タブレット活用すると効果的な紙帳票の特徴をご紹介！
前回の記事では、タブレット活用による紙のデジタル化ということで、現場にある身近な紙に着目する所からお勧めいたしました。
そこで今回は、現場で利用している様々な紙のうち、タブレット活用がより効果的なのはいったいどのような紙で、どのような特徴があるのかをご紹介いたします。
1. タブレット活用に効果的な紙帳票の特徴
タブレットに置き換えると効果的な紙には、共通する3つの特徴があります。
- 特徴1：記入ミスや漏れを無くしたい
- 特徴2：多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
- 特徴3：使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい
では、どのような紙がこれらの特徴を満たすのでしょうか。
2. おすすめの紙帳票
タブレット活用におすすめの紙は、「点検チェックシート」と「申込書」の大きく2種類に分類できます。「点検チェックシート」と「申込書」について、業務や紙の特徴をそれぞれ見ていきましょう。
2-1. 点検チェックシート
まずは、設備や施設の点検、作業チェックなど、自社内点検または保守サービス等で利用する「点検チェックシート」です。
- 特徴1：記入ミスや漏れを無くしたい
記入モレや間違いにより、品質や後工程に影響が出てしまうものがあると思います。
こうしたミスを排除したい帳票に注目です。 - 特徴2：多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
点検時に撮影した写真を、帳票と紐づけて保管しているものはないでしょうか。
事務所に戻ってから整理して保管するなど、手間のかかる作業は無くしたいものです。 - 特徴3：使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい
点検のしやすさや視認性等、現場の経験が詰まった帳票を使われていませんか。
そのようなノウハウが凝縮されている帳票は、そのままのカタチで活用したいですよね。
2-2. 申込書
次に、各種サービスの入会や契約の際に利用する「申込書」です。
- 特徴1：記入ミスや漏れを無くしたい
申込書の内容に誤りやモレがあると、お客様にご迷惑をかけることになります。
無駄なコストを排除するためにも、こうした要因を持つ帳票には注目です。 - 特徴2：多くの証拠を管理したい(写真・時間・場所・サイン)
お客様に押印いただいたり、自署いただいたりする点も特徴の一つです。
昨今、「脱ハンコ」という言葉も良く耳にしますので、すでに注目されている観点ですね。 - 特徴3：使い慣れている紙のフォーマットをそのまま活用したい
窓口等での手続きは多岐にわたり、少量で多様な帳票を扱っていると思います。
こうした様々な帳票がそのままのカタチでタブレット化されると、シンプルで分かりやすいですね。
3. まとめ
今回は、タブレット活用すると効果的な紙の特徴をご紹介しました。「点検チェックシート」や「申込書」のような帳票をお使いであれば、タブレット化することで業務を改善しませんか。
タブレット活用には、誰でも簡単に使えるタブレット帳票ソフトウェア「BIP Smart」がオススメです。「帳票の種類が多い」、「帳票の更新頻度が多い」または、「現場の帳票を忠実に再現したい」というケースには最適ですので、ぜひご検討ください。
