Excel/スプシでの帳簿作成にはレシートデータのCSV出力がおすすめ！～確定申告を楽に！ScanSnap活用術～

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案件獲得も事務作業も、すべてを自分ひとりで抱える個人事業主が面倒と感じる作業に「経費支払いの管理」や「確定申告の記帳」があげられます。

便利なクラウド会計サービスを利用して効率化している方もいれば、「面倒ではあるが、経費計算にはコストをかけたくない...」という方も多いのではないでしょうか。

帳簿をExcelやスプレッドシートで作成している方にとって、日々の経費レシートを1枚ずつ手入力するのは面倒な作業です。毎日こまめに入力できればよいのですが、なかなかそうもいきません。

今回は、ScanSnapでレシートをまとめてスキャンしたレシートデータをCSV出力する機能を活用し、経費管理を効率化する方法を紹介します！

経費をExcel/スプレッドシートで管理する

青色申告に必要な帳簿の１つである「現金出納帳」は、事業における日々の現金の入出金を管理するために作成する帳簿です。

取引ごとに「相手方の名称」「品名」「数量及び単価」「金額」を確認できればよいというシンプルな帳簿で、会計のためのアプリやソフトのほか、Excelやスプレッドシートのテンプレートも数多く公開されています。

各種の帳簿作成には簿記の知識も必要ですが、「現金出納帳」については日々の経費をCSVファイルに出力できれば、比較的作成しやすいのではないでしょうか。

次に、経費のレシートをScanSnapでスキャンし、CSV出力する方法を紹介します。

Excelやスプレッドシートで帳簿を作成する方におすすめなのがScanSnapの「CSV出力」です。

ScanSnapでスキャンしたレシートデータから、ScanSnap HomeのOCR機能で「日付」「店名」「金額」を抽出。誤り箇所がないかを確認し、修正したらCSVファイルで出力。その後は、お使いのツール（Excel/スプレッドシート/会計ソフト）で自由に加工できるようになります。

それでは、溜まったレシートとScanSnapを準備して始めましょう！

以下のページから、お使いの機種とOSに対応するScanSnap Homeをダウンロードします。

画面に従ってインストールとScanSnapセットアップを完了すると、ScanSnap Homeでスキャンデータを管理できるようになります。

ScanSnap Homeにはデフォルトで「レシート」フォルダが用意されていますが、経費のレシートデータとその他のデータが混在しないよう、経費専用のフォルダに保存するのがおすすめです。

例として「経費」という名前のフォルダを作成してみましょう。

PCアイコン下の「ScanSnap Home」を右クリックし「フォルダの新規作成」から「経費」フォルダを作成します。

「レシートを管理」というプロファイルには、レシートのスキャンに適した設定があらかじめ設定されています。これを流用して「経費」のプロファイルを作成してみましょう。

ScanSnap Homeの「Scan」ボタンを押したあと、「ScanSnap Home-スキャン」のを選択します。
「新規プロファイル追加」で左側のテンプレートから「レシートを管理」を選び、「プロファイル名」を「経費」に修正します（一例です。任意の分かりやすい名前を入力してください）。
「管理」-「保存先」で、先ほど作成した「経費」フォルダ（「ScanSnap」フォルダの下に作成されています）を選択し、「追加」を押します。

「経費」のプロファイルが追加されました。