します。
請求内容の確認プロセスにおける課題を解決できます
- 三点照合自動化による請求内容の確認対応負荷
- 請求内容の確認プロセスにおける内部統制の徹底
- 請求内容の確認をするための出社
- 拠点間の情報連携に時間がかかる
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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2-3. 支払依頼の承認
人が確認している作業をシステムでの自動照合に置き換えます。
照合不一致の請求書のみを確認・承認すればよくなるため、作業工数を大幅に削減できます。
支払依頼の承認プロセスにおける課題を解決できます
- 請求内容の承認対応負荷
- 承認に必要な関連書類の確認が煩雑
- 請求内容の承認をするための出社
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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2-4. 支払処理
支払請求書項目(インデックス情報)をERP・会計システムにシステム連携することで手入力の手間を減らし、転記ミスを防ぐことができます。
支払処理プロセスにおける課題を解決できます
- ERP・会計システムに支払請求書を手入力転記する業務負荷と入力ミス削減
- ERP・会計システムで生成したドキュメントの社内共有
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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2-5. 保存・検索
多彩な検索機能が監査に必要な情報収集を効率化します。
監査対応工数を削減できます。
会計監査における課題を解決できます
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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多彩な検索機能が必要な情報へのアクセスを効率化します。
問い合わせへの素早い対応が取引先との良好な関係を保ちます。
取引先対応における課題を解決できます
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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ユーザー権限を事前に定義することで、経理部員以外も支払請求書を必要なタイミングで照会できます。
取引先対応における課題を解決できます
DocuWareを活用した業務プロセス例：
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その他記載されている製品名などの固有名詞は、各社の商標または登録商標です。