こんにちは、文具王です。文具王のScanSnapスーパー活用術。

今回はScanSnap iX1600とiX1500に加わったテレワークにも便利な新機能についてお話しします。

ScanSnap iX1600とiX1500は、液晶タッチスクリーンとWiFi接続機能を備え、パソコンなしでもデータをクラウド上にアップすることができます。これまでもこの機能を使って、多くのクラウドサービスと連携することができましたが、今回の新機能では、直接Eメールを送信することが可能になりました。つまり、書類を給紙カバーにぽんと置いて、メール送信用のプロファイルボタンを選択。あとはスキャンボタンを押すだけで、あらかじめ設定されている送り先に、スキャンした書類が添付されたメールが自動的に送信されます。

設定方法は従来のプロファイルを作るのと同様ですが、新規プロファイルを作る際に、「直接メール送信」というテンプレートを選択。「送信設定」の項目が出てきますので「宛先」と「件名」を記入します。一つのプロファイルにメールアドレスは10件まで設定することができます。また、ここで設定した件名が自動的にメールのタイトルになります。

これでセット完了。あとはこのプロファイルボタンを使ってスキャンするだけで、自動的に登録されたアドレスにメールが送信されます。

※ただし、送信元のメールアドレスはいつもの自分のアドレスではなく、noreply@mail.cloud.scansnap.com になりますので、迷惑メールと間違えられないよう、相手に伝えておく必要があります。

では、この新機能。どんなときに使えるでしょうか、いくつかご提案したいと思います。

【使い方その1「自分から誰かに送信する場合」】

私の場合だと手書きの校正を編集者に送ることがあるのですが、これまでだとどうしてもPCのメーラーを開く必要がありました。今回の設定ならPCを起動することもなくすぐに送ることができるのでとても楽です。このほかにも、たとえばリモートワークで自宅から上司に宛てておくとか、伝票類を経理に送るといった使い方もできますね。1つのプロファイルに送信先のアドレスは10個まで設定できますから、チームのメンバーのアドレスを登録しておけば、素早く資料を共有することもできます。

また、ちょっとかわったやり方としては自分自身に送信することも可能です。たとえば自分の会社のメールアドレスを登録しておけば、自宅のScanSnapから、会社のPCのアドレス宛てに手書きのメモなどを送っておくといったことも可能です。

【使い方その2「メール連携機能をもつサービスに送信する場合」】

スキャンデータを添付したメールを送信できるということは、たとえば、メールを送ることで操作できる様々なサービスと連携が可能です。たとえば、スラックやティームズなどのチャットツールは、メールでコメントや添付ファイルを送ることができますから、手書きの指示を書き込んだ資料やラフ図面、チャートなどを送ることができます。

また、秒速FAXや、まいとーくクラウド、メッセージプラスなどのインターネットファックスサービスを利用すれば、スキャンしたデータをFAXとして相手先へ送信、FAXの代わりとして使えます、未だFAXでないと受け付けられないという取引先にも、書類を送信することが可能です。

【使い方その3「家族で共有する場合」】

家族でも共有可能です。例えばお子さんが帰宅して学校からのお知らせ書類をスキャンすれば、すぐにお母さんやお父さんのスマホにメールが届く。ということも可能です。

また、実家に帰省した際に、このScanSnapを設定して置いてくれば、パソコンをつかうのは苦手というご家族の方でも、紙をセットしてボタンを押すだけですから、様々な契約や申請とか、医療や福祉関連など、みのまわりのめんどうな書類なども共有できて安心ですね。

これまでも、PCを使わずにScanSnapクラウド経由でDropBoxやEvernoteなどの共有フォルダにデータをアップすることはできましたが、今回の新機能を使えば、相手が自分と同じ特定のクラウドサービスを利用していなくてもメールで共有できますし、メールにすることで送ったことがより相手に気づかれやすくなりますので、見落としが減るのではないかと思います。

ScanSnap iX1600 iX1500 のプロファイルボタンを使った、ダイレクトなクラウド連携機能に、また一つ新しい選択肢が増えました。あなたならどう使いますか？

ぜひいろいろ試してみて下さい。

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