よくある質問

税法で原則 紙で作成・保存を義務づけられた国税関係帳簿書類を電磁的記録として保存を容認する法律です。
電子化するためには一定の要件に従って保存する必要があります。
詳しくは、リンク先の資料をご覧ください。

国税関係帳簿と国税関係書類では、それらの保存等を行う場合の要件の内容が異なります。
国税関係帳簿についてはさらに、令和3年度の税制改正によって過少申告加算税の軽減措置の対象となる信頼性の高い帳簿である「優良な電子帳簿」とそれ以外の帳簿に区分されたことにより、それぞれ要件が異なっています。
詳しくは、リンク先の資料をご覧ください。

業務システム（販売等の個別取引データを保存）のデータもあわせて保存する必要があります。なお、過少申告加算税の軽減措置を受けようとする場合は、全て優良な電子帳簿の要件を満たして保存等を行う必要があります。
詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問19を参照ください。

税務調査の際に税務職員が確認可能な状態で提出されるのであれば、形式や並び順は問われませんが、ダウンロードデータについては、通常出力可能なファイル形式等（CSV形式等）で提供される必要があります。
記憶媒体の提示・提出については「ダウンロードの求め」に含まれていませんが、税務調査において、質問検査権に基づく確認の対象となる場合があります。

画像やPDFデータに変換して保存するだけでは検索性等が劣るため、検索性等を備えたデータ（CSV形式等）も併せて保存しているなどの事情がない限り、画像ファイルやPDFデータを提示・提出できるようにしている場合であっても、「ダウンロードの求め（電磁的記録の提示・提出の要求）」に応じることができるようにしているとは認められません。
詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問22を参照ください。

手書により新たな情報を付加したものは、一貫して電子計算機を使用して作成したものではないので、書面（紙）保存が必要です。

過少申告加算税の軽減措置を受けようとする国税の法定申告期限までに提出があれば、あらかじめ提出があったものとして取り扱うこととしています。
詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問42を参照ください。

令和4年1月1日前において現に令和3年度の税制改正前の承認を受けている国税関係帳簿（以下「承認済国税関係帳簿」といいます。）についても、あらかじめ、特例適用届出書の提出が必要となります。

まずは既存のソフトウェアの取扱説明書等で電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の要件を満たしているかの確認が必要です。
また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「JIIMA」といいます。）の認証を受けているか、当該ソフトウェアの販売元にご確認ください。
具体的な対応製品については、国税庁のホームページからご確認ください。

原則として、取りやめの届出書は必要ですが、以下を行う場合には提出は必要ありません。

• 令和3年度の税制改正後の要件で電磁的記録の保存等を開始した日（優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の適用を受けようとする場合には、優良な電子帳簿の要件を満たして保存等を開始した日を含みます。）について、管理、記録をしておくこと。
• 税務調査があった際に、上記の管理、記録しておいた内容について答えられるようにしておくこと。

※その他、第8条第4項（過少申告加算税の軽減措置）の規定の適用を受ける旨等を記載した届出書に併せて、取りやめようとする承認済国税関係帳簿の種類等を記載する場合も取りやめの届出書は必要ありません。
詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】問56を参照ください。

決算関係書類を除く国税関係書類が対象です。
なお具体的には取引に関して取引先から受領した書類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類）および自社発行した書類で"写し"がある場合はその"写し"が対象です。
詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】問2を参照ください。

令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、最低限の同等確認（電磁的記録の記録事項と書面の記載事項とを比較し、同等であることを確認（折れ曲がり等がないかも含む））後、すぐに廃棄して問題ありません。
但し、以下のケースを除きます。

• 入力期間を経過した場合
• 備え付けられているプリンタの最大出力より大きい書類を読み取った場合

国税関係書類のスキャナ保存に当たっては、画質・検索などの一定の要件を満たす必要があります。
詳しくは、リンク先の資料をご覧ください。

電子データがある時点に存在していたこと及び当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明する仕組みです。総務大臣が認定する時刻認証業務に係るタイムスタンプを付与します。
※令和5年7月29日までは一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与することも認められます。

時刻証明機能を備えたクラウドサービス等を他社へ提供しているベンダー企業等の場合には、サービスの提供を受けている利用者（第三者）との関係性から当該システムの保存時刻の非改ざん性が認められますが、自社システムでは非改ざん性を完全に証明することはできないため、自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます。

概要を以下に示します。詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】問34を参照ください。

【訂正削除履歴の確保の方法】
・受領した書類は第1版として管理すること
【更新処理の方法】
・更新処理ができるのは一番新しいヴァージョンのみとする
【訂正及び削除前の内容確認ができる】
・全ての版が確認できること／訂正削除した場合は訂正削除前の内容が確認できること

基本的には帳簿の処理方法（税抜経理/税込経理）に合わせるべきですが、税抜・税込を統一せずに受領した国税関係書類に記載されている取引金額を検索要件の記録項目とすることとしても差し支えありません。

記載すべき金額がない書類については、「取引金額」を空欄又は1円と設定することで差し支えありません。ただし、空欄とする場合でも空欄を対象として検索できるようにしておく必要があります。

スキャナ保存の要件を満たさず保存されている電磁的記録については、各税法上の保存書類としては取り扱われません。

まずは当該ソフトウェアの取扱説明書等で電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認してください。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「JIIMA」といいます。）の認証を受けているか、当該ソフトウェアの販売元にご確認ください。
具体的な対応製品については、国税庁のホームページからご確認ください。

認められません。
他者から受領した電子データを書面等に出力して保存することは、電子帳簿保存法や他の税法に基づくものではありませんので、その出力書面等は電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存の対象となりません。

以下を行う場合は、取りやめの届出書を提出する必要はありません。

• 令和3年度の税制改正後の要件でスキャナ保存を開始した日について、管理、記録をしておくこと。
• 税務調査があった際に、上記の管理、記録しておいた内容について答えられるようにしておくこと。

詳しくは国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】問68を参照ください。

⑴～⑺のいずれも「電子取引」に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータを保存しなければなりません。

各保存の留意点については、国税庁HPの電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】問4を参照ください。

電子帳簿保存法が規定する電子取引の取引情報に当たらないため、保存義務はありません。

電子取引に該当します。振込等を実施した取引年月日・金額・振込先名等が記載されたデータを保存する必要があります。

電子データと書面の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内等で取り決めている場合には、当該書面の保存のみで足ります。
ただし、書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなどその内容が同一でない場合には、書面及び電子データの両方を保存する必要があります。

電子取引の保存等を行う場合の要件の概要について示します。

• 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）
• 見読可能装置の備付け等
• 検索機能の確保
• 次のいずれかの措置を行う
  一．タイムスタンプが付された後の授受
  二．速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
  三．データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して授受及び保存を行う。
  四．訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

国税庁が示す例として、以下のような方法があります。

1. 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
   例） 2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_㈱国税商事_110000」
2. 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3. 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける。

国税庁が例示する規程のサンプルについては、リンク先を参照ください。

規則第4条第1項第4号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」は、当該規程によって電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたものです。
国税庁が例示する規程のサンプルについては、リンク先を参照ください。

保存されるデータがxml形式等の取引情報に関する文字の羅列であっても、請求書等のフォーマットや日付・金額等の項目ごとに並べた一覧表形式で表示する等により視覚的に確認・出力されるものについては、電子帳簿保存法の要件を満たすものとなります。

取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法で編集されていれば、ExcelやPDFでもよく、授受したデータそのものを保存する方法に限りません。
※手動により転記して別形式のデータを作成する場合は変更可能性があるため、認められません。

内容を一切変更することなくコードの表記のみを変更することは、合理的な編集に該当するため認められます。ただし、変換テーブルを使用し、コード変換が自動的に行われ、変換テーブルを併せて保存をしておくことが必要です。

訂正削除履歴を確保するにはデータの保存だけではなく、データの授受も当該システム内で行う必要があります。電子メールはデータの授受において改ざん防止のための措置を講じていることにはなりません。
データの授受を当該システム外で行うことがある場合には、別途、不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程を制定して遵守するなどの方法によって改ざん防止のための措置を講じることが必要です。

国税庁が示す例として、以下のような方法があります。

1. 請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
   例） 2022年（令和4年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_㈱国税商事_110000」
2. 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
3. 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける。

国税庁が例示する規程のサンプルについては、リンク先を参照ください。

認められます。

令和4年度の税制改正で経過措置として整備された宥恕措置を踏まえ、令和5年 12 月 31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の際に提示又は提出ができるようにしてあれば差し支えありません。ただし、それ以後は対応されていないと法令違反となります。計画的な準備が必要です。