ScanSnapで書類をクラウド保存し、PC1つで身軽にワーケーション！│福岡市ワーケーション活性化プロジェクト モニターインタビュー第1弾｜Black design

ScanSnapで書類をクラウド保存し、PC1つで身軽にワーケーション！│福岡市ワーケーション活性化プロジェクト モニターインタビュー第1弾｜Black design

PFUの「ScanSnap×福岡市ワーケーション活性化プロジェクト」にて「ScanSnap iX1600」をモニターとして導入されたBlack designの宇賀神さん。

業務に必要な書類をScanSnap iX1600でデータ化後、福岡市でのワーケーションに参加いただきました。
そんな宇賀神さんに、スキャナー導入の効果や、書類のデータ化で広がる可能性、またワーケーションの魅力についてお話を伺いました。

1. 1. 『制作に必要な全て』が揃っているオフィスから離れるのは不安だった

1. 2. ワンタッチで書類をクラウド保存。ScanSnapはデータ化のモチベーションを上げてくれる

1. 3. 魅力あふれる福岡市でのワーケーション。手軽なスキャンでもっと身軽に

――はじめに御社について教えてください。

「『Black design』は、グラフィックデザイン制作事務所です。品川区を拠点に、新聞・雑誌広告やカタログ・パンフレット、ポスターやパッケージなど、紙媒体のデザインをメインに制作しております。今回のプロジェクトは私一人での参加となります」

――ワーケーションの目的や期待していたことは何ですか？

「コロナ禍の影響もあり、Web会議等を活用することで必ずしも東京でなくても仕事ができる状況を感じつつあり、様々な地域・環境でのワーケーションを模索しています。

東京で仕事・生活することに対して特に不満はないのですが、固執するつもりもなく、適度なバランスで『都市と地方』を行き来しながら相互のメリットを享受する生き方を探っている最中です。今回も、そのヒントを得るための一機会として参加しました」

――ワーケーションに対して感じていた課題や不安を教えてください。

「デザイン制作においては、さまざまな資料から刺激を受け、自由な視点で思考を深めていく時間が必要です。多様なグラフィック・イメージなどを脈絡なく眺め続けることで、新たな価値観を発見できたりします。

オフィスにはそれら『制作に必要な全て』が揃っているわけで、そこから離れる事への不安はありました。特に紙の書類・資料は膨大な量がありますから、それら全てを持ち出すことは不可能です」

――確かに、これだけの”発想の種”に触れられない環境は不安ですね。それを解決するのが、ScanSnapだったということですね。

――今回は、ワーケーション前にScanSnap iX1600をモニターとして導入いただきましたが、いかがでしたか？

「資料を全てスキャンし、データ化・ペーパーレス化する。これは、言うのは簡単でも実現するのは非常に困難です。大きな理由としては『すごく面倒くさい』から。

実は、私は10年間ほどScanSnap S1500という機種を使用してきました。これは『自炊スキャナー』という概念を創出した名機です。この時代のスキャンの進め方は、PCとスキャナーをUSBケーブルで接続し、ローカルのHDDに保存する形です。当然PCのそばにスキャナーを設置する必要があります。

それが今回、ScanSnap iX1600を導入してみて、「ロケーションフリー」という方向に進化していると感じました。PCとの接続がワイヤレスのWi-Fi接続となり、ケーブル接続を考慮することなくオフィスのどこにでも設置できます」

「また、DropboxやOneDrive、GoogleDriveなどのクラウドサービスに、スキャナー単独で直接保存することが可能となりました。スキャナーのボタンを押すだけでクラウド保存まで完了するというのは『面倒なスキャン作業をやる気にさせる』『モチベーションを向上させる』と実感しています。

またレアな使い道になるかもしれませんが、ポータブル電源などを使用すればコンセントの無いバルコニーなどでも使用可能です。実際に『Jackeryポータブル電源240』を接続してみたところ、問題なくスキャンできました。完全にスタンドアローンのスキャン環境です」

※表示された電源電圧以外では使用しないでください。詳しくはスキャナー添付の「安全上のご注意」をご参照ください。

――ほかには、どのような用途でScanSnapを活用いただいていますか？

「日常生活で出る、『捨てて良いか判断に迷う書類』の整理に使っています。

日頃、領収書や明細書などが大量に届きますが、その中には捨てて良いのか判断に迷うモノも多いのです。

そこで、迷った書類は全てScanSnapでスキャンしてしまうことにしました。必要・不要の判断を放棄してすべてクラウドに保存してしまう。これで気兼ねなく破棄することができます。

スキャンしたあとのデータ管理には、OCR機能がとても役に立っていますね。スキャンしたページの1枚目にある見出し部分の文字列などを、OCRで読み取ってファイルのタイトルに含んでくれるので、後からでも楽にファイルを探せます（※）」

※スキャン設定で「検索可能なPDF」オプションをオンにしておけば、全ページにOCRがかかり、全文検索もできます。

――業務に必要な書類をデータ化されたあと、ワーケーションに参加いただきましたが、福岡市でのワーケーションはいかがでしたか？

「福岡市の魅力として真っ先に挙げたいのは、福岡駅→博多駅まで地下鉄で２駅という利便性です。着陸してから１時間以内には市内の目的地に到着できる感覚ですね。

また行政がワーケーション支援に積極的です。今回の訪問においても福岡ワーケーションフェス、ワフパス（福岡ワーケーションフレンドリーパス）、クリエイターズWEEKなどの恩恵で、お得な滞在をすることができました。

そして市内にはシェアオフィスが充実しています。重要文化財の福岡市赤煉瓦文化館をリユースしたEngineer Cafeは、歴史と技術が交錯する刺激的な空間です。ここでは外付けモニターや、キータッチが素晴らしいHappy Hacking Keyboardを借りることもできます」

「特に私が気に入ったシェアオフィスは、福岡市西区の海外線に隣接する『SALT』です。窓を開けると潮騒がエンドレスで流れ込み、なんとも満ち足りた気持ちでワークすることができました」

「また、博多の夜の楽しみといえば屋台ですね。事前に入手した『博多屋台きっぷ（1枚1,100円）』を活用して『博多っ子純情屋台 喜柳』という店に行ってみました。この『博多屋台きっぷ』は店員さんに渡すだけで指定の飲み物と料理が提供され、しかも会計も完了します。一見さんにとっては屋台に入りやすくなりますね。

賑やかな雰囲気を味わいながら待つことしばし。観光客向けのツールだしグラスビールに軽いおつまみ程度かな？と思っていたら、まずヱビスビールの大瓶を置かれる。この時点でだいぶ価格設定がおかしい。さらに明太子を一本使った明太玉子焼、モツ煮、もちもちギョウザと美味しいつまみが並べられ、締めはトンコツ半ラーメンまで！博多グルメのミニツアーを満喫し満足・満腹です」

「この屋台きっぷ、どう考えても元が取れないのでは？と、目の前にいた大将に聞いてみると『利益？ないよ！でもせっかく博多に来てくれたんだから、美味しいもの食べて帰ってほしいじゃん！』という男前なコメント。また改めて福岡を訪れたいと思いました」

――今回利用されたシェアオフィス「SALT」にはScanSnap iX1600も設置されていますが、そのような環境でワーケーションを体験してみて感じたメリットをお聞かせください。

「これはデザイナーの職業病かもしれませんが、旅先でもリーフレットやパンフレットなど、気になるものは収集したくなります。また観光案内や施設案内など、現地でしか入手できない資料も多く、できれば全て持ち帰りたいところです。ところが紙は意外とかさばるし重いものです。

そこで今回は、設置されていたScanSnap iX1600で、入手したパンフレット等をスキャンしてみました。現地で資料のデータ化が完了することで、帰路の荷物を軽くできて大満足です。

パンフレットは中綴じ（中央部をホチキスで綴じた冊子）のものが多いので、スキャンする際にはA4ペラにする必要があります。私はこのような手順で進めました。

・中綴じのパンフレットを中央ページで見開きにする

・中心の折り目部分から、左右に引き裂く

・ホチキスの針が残るので、それを取り除く

このやり方だと、裁断面が多少ギザギザになってしまい、過去の機種であるScanSnap S1500では複数枚のダブリ紙送りが発生するリスクがあったのですが、ScanSnap iX1600は安定してスムーズにスキャンしてくれます。この給紙性能の向上も『面倒なスキャン作業をやる気にさせる』効果は大きいと感じています」

――ワーケーション先でも紙をデータ化できれば、荷物をなるべく増やすことなく過ごせるのは嬉しいですね。

「今回の経験から感じたことですが、全国各地のシェアオフィスにはプリンタだけでなく自炊スキャナーも置いてほしいですね。むしろワーケーションを推進するホテルにも設置してほしいくらいです。

ちなみに、今回持参したMacBook Airはモバイル用途のみで使用していたので、スキャンに必要なソフトをインストールしていませんでした。そのため現地でセッティングしましたが、ソフトのダウンロード・インストール・スキャナーとの接続まで、10分程度でスムーズに完了。しかも全ての作業をWi-Fiを通じてワイヤレスで行うことができました」

――オフィスでも、ワーケーション先でも、スキャナーが1台あると多様な働き方が実現できそうですね。今回は福岡市でのワーケーションでしたが、今後もワーケーションしたいと思いますか？

「都市と地方にはそれぞれメリット・デメリットが存在します。それがライフ・ワーク・スタイル全てに対して複雑に絡み合ってくるので、初めて訪れた地域に滞在するときは、何らかの課題や問題点は発生します。

それに対して『今までの生き方にこだわる』でもなく『郷に入れば郷に従え』だけでもなく、新たなスタイルを見つけていくことが、ワーケーションの魅力ではないかと考えています。

ずっと東京に住んでいるだけでは気づけなかった自分を再発見するためにも、今後もワーケーションを続けていきたいと思います」

――最後に、今回のプロジェクトに参加いただいたご感想をお聞かせください。

「新しいスキャナーを試す機会に恵まれたことで、資料のデータ化のスピードを、大きく速めることができたと感じています。それはオフィスから自由となり、どんな場所でも同じように仕事を進めるための第一歩となりました。ありがとうございます。

とはいえ、紙の書類・資料を完全に無くすことは難しいとも感じています。重要な書類や、目に留まるところに置いておきたい資料などは、紙の形で残していくことになるでしょう。情報過多の時代においては、ドキュメントごとの重要性を瞬時に判断し、どのような形態で残すかの判断力が問われることになると思います」

デジタルとアナログ、それぞれのメリットをうまく活かすことが大切ですね。今後も、多様なワークスタイルの実現に向けて、ScanSnapがBlack design様の一助となれば幸いです。本プロジェクトへのご参加、誠にありがとうございました。