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デジタル確定申告で書類管理と記帳作業の工数を半分に ~売れっ子フリーランスエンジニアのScanSnap活用術~

デジタル確定申告で書類管理と記帳作業の工数を半分に ~売れっ子フリーランスエンジニアのScanSnap活用術~

フリーランスになる前は会社にまかせていた税金の申告も、自営業者になると個人で確定申告しなければなりません。さらにインボイス制度、電子帳簿保存法などの制度の改正や変更も重なり、自営業の会計処理に関する作業負荷は増える一方です。

フリーランスSE、ITスクール講師、サロン主催者など、いくつもの顔を持つ個人事業主の鵜野さんは、日々溜まっていく領収書やレシートを「ScanSnap iX1600」で定期的にスキャンし、クラウド上のOneDriveに保存。ScanSnap Homeで管理しつつ「やよいの青色申告 オンライン」を使って確定申告を効率化しています。

忙しい毎日を過ごす鵜野さんが、ScanSnapをどのように活用して、確定申告に役立てたのか、その実践と感想を伺いました。

目次

    紙の情報を、もっと自由に 情報整理に長けたスキャナーScanSnap

    1.電子帳簿保存法の改正をきっかけに領収書やレシートの電子化を検討

    ――鵜野さんは、「ScanSnap 確定申告モニターキャンペーン」に参加される前から、ScanSnapをご存じだったそうですね。

    はい、初代のiPadを購入した頃は「紙の書籍を裁断してスキャナーで取り込み、PDF化してiPadで読む」という、いわゆる「自炊」が話題になっていたのですよね。私も自宅にある本を電子化しようと自炊ができる施設に本を持ちこんだことがあり、そのときにScanSnapと出会いました。

    そこで使ったときの印象が衝撃的というか驚きで...。大量のページがこんなに速くスキャンできるんだな、と。「買いたい」と思ったものの、当時はまだ子どもが小さく断裁機を置くのがためらわれたので、そのときは断念したんです。

    一昨年、電子帳簿保存法改正に伴ったシステム開発に関わった際に、お客様がScanSnapを使用されていたこともあって「ScanSnapが欲しい」という気持ちが再燃しまして。そのときはScanSnap iX100を購入しました。

    現在は一度に両面スキャンできるScanSnap iX1600を使っています。圧倒的にスピードが速くなり、より快適になりました。

    2.ScanSnapで電子化したレシートを見ながら「やよいの青色申告オンライン」に入力

    ――ScanSnapを導入する前はどのようにレシートや領収書を管理していましたか?

    もともとは領収書やレシートを全部ノートに貼り付けて管理していたんです。ScanSnapを使うようになってからは、原本は全部封筒に入れておき、スキャンしてデータで管理できるようになりました。

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    ――ScanSnap導入後の記帳の手順を教えてください。

    レシートや領収書はプライベートも仕事も全部、普通の封筒に入れておきます。記帳は月に2回程度ですね。封筒がいっぱいになってきたらiX1600でスキャンして、データはOneDriveに保存します。仕事上のものが70%でプライベートが30%くらい。月に大体20から30枚なので、年間だと300枚ほどになります。

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    digiup226-05_ScanSnap_Report_UNO.jpg電子化されたレシートや領収書を、仕事のものかプライベートなものかが分かるように、ScanSnap Home上でタグ付けして仕分けします。このタグ機能は本当によく活用しています。また、プロファイルを使っての分類も有効に活用しています。

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    その後、ScanSnap Home上のレシートや領収書を見ながら仕事上のものを「やよいの青色申告オンライン」に記帳していきます。少し手間は増えてしまいますが、プライベートなものも混ざっているので、いきなり会計システムに入力するということはしていません。

    digiup226-07_ScanSnap_Report_UNO.jpgフリーランスになってから5~6年になりますが、ずっと「やよいの青色申告オンライン」を使っています。機能がどんどん強化され、マイナンバーカードを利用して、ネット上で全ての申告手続きが完結するようになり、とても便利になりました。

    ――毎月2回の記帳作業で、確定申告の手続きは効率化できましたか?

    効率化できています。ScanSnapを使う前はノートを全部見直して最終チェックするのに、1~2日かかっていました。ScanSnapではスキャンしたデータをCSV出力して一覧表示できるので、チェック作業も半日で済むようになりました。iX1600でスキャンするようになってからはさらにスピーディーになりました。毎月やっているので、確定申告の時期に集中することも回避できています。

    digiup226-08_ScanSnap_Report_UNO.jpg――電子帳簿保存法の対応はされているのでしょうか?

    電子取引については対応しています。電子帳簿保存法に関するシステムに関わっていたので、すんなり対応できました。今後は電帳法スキャナ保存も見据えていきたいと思っています。

    3.めざすは蔵書の電子化 名刺交換、プライベートでもScanSnapをフル活用

    ――確定申告以外でScanSnapを活用していることはありますか?

    名刺管理機能が便利ですね。独立以前は、オフィスから出ることがほとんどなかったのですが、フリーランスになってから名刺交換する機会が増えてきました。ITスクール講師を始めたり、コミュニティを立ち上げてからは多くの方との交流が増え、名刺もどんどん溜まっていきます。

    交流会のようなイベントに参加すると、20枚以上は名刺をもらうので、ScanSnapで取り込んでScanSnap Home上で一元管理しています。検索をかければ一発で出てくるので、名刺ホルダーをペラペラとめくって探すという手間がなくなりました。

    ――名刺スキャンのOCRの精度はいかがでしょうか?

    名刺管理のOCR精度は非常に高いです。名前やメールアドレスもほぼ正確に認識してくれて、すぐに連絡できるので重宝しています。

    あとは打ち合わせの資料や企業様の会社概要などもスキャンしています。打ち合わせ資料はA4用紙が多いので簡単ですが、会社概要のような二つ折りや三つ折り資料になると少し面倒でした。最近、二つ折りのA3/B4原稿をスキャンできるプロファイルがあることを知って使っています。現在は用途によって4つ位のプロファイルを使い分けていますね。

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    ――仕事以外でもScanSnapを活用されていますか?

    子どもが学校でもらってくるプリントや遠足の時に購入したプリント写真をスキャンしました。データ化して一番便利だったのは、子どもの運動会のプログラムですね。PDFファイルでスマホに入れておけるので、運動会の間、紙を持ち歩かずに済みました。

    ――今後、ScanSnapで取り組みたいことはありますか?

    溜まっている本を電子化したいですね。

    本はできるだけ電子書籍で揃えたいと思ってはいるのですが、ビジネス書や自己啓発書は、ものによっては電子化されない本もあります。ときどき古本も買いますから、これから少しずつ電子化して本棚をスッキリさせたいです。

    ScanSnap_iX1600

    ScanSnap iX1600

    毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

    この記事を書いた人

    フリーランスシステムエンジニア 鵜野 仁史

    個人サイト

    大阪在住。2018年よりフリーランスシステムエンジニアとして活動開始。企業のシステム開発/ホームページ開発のかたわら、2022年よりITスクール「Tech Career College」(運営会社 有限会社HuMan 代表 立花真由美)の講師を務め、2023年よりシステムエンジニア向けのコミュニティ「よっTech?」を主宰。プライベートでは2児の父。

    unohitoshi
    取材協力

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