担当者はFAX注文書に記載されている文字を目視確認しながら手入力するため、手間が多く入力ミスも発生しやすくなり業務効率の低下につながります。

入力速度や入力業務の経験などにより、注文書の内容をシステムなどに入力するスピードや正確性に差が生じます。
入力ミスが多い場合は、確認・データ修正にも時間がかかり、作業全体をみた場合、一部の担当者に負担がかたよってしまったり、全体の効率を低下させてしまったりするなどの影響が出ます。

データの手入力業務を効率化する場合、OCRの活用が推奨されていますが、次のような問題が発生します。

FAXは送信・受信時に画像が圧縮されるため、画質が劣化し、文字や罫線がぼやけてしまいます。その結果、OCRの認識精度が低下しやすく、認識結果の校正や修正の手間が発生し、対応に多くの時間がかかります。

従来のOCRでは、パソコンで入力した活字文字でもFAX特有の欠けやカスレがあると認識できなかったり誤認識したりと、認識が困難でした。しかし、OCRにAI技術を組み合わせたAI-OCRを利用することでFAX特有のノイズを除去したり、学習によってより高い精度で文字認識できるようになっています。たとえば、PFUのAI-OCRソフトウェア「DynaEye 11」を用いた検証では、従来OCRでの認識率が80％だったのに対し、AI-OCRでは98％という結果が出ています^(*1)。

ここで重要なのは「AI-OCRなら何でも良い」というわけではありません。AI-OCRの認識精度は学習するデータ次第で、大きく左右されます。FAXの画質は特殊なため、FAXの画像を学習しているAI-OCRでなければ十分な認識精度を出すことができません。

*1:PFU基準帳票を用いた認識精度結果

紙で出力されたFAXをスキャンして、画像化したものをOCRするケースが時折見られますが、これは避けるべき運用です。なぜなら、FAXは受信時点ですでに低解像度・圧縮済みのため、さらにスキャンすることで画質が二重に劣化し、OCR精度が著しく低下してしまうためです。
多くのオフィス複合機では、FAX受信時に画像データが内部保存されており、これをPCに転送してOCR処理に使用することが可能です。

画像に傾きや拡大・縮小がある場合、OCRによる文字認識の精度が低下します。しかし、取引先に対して「傾けてFAX送信しないように」と依頼するのは現実的ではありません。傾きや拡大・縮小の補正が可能なOCRソフトウェアもあります。導入を検討する際は、こうした補正機能の有無も確認しましょう。

RPA（Robotic Process Automation）とは、人がPCで行う定型業務を自動化する技術・ツールです。一定のルールに従って行う作業などの手順をシナリオとしてRPAに記憶させ、自動で遂行させることができます。
OCRでFAX注文書をテキストデータ化し、そのデータをRPAでシステムに自動入力されるように設定することができます。このようにOCRとRPAを組み合わせると、FAX注文書の受信からデータのシステム入力までの作業を自動化できます。

認識したテキストデータを後続の業務システムに連携したり、出力結果をシステムに合わせた形式に変換したりできると業務システムへの連携がスムーズになり、RPAとも連携しやすくなります。