ユースケース

支払請求書処理

毎月、大量に届く紙やPDFの請求書処理業務
DocuWareで手入力や確認作業の負担から解放します!

DocuWareによる削減効果(シミュレーション)

  • OCRによるシステムへの
    手入力作業の自動化で
    工数 87削減※1

  • 書類・記載事項の確認作業の
    自動化で
    1,500H/年削減※1

  • 基幹システムと連携して
    書類を瞬時に検索!
    Q&A工数90削減※2

  • ※1 弊社にて効果を試算した値
  • ※2 類似システムによるお客様事例をもとに、弊社にて効果を試算した値

例えば、こんなお客様

業種
製造業
従業員数
700人
利用部門
経理部
業務
社内から集まる請求書(紙:200枚/月、電子データ:1300枚/月)を、月末に一括で処理
請求書からを支払いに必要な情報を確認し会計システムにデータ内容を手入力。
支払い処理完了後は、紙の請求書は書庫へ保存。電子データの請求書はファイル名を「日付_取引先名_金額」に手入力で変更し、指定のフォルダに保管。

こんなお悩み、DocuWareなら解決できます!

シーン1  文書のシステム登録
お悩み

紙、電子データの請求書が混在して管理が面倒。請求書に記載された金額や品目を毎回システムに手入力しており、繁忙期はミスが多発。

請求内容を自動でテキストデータ化し、煩わしい手入力作業から卒業

クリックすると動画で詳しく説明します

紙・電子データの両方をまとめてDocuWareで管理。Outlookメールに添付された請求書は自動取り込み。

AI-OCRが請求書に記載された「日付・金額・取引先」などの情報を自動読み取り、転記の手間とミスを防止!

人の作業はOCR処理後の項目確認や修正のみになり、手入力作業からの卒業で、大幅な工数削減を実現。

シーン2  支払時の内容確認
お悩み

「必要な文書がそろっているか」「金額が合っているか」の確認作業が大変。

書類・記載事項の過不⾜チェックを⾃動化し、確認作業を大幅削減

クリックすると動画で詳しく説明します

請求書、注文書、納品書の三点に対し、発注番号や金額などが一致しているかをDocuWareが自動で照合。

照合結果OKなら、自動で承認完了。

NGのみ人が確認すればよくなり、負担の大きい確認作業を大幅に削減!

また、ERP・会計システムとの連携により承認情報や支払情報を自動連携し、スムーズな業務を実現。

シーン3  問い合わせ対応
お悩み

問い合わせを受けた際、請求書・納品書などを探して確認するのに時間がかかり、即座に回答できない。

瞬時に必要な文書を見つけられる検索機能で、すぐに問い合わせに回答可能

クリックすると動画で詳しく説明します

インデックス検索や全文検索をはじめ、ERP・会計システムの画面上から直接DocuWare内のドキュメントを検索できるなど多彩な検索機能により、必要な文書やデータをすばやく検索!

フォーム機能を活用して社外からの問い合わせをDocuWareに保存し、データ活用につなげることも可能。

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