1. 導入事例
2023.4.27

BPOソリューション事業の拡大に「fiシリーズ」が大きく貢献
バックオフィス業務を一括受託するBPOの第一人者「TOPPANエッジ」が「fiシリーズ」で多種多様な帳票をスキャン、高品質なサービスをお客さまに提供

ハイブリッドBPO統括本部のみなさん

左から、ハイブリッドBPO統括本部のNさん、Tさん、Aさん、Mさん。

企業や自治体様などのバックオフィス業務をワンストップで受託するビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)ソリューションにおいて国内トップクラスのシェアを誇るTOPPANエッジ株式会社では、お客さまからお預かりする大量で多種多様な紙帳票を電子化するにあたり、業務用スキャナー「fiシリーズ」を複数台導入して活用しています。BPOのセンターを訪ね、イメージデータ生成のみならずテキスト化などのデータ運用までを幅広く手がける事業の詳細と、「fiシリーズ」に対する評価をうかがいました。

TOPPANエッジ株式会社

業種:その他製造業(印刷・同関連業)

サービス:印刷(ビジネスフォーム)、データ・プリント・サービス(DPS)、BPO、Webソリューション、ほか多数の事業を展開

課題
BPO事業の展開・拡大にあたり、企業や自治体様からお預かりする多種多様な帳票をスムーズにイメージデータ化できるスキャナーが欠かせない。
解決法
業務用スキャナー「fiシリーズ」2機種のほか複数機種を多数導入。
効果
各種BPOサービスの入り口となる帳票の電子化を確実かつ効率的に実現。増大するニーズに応えて高品質なサービスを提供。

1. 企業や自治体の多彩で複合的なバックオフィス業務をワンストップで受託

最初にハイブリッドBPO統括本部のMさんにうかがいます。TOPPANエッジ株式会社の沿革とBPO事業の概要を教えてください。

Mさん凸版印刷株式会社のグループ企業である当社は、1960年代に最新技術による帳票ビジネスフォームの製造を開始しました。事業の発展に伴って増大したのが、ビジネスフォームへの印字、お客さま独自の書式設計などのニーズです。当社はこれらのニーズに応えながらサービスをより進化させ、各種通知物の印刷から印字、封入・封緘、発送までを受託するデータ・プリント・サービス(DPS)を手がけるようになりました。アウトソーシングという言葉が使われ始める前からDPS事業を展開し、大きなシェアを獲得してきた実績がBPO事業の礎です。

当社のBPO事業は、ペーパーメディアとITを融合させることで、多彩なバックオフィス業務をワンストップで受託するものです。業務の内容は極めて多様ですが、主要サービスは次の6分野です。①紙の書類や帳票などの「ドキュメント電子化」、②電子化したドキュメントからの「データ入力」、③お客さまへのコール業務を受託する「コンタクトセンター」、④お客さま情報の適正化を行う「データクリーニング」、⑤通知物やデータの「不着処理」、⑥キャンペーンや大学入試などの「各種事務局」。
このうち多くのサービスが、帳票のイメージデータから抽出したテキストの活用などによって成立します。スキャナーを用いた「ドキュメント電子化」はBPOの入り口ともいえます。

トータルソリューション活用イメージ

BPO事業の概要図。ドキュメント電子化に始まるデータ連携を基軸に、TOPPANエッジの持つさまざまなサービスとノウハウで複合的なバックオフィス業務を受託します。お客さまは一般企業・自治体・金融機関・保険会社と多岐にわたっています。

ありがとうございます。ここからはハイブリッドBPO統括本部のNさんとAさん、Tさんに詳しいお話をうかがいます。企業や自治体様の多様で複合的なバックオフィス業務をワンストップで受託する、BPOの現況についてお聞かせください。

Nさんデジタルデバイスの普及により多くの企業様において紙と電子という多様な手段を必要とすること、少子高齢化などによる人手不足の状況下、本来のコア業務に集中したい従業者(職員様)が、利用者から返送されてくる申込書や申請書といった紙のドキュメントを電子化する、そのデータを活用するといったバックオフィス業務に時間を割けないため、外部委託をするというのは自然な流れといえるでしょう。

Aさん BPO事業への依頼は年々増加傾向にあります。特にコロナ禍における対応を含め、デジタル化を促進する動きが多くの企業様で加速していると感じています。当社は印刷物(紙)を作成し、通知(DPS)業務を数多くの企業様よりご依頼いただいております。
その先にある処理(=データ化)することにおいても、一貫して全体設計できる立ち位置にいると思っています。業務を複数社に分けて外部に依頼するより効率的であり、お客さまの業務負荷軽減に貢献できているのではないでしょうか。そのためBPO業務も一括で受託できる当社にお任せくださっているのだと思います。

BPOの現況について話すNさん

ハイブリッドBPO統括本部 Nさん。

BPO事業の依頼について話すAさん

ハイブリッドBPO統括本部 Aさん。

2. フラットベッドも使える「fi-7700」、設定しやすい「PaperStream Capture」に高評価

ドキュメント電子化のためのスキャナーとして、PFUの「fiシリーズ」を含め数社の製品をそれぞれ複数台、導入しているとうかがっています。「fiシリーズ」はどの機種をお使いでしょうか。

Aさん 「fiシリーズ」からはA3フラットベッド付きモデル「fi-7700」と、A3大容量ドキュメントスキャナー「fi-7900」を導入しています。「fiシリーズ」は性能が安定していて信頼性が高いため、何世代にもわたって活用しています。

A3フラットベッド付きモデル「fi-7700」

A3フラットベッド付きモデル「fi-7700」。ADFとフラットベッドの両方を備え、1台で使い分けができます。

A3大容量モデル「fi-7900」

A3大容量モデル「fi-7900」。毎分140枚/280面(A4横送り)の高速で両面を読み取れる、シリーズ最速スキャナーです。

ドキュメント電子化では、1件につき帳票の枚数はどのくらいになるのでしょうか。参考として枚数の多い例を教えてください。

Tさん ご依頼の内容により処理する枚数が多岐にわたりますので、一概に申し上げられませんが、複数のご依頼が多いでしょうか。

Aさん 大規模なご依頼の場合、枚数が極端に多くなり、全国のセンターに分配して短期間で一気に処理をすることもあります。

ドキュメント電子化について話すTさん

ハイブリッドBPO統括本部 Tさん。

「fi-7700」が置かれている部署の写真

ドキュメントを電子化するスキャニング担当部署の一角。何台もの「fi-7700」が置かれています。

そうしたお仕事の中には、たとえば段ボール数箱の書類を電子化してほしいというような、比較的小規模なものもあるのでしょうか。

Aさん あります。規模の大小に関係なくお客さまの要件に応じて対応させていただいております。申込書に添付される書類(領収証、レシート等)のサイズも、枚数もいろいろ存在している場合や、スキャニングする際に注意が必要な古い紙がある場合などは、運用設計をしながらスキャナーを選択していきます。

電子化の依頼を受けたときは、どなたかがディレクターのような立場でスキャンの方針や方法を考えるのでしょうか。

Tさん はい。現場管理者が確実で効率的な手順を組んでからスキャナーを操作するオペレーションスタッフに指示をしています。

その際、使用するスキャナーはどのような観点で選択していますか。

Tさん 対象用紙のサイズやボリュームに応じていくつかの機械で検討します。フラットベッドでのスキャニングを必要とするかどうか、規定サイズ単一で大量かつ迅速な処理をするかどうかなどです。「fi-7700」はフラットベッドがあるので、ADF(オートドキュメントフィーダー)に通せない冊子状の申込書や契約書などが含まれている場合に使います。一方の「fi-7900」は読み取りスピードが速いという特長がありますので、フラットベッドが不要であれば優先して使います。

使用頻度は「fi-7700」のほうが高いと思います。何十冊もあるバインダーを全部スキャンするといった案件も多く、そういうケースでは帳票の形態や紙質に応じてADFとフラットベッドを使い分けられる「fi-7700」でのスキャンが効率的です。ご依頼いただいた内容により最適な運用を目指して選択させていただいております。

Nさん 「fi-7700」はイレギュラーな紙が出てきたとき、同じ設定のままフラットベッドに切り替えられるので便利です。

「fi-7700」のADFでスキャンしているところ
「fi-7700」のフラットベッドでスキャンしているところ

一式の帳票に単票と冊子が混在している場合、「fi-7700」ならADF(毎分100枚/200面)とフラットベッドを使い分けながらスムーズにスキャンできます。途中でADFとフラットベッドを切り替えてもイメージデータを1ファイルとして保存できます。

「fi-7900」でスキャンしているところ

シリーズ最速の「fi-7900」は単票のスキャンに大きな力を発揮します。

スキャンする書類

お客さまからお預かりする帳票の一例。

「fiシリーズ」の標準添付ソフトウェア「PaperStream Capture」の使い勝手はいかがでしょうか。評価をお聞かせください。

Aさん 使い勝手のよい、優れたソフトウェアだと思います。社内の技術者を呼ぶことなく、現場にいる管理者だけでさまざまな設定ができる点がよいですね。

Nさん 現場レベルでセッティングできるのは大変ありがたいことです。こうした機器の場合、たいていは本社や開発拠点から技術者を呼ばないと物事が進まないのですが、「PaperStream Capture」に限っては現場の力でほぼ解決できるため、助かっています。

Tさん 「ここを触ればこういう設定ができる」ということが直感的にわかる点がよいですね。とても使いやすいと感じています。

画像確認時の「PaperStream Capture」画面

「PaperStream Capture」画面(画像確認時)。直感的に操作でき、設定の変更も簡単にできることがスキャニングの現場で評価されています。

「fi-7700」でスキャンしている様子

「fi-7700」のADF部分は向きを180度回転させられるので、使う人が作業しやすい向きに設置できます。

スキャナーのメンテナンスはどのようにされていますか。

Tさん フラットベッドの面を拭く、搬送路上にゴミが残っていないか確認するといったメンテナンスを日常的にしています。帳票によっては鉛筆書きでスキャナーに汚れが残る場合がありますので、拭き掃除は大切です。あとは毎日の始業前、試験的に帳票を流してみて、正しくスキャンできているかどうかチェックしています。

3. 利便性と信頼性の高い「fiシリーズ」が「オンサイトBPO」での出張スキャンを強力サポート

TOPPANエッジのBPO事業には「オフサイトBPO」と「オンサイトBPO」があるとうかがっています。それぞれの概要を教えてください。

Aさん お客さまからお預かりした帳票を当社のセンターに持ち込んで処理することを「オフサイトBPO」と呼んでいます。これまでお話ししてきたような、お客さまのもとに返送されてきた申込書や申請書を電子化する業務や、お客さまの支社や外部倉庫などに保管されている大量のドキュメントを電子化する業務などがオフサイトBPOの主な案件です。

これに対して、お客さまの敷地から帳票を持ち出せない場合や、お客さまの社内システムに直接データを入力することなどが要件に含まれるような場合は、当社がお客さまのもとに赴いて作業します。これを「オンサイトBPO」と呼んでいます。当社ではお客さまのご要望や条件を承った上で処理する物量や期間を勘案し、オフサイトBPOまたはオンサイトBPO、条件に合う最適なご提案を行っています。

オンサイトBPOではスキャナーを現地に持ち込むのでしょうか。

Nさん そうです。オンサイトBPOではお客さま先のスペースを一時的にお借りして業務を行うため、機器の搬入・撤去が必須です。過去にはお客さまが指定する複数の拠点を巡回してスキャニングを行う「スキャンキャラバン」を実施したこともあります。

オンサイトBPOでは、どのような場所でどのくらいの期間、作業することになるのでしょう。

Aさん ケースバイケースですが、お客さまの会議室を一時的に作業可能な環境に変えていただき、我々のチームが連日お邪魔して業務を行うというようなイメージです。

Nさん 期間も数日間から1か月・2か月のこともあれば、年単位で入らせていただくこともあり、物量も大きく変わります。当社では基本的にどのようなケースのオンサイトBPOでも受託が可能です。

Aさん たとえば大学入試の現場でマークシートや記述式の答案を電子化する入試事務局業務のように、一日で完了させるものもあります。入試は結果発表が翌日というスピードですから、手早く確実にスキャンする必要があります。

「fiシリーズ」も現地に持ち込むのでしょうか。

Aさん その場合は「fi-7700」を持ち込むケースが最も多いかもしれません。場合によっては非常にイレギュラーな状態の帳票が出てくることもありますから、ADF・フラットベッド一体型の「fi-7700」が頼りになります。

「PaperStream Capture」について語る様子

Nさん、Tさん、Aさんとも、信頼性の高い「fiシリーズ」と使い勝手のよい「PaperStream Capture」を高く評価しています。

これまでにスキャンが非常に大変だった、苦労したというご経験はありますか。

Nさん オペレーション自体に苦労したことはないですね。「fiシリーズ」は使いやすく、当社の業務をサポートしてくれていると思います。

終わりにBPOソリューションの今後の展望をお聞かせください。

Aさん 今後も、金融機関を中心としたマイナンバー収集や個人型確定拠出年金制度改正などの制度改革が起因となって、バックオフィス業務のアウトソーシングが促進され、市場の拡大が続くと考えられます。当社は「ペーパーメディアとITの融合」に対応するアウトソーシング基盤の整備をいっそう進め、ハイブリッドなアウトソーシングサービスを確立していく所存です。これによってサービスの高付加価値化を推進するとともに、お客さまの業務効率化やコア業務へのリソース集中に貢献していきたいと考えています。

「fiシリーズ」がBPOソリューションの発展に貢献できて幸いです。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。

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