同意書など紙文書を電子化。"チーム医療"の情報共有を促進
ネットワーク対応スキャナー「N7100」採用の「TrustScan AnySite」で院内紙文書電子化を実現

埼玉県富士見市の中核病院として幅広い医療を展開しているイムス富士見総合病院。「安全で適切な医療を提供し、愛し愛される病院として社会に貢献する」をモットーに、地域医療への貢献を目指している。特に24時間体制の循環器救急や小児科救急においての搬送受け入れ数は、地域トップクラスの実績を誇る。
そんな同病院が電子カルテシステムを導入したのは2016年9月。これを契機に、5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）を徹底するという同病院の方針のもと、院内のペーパーレス化が検討された。
電子カルテを導入すると、カルテは電子化される。しかし、病院組織ではカルテ以外にも大量の紙文書が毎日発生する。紹介状や患者の入院手続きに伴う同意書などが中心だ。看護部の受け持つ看護用書類などを含めれば膨大な数となる。それは、同病院でも変わらない。同病院の病床数は、2016年4月にオープンした新棟を含め341床という規模を誇る。そのため毎日発生する紙文書は、1,000文書にも上る。従来、これらの紙文書は、カルテとともに保管されていた。
仮にこれら大量の医療文書をペーパーレス化するにしても、いつ、どこで、誰がやるのか、といった課題も大きい。何よりも診療行為を最優先する現場にあっては、電子化作業は通常業務に手間が加わることになり、後回しになったり、作業漏れになったりといったヒューマンエラーにつながりやすい。「ペーパーレス化に不安を覚える職員も少なくありませんでした。しかし、一回入院するだけで100近い文書が作成されます。ペーパーレス化は急務でした」と、院長の鈴木義隆氏は語る。

膨大に増え続ける一方の紙文書の対策を検討した結果、導入を決めたのが、ネットワーク対応スキャナー「N7100」を採用した医療向け紙文書支援システム「TrustScan AnySite」だ。導入の決め手となったのは、これらシステムが同病院の運用に最も適していたことはもちろんのこと、特別なスキルを必要としない簡易な操作性、限られたスペースに置くことのできるコンパクトさ、即時に文書管理に登録される連携のスムーズさといった点が挙げられる。また、バーコードで自動登録されるため、患者のIDや文書種類の入力といった手間が省けるという利点もあった。
導入が決定して以降、同病院では現場による徹底した話し合いが行われたと語るのは、医事課係長の今松知之氏。「院内すべての職種のリーダーを集めてすべての紙文書を洗い出し、どのように運用していくかを徹底して議論しました」
電子化システムは、大きく集中型と分散型に分けられる。集中型は電子化する紙文書を一箇所に集め、まとめてスキャンする。このシステムであれば、スキャン漏れが少なくなるメリットがある反面、膨大な量を取り込むため、システム上に反映されるまで書類によってはタイムロスが生じるデメリットがある。一方、同病院が取り入れたのは集中型とは反対の、分散型と呼ばれる仕組み。14台のスキャナーを病棟の要所に設置し、その場で電子化が行えるようにしたものだ。こうすることで患者が受付に来た時から即座に電子化が可能な上、関係者全員に情報の共有を図ることが出来る。特に患者のADL（Activities of Daily Living）、つまり日常的に行われる基本動作がどのぐらい可能なのかをスコア化したものを患者にかかわるすべての関係者で共有することが出来るようになる。これは、今後の医療にとって不可欠と鈴木氏は語る。「体温や血圧などと同じく、栄養評価や転倒リスクの有無などをすぐさま全員で共有するのです。入院が決まってから、あるいはリハビリを始める段階になってから初めて患者のスコアを見るのでは遅い。あらゆる医療書類を電子化して共有することで、初期段階から栄養担当のチーム、リハビリを行うチームが介入して、患者に対して何をすべきか判断ができるようになったのは、患者にとって大きなメリットになります」。