| 2024.2.16 |
【医療】病院やクリニックでのスキャン業務を効率化！
～紹介状などの紙文書を電子化するスキャン業務の負荷を軽減しませんか？～
電子カルテを導入している多くの病院やクリニックでは、紹介状や問診票、同意書といった紙の医療文書を電子化して電子カルテに紐付けるなど、業務効率化に取り組んでいます。
しかし、この紙文書の電子化作業に、意外と時間や手間がかかっていると感じているのではないでしょうか。
この記事では、病院やクリニックで紙文書を電子化する際の問題点とその解決方法を解説し、成功事例について紹介します。
1. 紙文書を電子化する際の問題点
人手不足などにより、ただでさえ多忙な病院の窓口業務や事務業務。その中で多種多様な紙文書を電子化するのはとても大変です。紙文書をスキャンして電子化する作業を効率化し、職員が本来の業務に集中できることが求められています。
最初に、この紙文書をスキャンする作業の効率を阻害している問題について説明します。
1-1. 紙文書のスキャンに時間がかかり職員の負担が大きい
病院では紹介状、問診票、同意書、検査結果など毎日大量の紙文書が発生します。職員は受付や事務の通常業務に加えて紙文書をスキャンしなければならず負担が大きくなります。
職員を増員できれば良いのですが、電子化のためだけに増やすことは難しいのが現状です。
また、紙文書のスキャンにフラットベッドタイプのスキャナーや複合機を使用している場合は、紙文書を1枚ずつガラス面にセットする必要があるため手間と時間がかかります。1枚ずつスキャンした後で、読み取りミスがあったり画像が正しく登録できなかったりしたときは、再度スキャンし直す必要があるので非効率的です。
1-2. スキャンのために席を移動しなければならず効率が悪い
病院の受付窓口では、初診の患者様から保険証やお薬手帳などをお預かりしてスキャンすることがあります。受付窓口のスペースは狭いことが多く、フラットベッドスキャナーを使用している場合はサイズの関係から窓口以外の場所に設置されています。 そのため、職員はスキャン作業のたびに席を離れて設置場所まで移動しなければならず、効率が低下する原因となります。
また、複合機のスキャン機能を利用している病院もありますが、移動に時間がかかる上、せっかく移動してもほかの職員がコピーなどで使用していることもあるため、必要なときにすぐに使えないという問題も発生します。
このように、職員が席から離れることで作業が煩雑になりますし、何よりも時間のロスになります。また、患者様にとっても、見えないところで作業されるよりその場で電子化される方が安心です。
ここまでで紙文書をスキャンする際の問題をご説明しましたが、同じような問題を抱えてお悩みではありませんか？
次にこれらの問題を解決する方法をご紹介します。
2. 解決策と効果
紙文書を電子化する際に発生する問題の解決策をご紹介します。この解決策を参考に見直してみましょう。
2-1. ADF（自動給紙機構）を備えたスキャナーを使用する
紙文書の枚数が多い場合は、紙をまとめてセットし高速スキャンで一気に読み込めるADF（自動給紙機構）を備えたスキャン専用機で電子化しましょう。 たとえば後述する「ROCOH fi-8190」では1分間に90枚の紙を両面読み取りできるので、フラットベッドスキャナーより短時間で読み取れます。
また、電子化作業がスピーディーに行えることで、電子カルテへの紐づけも早期に行うことができます。これにより、診察前に医師が患者情報を確認できるようになり、スムーズな診察にもつながります。
■おすすめスキャナー
RICOH fi-8190
パスポートからA3サイズの二つ折り原稿まで幅広い原稿を読み取ることができるA4高速スキャナー。デスクサイドに置いて使えるコンパクトサイズながら、1分間に90枚の高速両面読み取り（A4縦）が可能。薄紙伝票や折り目のついた書類も安定して給紙搬送します。
ポイント！
ホチキスで綴じられた紙やADFでスキャンできない紙文書がある場合は、フラットベッドスキャナーや複合機のスキャン機能を活用するなど、うまく併用すると便利です！
2-2. 場所をとらないコンパクトスキャナーを使用する
病院の受付などの狭い場所では、限られたスペースにも設置できるコンパクトスキャナーを利用しましょう。
コンパクトスキャナーには紙を手前に排出しないタイプ（Uターンスキャン）があります。狭い受付に設置しやすいため、受付で患者様と対面したままスキャンできます。
■おすすめスキャナー
RICOH fi-800R
窓口業務に最適なA4コンパクトスキャナー。A4書類の高速読み取りが可能なADFを搭載しており、リターンスキャンで冊子やカードの読み取りにも対応しています。
奥行がない場所のように、スキャン後の紙を排出するスペースがないところにも設置できます。
3. スキャン業務の効率化に成功した事例
次に、スキャン業務の効率化に成功した事例を3つ紹介します。
■フラットベッドスキャナーからの置き換えで、狭い受付でのスキャン作業を効率化
コンパクトスキャナーを窓口に設置し、リハビリ計画書などのスキャン作業を効率化。患者様の会計待ち時間を短縮することができた「竹田整形外科クリニック様」の事例です。
■コンパクトスキャナーで受付事務や医師の業務の負担軽減
コンパクトスキャナーを導入し、受付でのお薬手帳や紹介状の電子化がスムーズに。紹介状を基に検査オーダーを出す医師の業務の効率化にもつながった「海老名総合病院様／海老名メディカルプラザ様」の事例です。
■紙文書のデータ化を効率化しスタッフ増員なしで円滑な運営実現
シートフィードスキャナー（ADFスキャナー）に置き換えて、紙文書をまとめてスキャンする運用に変更し、電子カルテへのひも付け作業を効率化した「関根内科外科医院様」の事例です。
4. まとめ
この記事ではスキャン業務の効率化の解決策としてスキャン専用機の利用を紹介しました。
スキャン専用機でスキャン業務を効率化すると手間をかけていた紙文書の電子化がスムーズになり、事務員が本来の作業に集中することができるため患者様へのサービス向上にもつながります。
スキャン専用機にはいろいろなタイプがありますので、病院やクリニックのご事情に合ったものを選ぶことが大切です。
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