コスト削減、内部統制の強化に貢献する「e-文書法」対応の秘訣

e-文書法によってもたらされるメリットを、企業はどのようにして実現すればよいのでしょうか。実は、経理の保管の仕方を変えることによって実現することが可能です。PFUの取り組みは、「経理に集まった請求書や支払い申請書をそのままスキャンし保存をする」というシンプルなものでした。これにより仕組みの導入が容易であったことが、システム構築を容易にし、下記の成果を挙げることになりました。

2005年当時、日本で初めての事例ということで「e-文書法対応（スキャナ保存）」の申請における国税局の要求は厳しいものではありましたが、「電子帳簿とスキャナ保存の関係整理」「規程類の整備」「業務フローの確認」「検索キーの確認」「検索ツールによる検索結果の表示」「OCR99.9％以上の読み取りを確保」といったことをひとつひとつ丁寧に確認ししていくことによって厳しい審査をクリアしていきました。

これらe-文書法への取り組みにより、PFUは前述の効果の他2つの想定外の成果を得るに至っています。ひとつは、「請求書」を電子化する際に行っていたフローと同様に「領収書」もスキャンしていたことで、税務調査の際には従来では時間にして90時間掛かっていた作業が4時間で済むようになり95％の工数削減を実現したことです。この時、e-文書法では、領収書のスキャナ保存は3万円未満のものしか認められていなかったため、国税局への申請はしていません。ふたつ目は、内部統制の運用テストにおいてスキャンしたデータを連携させることで、その際の証跡抽出の作業を完全自動にすることに成功したことです。スキャナ保存の取り組みは、内部統制と管理強化を同時に実現することができるのです。

つまり、一旦「スキャナ保存の仕組み」を作り上げれば、その仕組みを利用することで国税局に申請をしなくても十分な効果を得ることができます。