e-文書サービス
株式会社シモジマ様

紙文書の電子保存を「e-文書サービス」で実現
ペーパーレスによる保管・輸送コスト削減と業務効率化に成功

紙製品や包装用品の卸売事業を手がけるシモジマでは、経理業務や受注業務に用いられる紙文書の電子化を実施。PFUの「e-文書サービス」を導入し、文書保存にまつわる作業工数／コストの大幅削減や、問い合わせ対応の迅速化など、様々なメリットを実現している。

毎月大量に発生する業務文書の保存・管理が大きな課題に

東京都・台東区に本社を置くシモジマは、創業から1世紀近い歴史を有する老舗卸売企業だ。同社 執行役員 経理部長の加藤 吉信氏は「当社では、紙袋・包装紙などの紙製品事業、ポリ袋などの化成品事業、文具事務用品をはじめとする店舗用品事業の3事業をビジネスの柱としています。また、全国約250店舗のフランチャイズ店を展開しているほか、紙製品事業では自社オリジナル商品の開発・製造も実施。業界でも屈指の総合力を有しています。さらに最近では、お客様接点のさらなる強化を図るべく、ネット通販をはじめとしたオムニチャネル戦略にも力を注いでいます」と説明する。

その同社において、大きな課題となっていたのが、毎月大量に発生する業務文書の取り扱いだ。加藤氏は「基本的に当社の業務は紙ベースで動いていますので、毎月段ボール箱数十箱分もの文書が積み上がっていきます。その整理やファイリングなどには多くの作業負担が掛かる上に、法令に従って長期保存も行わなくてはなりません。また、必要な文書を探し出すにも手間と時間が掛かるため、お客様からの問い合わせ対応や税務調査への対応などでも課題を抱えていました」と振り返る。

もちろん同社としても、こうした状況にただ手をこまねいていたわけではない。同社 情報システム室 室長の田中 雄一氏は「ペーパーレス化の重要性は以前から強く認識しており、何度も改善テーマとして浮かび上がっていました。しかし、実際に取り組みを進める上では、きちんと法令要件を遵守した形でシステムを作り上げる必要があります。従来は電子帳簿保存法の要件も厳しく、どう手を着ければいいのか分からないというのが実情でした」と語る。

PFUの「e-文書サービス」に課題解決の活路を見出す

こうした問題を解決すべく導入されたのが、PFUが提供する「e-文書サービス」である。「法制度改正で要件がかなり緩和されたこともあり、情報収集のために再度セミナーに参加してみました。そこでPFUの「e-文書サービス」を知り、これなら当社でも実現できるのではないかとの手応えが感じられました」と田中氏は語る。

PFUの「e-文書サービス」は、電子帳簿保存法の法令要件を満たすための支援を提供する「e-文書導入支援サービス」と、文書キャプチャー／ファイリング／タイムスタンプなどのシステム群を提供する「e-文書対応システム構築サービス」、それに「運用サポートサービス」の3つのサービスメニューで実現。これらを活用することで、自社の要件に合った業務フローやシステム環境を、容易に実現することができる。

同社 情報システム室 次長 渋谷 俊郎氏も「こうしたサービスの充実度に加えて、PFUのスタッフが法制度や文書管理に関するエキスパート揃いであったことも非常に大きかったですね。たとえば、ツール提供だけを行っているベンダーだと、当社の業務で実際にどう使えばいいのかと聞いても適切な回答が返って来ない。これではとても安心して任せられません。その点、PFUの知見の広さは、他に類を見ないものでした」と語る。

加えて、PFUの本社オフィスを見学したことも、大きな刺激になったとのこと。PFUでは2005年よりe-文書法対応の社内実践を行っており、リファレンスモデルとして公開も行っている。「非常に綺麗に整理整頓されたPFUのオフィスには、大変感銘を受けましたね。こうした環境で仕事ができるのかという具体的なイメージを掴むことができ、その後のモチベーションアップにもつながりました」と加藤氏は語る。

新たな業務プロセス／システム環境を創り上げる際にも、PFUの支援が大きく貢献。情報システム室 係長 島村 宜史氏は「実際に取り組みを進める中では、法令要件をいかにクリアするか、当社固有の業務プロセスでネックになる部分をどう変えていくかなど、様々なことを考慮しなくてはなりません。しかし、e-文書法と記録管理に精通したPFUのSEが、具体的な手続きや書類作成に至るまできめ細かくサポートしてくれたおかげで、スムーズに申請にこぎつけることができました。これは本当に助かりましたね」と語る。

文書保管の工数・コストを削減 情報検索スピードも大幅に向上

今回のプロジェクトでは、経理部門の経費精算業務と営業部門の受注業務を最初のターゲットとして設定。両部門とも毎月大量の帳票を取り扱っており、最も改善効果が大きいと見込まれたからである。

「以前は処理が終わった文書から順番に段ボール箱に収め、半年程度は事務所内で保管していました。当然、スペースにも限りがありますので、置き切れなくなった分については都内店舗の空きスペースへ移動。さらに、長期保管用の文書については、法定期限が来るまで遠方の倉庫を借りて保管していました」と田中氏は説明する。

しかし現在では、毎月発生する文書をその都度スキャナーでシステムに登録できるため、必要な監査を経た後は元文書を廃棄することが可能に。加藤氏は「これにより営業系の受注文書を、直近3ヶ月で段ボール箱100箱程度削減できました。ファイリングや箱詰め、輸送などの作業工数も省けましたし、今後は毎年数百万円掛かっている外部倉庫のスペースもどんどん減っていきます。業務効率化の面でも、コスト削減の面でも、非常に大きな効果がありましたね」と満足げに語る。

さらに、もう一つ見逃せないのが、情報検索のスピードが格段に向上した点だ。「紙文書を手作業で探すのは大変ですが、現在では簡単な操作ですぐに必要な文書を検索できます。経理担当者からも、最近では今回導入した文書管理システム『OnBase』を使わない日は無いとの声が挙がっています」と島村氏。また、渋谷氏も「営業担当者としても、今までは内勤スタッフに聞かないと分からなかった情報を自分で検索できます。お客様対応力の強化という面でも、大きな成果につながっていますね」と続ける。ちなみに、今回の取り組みでは、経理部門では本社一括入力、営業部門では各拠点での分散入力を行っている。それぞれのニーズに合わせたプロセスを採用することで、円滑に業務が行えるようにしているのだ。

「今後は、経理／営業部門で得られた成果を、どんどん他部門にも展開していきたい。効果を実感しながら取り組みを進めれば、全社的なペーパーレス化の取り組みにも弾みが付くことと考えています」と抱負を語る加藤氏。また、田中氏も「電子文書のモバイル活用などが実現できれば、テレワークといった働き方改革などにも貢献できるはず。OCR技術の活用やRPAとの連携など、今後のPFUの提案にも大いに期待しています」と展望を語った。

企業概要

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