仕事 2026.07.23更新

【2026年最新版】スマホ/スキャナーで紙の書類をPDF化する方法｜スキャンのやり方は？

#書類整理 #ScanSnap Tips #ScanSnap Camera #ScanSnap iX2500 #OCR #スキャン

紙の書類はスマホのアプリやスキャナーでスキャンしてPDF化できます。

数枚をササッと手軽にスキャンするならスマホのアプリ、書類の枚数が多いときやスキャンする際に解像度を指定したいときはスキャナーがおすすめです。

また、ペーパーレス化のために「電子帳簿保存法スキャナ保存制度」を利用する場合は、所定の要件を満たしたスキャン、PDF化が必要です。

この記事では、紙の書類をスマホやスキャナーでスキャンしてPDFにする方法と、PDF化のメリットについて紹介します。電子帳簿等保存制度スキャナ保存を利用したい方、ペーパーレス化したい方も必見です！

1. 紙よりも便利になる！PDFのメリット

PDF（Portable Document Format）は、ISO規格として承認されている世界的な標準フォーマットです。

データの作成時と同じソフトウェアが閲覧する側の環境になくても、OSやデバイスに関わらず同じレイアウトで表示できるという利便性があり、紙をPDF化することで次のようなメリットもあります。

① 情報にアクセスしやすい

紙の書類をPDF化してオンライン環境に保存しておくと、オフィスや自宅からいつでも情報を確認できるので、在宅勤務やハイブリッドワークがしやすくなります。さらにスキャンしたPDFにOCR（光学文字認識）処理を行って検索可能なPDFにすると、キーワードで検索できるようになります。

知っていますか？スキャン+ OCRのメリット！

OCR(文字認識)とは？紙の文書をデータ化して編集･検索を可能に

② 情報を共有しやすい

PDF化して配布またはクラウド環境で共有することで、複数の人が同時に閲覧できます。

③ コストを削減できる

請求書や領収書等を郵送している場合はPDFで送付すれば郵送費を削減できます。契約書類などもPDF化すると収入印紙代を節約でき、手間も減らせます。

紙で保管している書類はPDF化して廃棄可能なものを処分することで保管スペースも削減できます。

④ 経理をデジタル化できる

「電子帳簿保存法スキャナ保存」を利用すると、スキャンしてPDF化したデータで書類の保存に代えることができます。

ペーパーレス化を加速！電子帳簿等保存制度スキャナ保存の利用

ペーパーレス化を進める方法｜メリットと事例、電子帳簿等保存制度（2022年1月施行）の活用

たとえば営業担当が外出先で受け取った領収書やレシートをPDF化して経理担当に送り、リモートで経費精算してもらうことが可能です。

ただし「スキャナ保存」には、読み取り時に解像度や色調などの要件があるため、この要件を満たす設定でスキャンする必要があります。

e文書モードでのスキャン

法令要件を満たしてスキャンすると修正テープで消した跡（改ざん）がわかる。

スキャナーScanSnap iX2500なら、電子帳簿保存法の要件に合ったスキャン設定（「e-文書モード」）が用意されており、タッチパネルから簡単に設定を切り替えてスキャンできます。

ScanSnap iX2500
59,400円（税込）

ScanSnap iX2500をもっと詳しく

ScanSnap iX2500でのスキャンのやり方は「2-2. 大量の書類も簡単にスキャンしてPDF化｜ScanSnapのスキャナー」で詳しく紹介しています。

2. 紙の書類をPDFにする方法

ここからは、スマホでスキャンする場合、スキャナーでスキャンする場合について、それぞれのやり方を紹介します。

2-1. スマホで手軽にスキャンしPDF化｜モバイル版ScanSnap Home

紙の書類を手軽にPDF化する方法として、スキャナーアプリを活用する方法があります。スキャナーアプリを使えば、スマホのカメラで書類を撮影するだけで、画像の自動トリミングや歪み補正も行ったうえで文字を認識し、検索可能なPDFとして保存できます。

近年はさまざまなスキャナーアプリが増えており、仕事で使う資料や領収証・レシート、手書きメモなどを手軽にデータ化できるようになりました。
しかし、撮影環境やアプリの仕様によっては、

曲がる
影が入る
読みづらい
保存後にPDFファイルを整理しづらい

といった問題が生じることもあるでしょう。

そこで便利なのが、RICOHグループのPFUが提供するスマホアプリ「ScanSnap Home」です。こちらのアプリには「ScanSnap Camera」というカメラスキャン機能が搭載されており、国内シェアNo.1(※)のScanSnapシリーズで培われた画像補正技術を活用しながら、スマホだけで紙書類を高品質にPDF化できます。

※株式会社BCNが主催する「BCN AWARD 2026」においてシェア45.6%を獲得し、16年連続でスキャナ部門最優秀賞(年間販売台数シェアNo.1)を受賞。

モバイル版ScanSnap Homeで紙をPDF化する手順

手順は簡単！ScanSnap Homeを起動して「Scan」をタップし、書類がカメラに収まるように調整するだけです。

モバイル版ScanSnap Homeを起動後、カメラアイコンを選択し「Scan」をタップ

PDF化したい書類を机の上など平らな場所に置き、書類全体がスマホ画面内に収まるように調整します。
この際、書類と背景の色に差がある場所（例：白い書類なら茶色のデスクの上など）に置くと、アプリが書類の輪郭を認識しやすくなりトリミングがスムーズになります。

書類の位置や角度を認識しながら自動撮影が可能で失敗しにくい

モバイル版ScanSnap Homeでは、書類の位置や角度を認識しながら自動撮影できるため、スマホでありがちな「斜めに写ってしまう」といった失敗がしにくいのが特徴。
会議資料やメモ、契約書、レシートなど、さまざまな書類を手軽にデータ化できます。

スマホで撮影するだけで書類をデータ化・見やすく補正もできる

モバイル版ScanSnap Homeで取り込んだ書類の画像はOCRによって認識（※）されるため、キーワードから該当のファイルを検索することも可能です。

※ScanSnap Cloud（無料プラン）は活字のみ検索可能、ScanSnap Cloud+（有料プラン）は活字に加えて手書き文字の検索も可能

キーワードに該当する書類のファイルを検索できる

また、スマホでそのまま撮影した画像は、影や歪みが入りやすく、文字が読みにくくなることも少なくありません。
しかしScanSnap Cameraでは、ScanSnapシリーズで培われた画像処理技術によって自動で見やすい状態へ補正してくれます。例えば、以下のような補正機能があります。

背景除去

写真左から、背景除去なし、背景除去「弱」、背景除去「強」

左写真のように、スマホで撮影した画像には文字が裏写りすることがありますが、ScanSnap Homeでは背景除去機能により、裏面の文字を除去し見やすいデータを作成できます。
なお、背景除去はカメラ設定およびスキャン後のプレビュー画面から強弱のレベルを設定できます。
【カメラ設定の手順】

スキャン設定→カメラ設定→背景除去→強弱のレベルを設定

【プレビュー画面からの調整手順】

プレビュー画面下部のペンのアイコンをタップ→「試してみましょう」をタップ→「背景除去」をタップ
向き補正
このように、横向きに撮影した書類も自動で縦向きに補正してくれます。
カラー自動判別
書類の種類に応じてカラー、グレー、モノクロを自動判別してくれるため、データ量の節約につながります。
自動クロップ
撮影時に原稿の範囲を自動クロップ（画像内の不要な部分を切り取る）し、傾き補正や台形補正も行われます。

ScanSnap Cameraをもっと詳しく

「ScanSnap Cloud+」ではさらに便利に活用できる

有料プランである「ScanSnap Cloud+」を利用すると紙書類を単にデータ化するだけでなく、「見やすい」「探しやすい」「整理しやすい」「次のアクションにつなげやすい」状態で管理できます。

AIによる補正機能でさらに「見やすい」

ScanSnap Cloud+では、通常の補正機能に加えて、AIを活用した高度な画像補正機能も利用できます。
ここからは、有料プランの「ScanSnap Cloud+」で利用できる、ScanSnap Cameraの機能を紹介します。

フラット補正
本や冊子を撮影した際に発生しやすい中央部分の湾曲や歪みをAIが自動補正。紙面をより見やすい状態で保存できます。

歪んで見える三つ折りの書類も自動的に補正

【カメラ設定の手順】
　スキャン画面から「詳細設定」→「カメラ設定」をタップし、「フラット補正」をオンにします。
【プレビュー画面からの調整手順】

プレビュー画面下部のペンのアイコンをタップ→「試してみましょう」をタップ→「フラット補正」をタップ
影けし
撮影時に入りやすい手やスマホの影を自動で抑え、文字や図表を見やすい状態で管理できます。

影けし前（左）と影けし後（右）の比較。黒い影が見やすく補正されている

【影けしの利用手順】
　スキャン画面から「詳細設定」→「カメラ設定」をタップし、「影けし」をオンにします。
【プレビュー画面からの調整手順】

プレビュー画面下部のペンのアイコンをタップ→「試してみましょう」をタップ→「影けし」をタップ
プロファイルの追加
有料プランの「ScanSnap Cloud+」に加入することで、ScanSnap Cameraの利用時にも、領収書・契約書・写真など用途ごとの読み取り設定を、それぞれのプロファイルとして追加できるようになります。
毎回設定を変更する必要がなく、日常的なスキャン作業を効率化できます。

文書保存のプロファイル（左）と写真保存のプロファイル（右）

【プロファイルの追加手順】
　スキャン画面内の「＋」アイコンをタップし、保存先、原稿種、ファイル形式、詳細設定を選択します。

手書き文字にも対応したOCRで「探しやすい」

紙書類をデータ化するだけでは、後から必要な情報を探しづらくなることがあります。
ScanSnap CloudはOCR(文字認識)に対応しており、ファイル内の文字情報を検索しやすい状態で保存できます。
会議資料や領収書、契約書などをデータ化しておけば、キーワード検索によって必要な情報を探しやすくなります。

さらにScanSnap Cloud+の大きな特徴が、活字に加えて手書き文字にも対応したOCR機能を利用できる点。

活字はもちろん手書き文字も検索できる

例えば、打ち合わせ中にメモした内容や、手書きの申込書、付箋メモなども文字情報として認識します。「あのメモどこに保存したっけ」と探し回る心配がなく、必要な情報を後からキーワード検索で見つけやすくなります。

【検索可能なPDF(AI)の利用手順】

「スキャン設定」のファイル形式で「検索可能なPDF(AI)」を選択

AIによるファイル名生成とクラウド保存で「整理しやすい」

大量の書類をスキャンしていると、「scan001.pdf」「scan002.pdf」のようなファイルが増えていき、どの書類か分からなくなりがちです。
ScanSnap Cloud+ではAIが書類の1ページ目の内容を解析し、自動でファイル名を生成できます。

請求書のスキャニング画面（左）と自動で生成されたタイトル（右）

例えば、請求書や領収証であれば社名や日付を含んだファイル名を生成しやすくなるため、後から探す際の負担を軽減できます。
仕事用の契約書や家計関連の書類など、日常的に大量のPDFを管理する人にも便利な機能です。

【AIファイル名生成の利用手順】
スキャン画面から「詳細設定」→「ファイル名の形式」→「AIファイル名生成」にチェックします。

AIファイル名生成の利用手順

さらに、撮影したデータはクラウドサービスと連携し、Google Driveなどへ直接保存・管理もできます。

モバイル版ScanSnap HomeからGoogleドライブへのアップロード画面

紙をデータ化してクラウドサービスにまとめておけば、外出先から確認できることはもちろん、パソコンやスマホで共有しやすく紙を探す手間を減らせるメリットもあります。

リンク付きPDFで「次のアクションにつなげやすい」

ScanSnap Cloud+では、PDF内の情報を自動認識し、リンク付きPDFとして保存することも可能です。

URL・QRコード → Webサイト表示

URLをタップするとブラウザでリンク先が表示される

QRコードをタップするとブラウザでリンク先が表示される

日時 → カレンダー登録

日付・時間をタップするとカレンダーへの登録画面が表示される
メールアドレス → メール作成

メールアドレスをタップするとメール作成画面が起動する
住所 → 地図アプリ表示

住所・建物名をタップするとマップアプリが起動する
電話番号 → 発信

電話番号をタップするとそのまま発信が可能

例えば、イベント案内状をスキャンしたあとにそのままカレンダー登録したり、名刺のメールアドレスからすぐメールを送信したりできるため、紙資料を"保存するだけ"で終わらせず、日常業務や情報整理をよりスムーズに進めやすくなります。

【リンク付きPDF(AI)の利用手順】

「スキャン設定」のファイル形式で「リンク付きPDF(AI)」を選択

#item2-2

2-2. 大量の書類も簡単にスキャンしてPDF化｜ScanSnapのスキャナー

ScanSnap iX2500は、スキャンしたい紙を1度に100枚までセットし、毎分45枚のスピードで自動スキャンできるスキャナーです。

書類用や写真用など、原稿の種類にあわせて解像度などの標準的なスキャン設定が用意されているので、原稿をセットしてScanボタンを押すだけでスキャンが完了。スキャンと同時にOCR（光学文字認識）処理を実行して検索可能なPDFファイルにすることもできます（※スキャン設定で「検索可能なPDF」オプションをオンにしてスキャン）。

ScanSnap iX2500で紙をスキャンしてPDFを作成する方法は次のとおりです。

※ここでは、ScanSnap iX2500とPCを使う方法を説明します。

給紙カバー（原稿台）を開けると自動で電源がONになります。
タッチパネルで読み取り設定（プロファイル）を選びます（ここでは「ScanSnap Home」）。
ScanSnap Homeでは、原稿の種類を「文書」「名刺」「レシート」「写真」から自動的に判別し、原稿種別ごとに適した読み取り設定でスキャンできるように設定されています。

電子帳簿等保存制度を利用してペーパーレス化したい場合はスキャンの詳細設定（「スキャン設定」の「スキャンモード」）で「e-文書モード」を選ぶと、解像度、階調性、圧縮強度などの画質要件を満たした設定でスキャンできます。
スキャンしたい紙をセットします。
給紙カバー（原稿台）に、原稿の裏面（原稿が複数枚ある場合は最終ページ）を手前に向け、上端を下向きにしてセットします。
（一度にセットできるのは100枚ですが、読み取りの途中に原稿を継ぎ足すことも可能です。）
「Scan」ボタンを押してスキャンを開始します。

フォルダーにPDFが保存されます。