受発注システムへの入力業務を効率化
OCRソフトで帳票データを正確にエントリー
建材商社のF社様。日々多くのお客様からの注文を受け付けている業界トップクラスの企業です。
大量の注文書や仕様書を処理するための、データエントリーの工数削減が課題となっていました。
お客様の課題
入力業務に手間と時間がかかり、営業活動にかける時間が確保できない
F社様の営業部では、FAXやメールで届く1日100件以上の帳票を目視しながら、手入力でオーダーエントリーをしていました。建材関係の注文書は項目数が多く、枚数が10ページ以上に渡ることもあります。事務スタッフだけでなく、営業担当者も入力に時間を費やすこともあり、お客様との商談の時間が削られるという問題も発生。
そこで、受発注システムのリプレースに伴い、OCRソフトを活用したデータ入力の効率化を図ることを目的に、業務改善を目指すこととなりました。
PFUのご提案・取組
入力業務に最適な機能を備えたトータルキャプチャーサービスをご提供
OCRソフトを活用し、帳票からのデータエントリー作業を効率化。導入までのプロセスは3つのフェーズに分けて行いました。
01 要件定義
実際の帳票を使って、実現性の検証を行い、最適な方式を選定し要件を定義します。
02 OCRソフトの導入
OCRソフトウェアは「ABBYY FlexiCapture※」を活用。定型・非定型混在のレイアウトや項目の追加などにも対応できる、汎用性の高いソフトウェアパッケージです。お客様からFAXやメールで送付されるPDFやイメージファイルをそのまま入力データとすることができます。
03 帳票定義の作成・チューニングのトレーニング
F社様は導入後、柔軟な運用を図るため、新規帳票定義の追加やチューニング、利用者からのQA対応をIT部門で行いたいとのご要望。システム管理者向けのトレーニングの実施、さらに、稼働後のQAサポートの対応、万全なメンテナンス体制の構築を行います。
※自動文書分類及び文書キャプチャを行う文書処理ソフトウェアです。
導入のポイント
FAX受信データの認識率を提示
建築業界では建設現場からの注文もあり、FAXで届く帳票も多数含まれています。FAXで受信した帳票が正確に認識できるか懸念されていました。そこで事前に帳票をいくつかいただき、検証を実施。実際の認識率を提示したところ、ご満足いただける結果となりました。
現場スタッフへのサポート
エントリー作業に携わっている営業部のスタッフに対し、稼働後の実務がスムーズに流れる事を目的に、勉強会を開催しました。業務全体の流れからスキャナーの使用感・操作性など業務に沿ったトータル的なサポートにより、導入前の不安を解消することができました。
短期導入を実現
課題解決に向け早期にOCRソフトを活用したいと考えていたF社様。帳票定義をトレーニングと並行しながら、定義作成を連携して行うことにより時間を短縮。導入決定から1ヶ月後には暫定稼働、2ヶ月後には本稼働を開始しました。
導入効果
OCRソフトの活用により、従来の業務フローを変えることなくデータエントリー作業工数の60%削減に成功。新たな形の帳票定義にも、IT部門のメンテナンス担当者の対応が可能となり、大きな工数削減が図れ、働き方改革につながりました。
当社調べによる想定数値
お客様概要
| 業種 | 商社 |
|---|---|
| 従業員数 | 約400名 |
