輸出関連帳票の入力作業をクラウド型キャプチャーサービスで大幅に効率化

国際物流を担うM社様の輸出入・通関代行業務を行なう部門では、荷主様から発行される輸出関連帳票を月に約7,000件も処理を行っており、キーボード入力によるエントリー業務に大きな負担がかかっていました。働き方改革実践に向け、作業の大幅な改善を図ることになりました。
お客様の課題
時間的制約のある入力業務の効率化、スピードアップを図りたい
月間約7,000件も発生する輸出関連帳票は、すべて紙帳票を業務システムへ手入力しており、これを貨物船が出港するわずかな時間のなかで実施しなければなりません。決してミスは許されず、作業にかかる身体的・精神的負担が、従業員に重くのしかかっていました。働き方改革が叫ばれる昨今、遅い時間まで残業を強いられる現状は、看過できるものではなく、業務効率化を図るよう検討を進めておりました。

PFUのご提案・取組
「入力作業」を削減し、「業務」を効率化するクラウド型キャプチャーサービス
PSCS(PFU Smart Capture Service)をご提供
01 高いOCR技術のキャプチャーサービスを提供
荷主毎にフォーマットが異なる輸出関連資料(INVOICE、SHIPPING INSTRUCTION)を電子化する際に、帳票にあわせて最適なOCRエンジンを自動選択し、高度な画像処理技術で高精度に文字を読取。入力業務に必要な情報を自動的に抽出し、CSV出力したデータを業務システムに登録します。このように入力業務の自動化を行うことで、大幅な効率化が実現できます。
02 最小限の投資で導入・運用可能
クラウド型であるため、自社に環境を準備することなく手軽に導入・運用が可能。トライアルサービスで効果を実感した上で、必要最小限の投資から手軽にスタートすることができます。さらに、導入後の適用業務・利用規模の拡大も容易に対応できます。
03 様々な帳票に対応可能
事前にOCR定義された帳票が数多く準備されています。今回対象のINVOICEも標準帳票として用意されていますので、現状の業務へ素早く導入することが可能です。
※個別の帳票は有償サービスで対応します。

導入のポイント

人的作業ミスが削減され、作業負荷を大幅に軽減
すべて手作業で行っていた業務システムへの入力業務。加えてミス発生時には手戻りとなりムダな作業が増えていましたが、PSCSを導入し自動化することで作業ミスが削減。照合作業もOCR結果をチェック修正するのみと短縮化されたことで、一連の作業負荷が大幅に軽減されました。
トライアル運用で、高い認識率を体感
本番前にサンプル帳票を頂き読取評価を実施したところ、非常に高い認識率の結果を実際に体感頂いた事で、お客様の不安感を払拭。続く実際の帳票によるトライアル運用においては、読取項目数が増えたものの、一部チューニングによる認識率向上対応を実施。最終的に認識率95%程度と好結果の実現により、実務運用に充分問題無いレベルと判断頂けました。
導入効果

短時間での入力を余儀なくされ、従業員にとって大きな負担となっていた輸出関連帳票にかかる作業時間を月間約300時間削減。業務効率化が図られたことに加えて、従業員の満足度も向上し、働き方改革につながりました。
さらに今後は、輸入関連帳票への対応にも範囲を広げ、働き方改革を加速されています。
当社調べによる想定数値
お客様概要
業種 | 倉庫・運輸関連業 |
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従業員数 | 約4,000名 |
対象部門 | 貿易部門 |
対象業務 | 輸出入・通関代行業務 |