はい、こんにちは、文具王です。文具王のScanSnapスーパー活用術。今回のテーマは確定申告です。

本業でも副業でも個人でお仕事をされている方は毎年頭が痛いのが確定申告。領収書やレシート、請求書など、皆さんはどのように処理していますか？

私の場合は、雑誌やメディアなど取引先が広く浅く多いので、毎年支払調書の枚数が多く、支出では文房具の購入レシートなんかが経費になるわけですが、これがまた細かく大量にあって困るわけです。

ですから、経費処理については毎月整理して税理士に提出するということにしているわけですが、その前にレシート等の一覧表作成を代行していただいています。

1. 経費に関わる書類は全てスキャン

私の毎日の作業としては、財布から出したレシートや郵便で届いた経費に関わる書類は全てその場でスキャン。スキャンされた書類はScanSnap Cloudを経由して、Evernoteの「【領収書】未処理」というノートブックに転送されるように設定しています。

このノートブックは入力代行の人と共有しているので、代行の人はここに書類があれば一覧表に入力し、処理済みのフォルダに移動。翌月にはスキャンしたレシート類と一覧表を税理士に提出する、という流れになっています。スキャナ－はもちろんScanSnapです。

2. こまめにスキャンするならScanSnap iX1300、仕事用とプライベートを分けたいならiX1600

普段からレシート等をこまめにスキャンするならiX1300が便利です。場所を取らないコンパクトなボディで、本体前面から紙を挿入してスキャンできるリターンスキャンとScanSnap Cloudを利用すれば、給紙トレーを開くことも、PCを立ち上げることもなく、ワンプッシュでクラウドサービスの指定場所に保存できます。

同じレシートでも、仕事用とプライベートを分けて保存したいといった場合には、目的別にスキャン設定を分けて保存できるiX1600がオススメです。スキャンプロファイルを割り当てたボタンを設定しておけば、迷うことなくスキャンできます。

3. 電子帳簿保存法の改正で、国税関係書類の電子化が始めやすくなった

ところで、皆さんは、電子帳簿保存法が改正になったのはご存知でしょうか。
電子帳簿保存法は、帳簿や電子取引、書類といった国税関係帳簿書類の電子化の要件を定めた法律です。国税関係の書類について、電子帳簿保存法の中で、紙の原本に代えてスキャナ画像を保存することが認められていますが、ペーパーレス化を一層推進する観点から、手続きや用件が大幅に緩和され、2022年1月に施行されました。これによって領収書など国税関係書類の電子化を始めやすくなります。

ScanSnapは全機種、電子帳簿保存法で定めるスキャナ保存に対応した「e-文書モード」を搭載しています。このモードは、解像度や階調数、圧縮強度など、国が定める必要な画質等の要件をクリアしています。
書類の読みやすさを優先する通常モードとは若干画質が異なりますので、普段の書類とはプロファイルを使い分けるのがオススメです。

ScanSnapは全機種、電子帳簿保存法で規定されている解像度、階調性、圧縮強度などの画質要件を満たすe-文書モードを搭載。不正につながる改ざん跡なども見逃さない

また、今回の改正で、メール等で受け取った請求書や領収書など、電子取引のデータは、データのままでの保管が義務付けられました。
ですから、電子と紙の取引を一元管理するには、紙書類をスキャンして電子化する必要があります。

電子取引の取引情報と紙書類のスキャナ保存情報を一緒に管理できるクラウドサービスを利用すればこれらのデータをスッキリと一元管理することが可能です。

現在ScanSnapから連携可能なサービスとしては

• freeeの「freee会計」
• invoxの「invox電子帳簿保存」
• TKCの FXシリーズ「証憑管理機能」

などがあります。

今回紹介した内容についての詳しい情報は、ScanSnapについての問い合わせはPFUイメージングサービス&サポートセンターへ、税金・法令に関しては、国税庁のホームページをご覧ください。

とても面倒でややこしい確定申告ですが、怠ると大変なことにもなりますので、普段からなるべく手間をかけずに、きちんと処理するしくみを作りましょう。

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

もっと詳しく

ScanSnap iX1300

毎分30枚（A4カラー/300dpi）の高速読み取りが可能な「Uターンスキャン」と、一般的な紙からA3までの大きな書類、厚手の原稿等の読み取りも可能な「リターンスキャン」2つの読み取り方法を備え、仕事環境や家庭に発生する多様な書類をすばやく電子化します。

もっと詳しく