e-文書法に対応するには
e-文書法に対応する要件
e-文書モードで原稿をスキャンすると、以下の法令要件に対応したイメージデータを作成できます。
- 財務省の省令（電子帳簿保存法）に定められた要件
解像度：200dpi（8 ドット /mm）以上
カラー：24bit カラー（RGB 各色 256 階調）以上またはグレー（256 階調以上）（*1）
*1： 国税関係書類の文書でグレー（256 階調以上）での保存が認められるのは、資金や物の移動に関連しない国税関係書類や定型的な約款が定められた契約申込書などの文書です。
例：見積書控、注文書控、定型的な約款が定められた保険契約申込書
- 厚生労働省の省令に定められた要件
診療等の用途に差し支えない精度
e-文書法に対応するには、e-文書モードで原稿をスキャンしてください。
ScanSnap は、各省令に合わせてスキャンする機能を持っていますが、それだけでは、紙原本に換えてイメージデータでの保存はできません。各省庁より出される省令、およびガイドラインに従い、場合によっては、電子署名・タイムスタンプをイメージデータに付与し、管理および運用していく必要があります。詳細は、当社にお問い合わせください。
レシート、見積書などの国税関係書類は、税法で確実な保存が規定されている重要な文書です。これらの文書をイメージデータとして保存し、紙原本を廃棄するためには、電子帳簿保存法の要件に対応したシステム、業務規程の作成、および運用などの法定要件を満たす必要があります。詳細は、省令を必ず参照してください。
原稿をスキャンしたあとの検証
紙文書を電子化する場合、原稿をスキャンしたあとに原稿の情報が正しくスキャンされているかどうかを、以下の観点で検証しなければなりません。
ページの抜けがないか
文字がつぶれて読めない箇所がないか
ごみ、すじなどで不鮮明な箇所がないか
割り印などの、原稿の端にある情報が欠けていないか
イメージデータの検証で問題があった場合、再度原稿をスキャンして検証します。
イメージデータは、一切の修正を行ってはいけません。