RICOH fi Series
注文書や発注書、検収書など
紙書類の電子化と
データ入力業務の自動化で、
人的ミスを削減、
テレワークを推進
業務に欠かせない紙書類の扱いに
お悩みではありませんか？
- 時間や場所に縛られた
働き方を改善したい！ -
- 情報が紙書類で運用されているため、オフィスでなければ仕事ができない
- 上司や担当者が社内に不在だと、承認印をもらえず業務が中断する
- 顧客からの問い合わせの際には、保管庫から紙書類を探し出すのに手間取る
- 紙や個⼈に頼った
運⽤から脱却したい！ -
- 取引先からの注文書はFAXや郵送で届くので、紙書類を削減することができない
- システムへのデータ⼊⼒のために、事業所ごとに事務スタッフが在籍している
- 情報が属人化し共有が図れていないため、担当者不在時に誰も対応できない
- 膨大なデータ入力の
作業を自動化したい！ -
- 検収書を受け取った後の、受注管理システムへのデータ⼊⼒に⼿間がかかる
- データ入力の際には、入力間違いがないかチェックする作業も負担が⼤きい
- ⽉末に検収書の処理が集中し残業が増えるが、人員を増強するのは難しい
信頼の技術と品質・約100拠点の全国サービス網
業務用イメージスキャナー「fiシリーズ」により解決！
注文書、発注書、検収書などの紙書類を、
簡単な操作でスピーディーに電子化して
自動的に共有フォルダにファイリング
テレワークや自動化を促進、業務スピードの向上を実現
紙運用により進まないテレワークを実現。
さらに、単純作業を自動化することにより業務効率を高めます。
-
-
定常業務を効率化し
テレワークも実現 -
- 紙書類をデータ化することで、自宅や外出先でも業務を進められます
- どこからでも承認処理ができるため、上司が不在でも業務が止まりません
- データ化して管理することで、必要な情報はすぐに検索／参照できます
-
定常業務を効率化し
-
- 業務の集中化／平準化を実現
-
- データを集約して管理することで、⼀か所で業務を集中処理することができます
- 事務部⾨と営業部⾨とを切り離すことで、
内部統制の強化を図ることができます - 情報の共有が進み、担当者の不在時にも代わりの社員が対応できます
-
- OCR・RPAと連携し
データ入力を自動化 -
- 既存の基幹システムはそのままに、業務プロセスの⼀部を効率化できます
-
RPAへ移⾏した単純作業は、夜間や休⽇
でもプロセスを進めることができます - 人的ミスがなくなり、二重チェックや
⼿戻りによるムダな作業がなくなります
* RPA: Robotic Process Automation
- OCR・RPAと連携し
「fiシリーズ」を使うメリット
専⽤スキャナーだからこその⾼機能
専⽤スキャナーならではの⾼速かつ安定した給紙、正確な読み取り、紙づまり防⽌、
そして、⾼度な画像処理技術により、お客様のペーパーレス化を支援します。
-
- 共⽤の複合機の空き状況を
気にせず使える - ⽉末に検収書の処理が集中する場合でも専⽤スキャナーならデスクサイドで使うことができ、高速で両面
を読み取るのでスピーディーに処理できます。
- 共⽤の複合機の空き状況を
-
- ファイル名から欲しい情報が
すぐに⾒つかる - 定型帳票であれば、発注番号など固有の⽂字列やQRコードの情報から、⾃動的にファイル名を付与します。
- ファイル名から欲しい情報が
-
- OCRの精度を高めるイメージデータ生成
- 標準ソフトウェア「PaperStream IP」の⾼度な画像処理により、視認性の⾼いイメージデータを⽣成。帳票OCRの認識精度を⼤幅に向上します。
*OCR : Optical Character Recognition / 光学文字認識
データ化することによる高い利便性
スキャンと同時にキーワード検索や全文検索を行うことができるPDFとして自動保存。
紙での保存からデータでの保存に移行することで、利便性の高い運用を実現します。
アイコンをワンクリックで、
スキャン～保存まで完了
会社／帳票ごとに、読み取り条件や保存方法を設定したジョブ（アイコン）を作成しておけば、帳票にあわせた最適な読み取り条件で電子化し、指定の出力先へ保存できます。保存先を社内のネットワークフォルダにすれば、情報の一元管理が実現でき、全社的な共有が可能になります。
* 証憑の原本廃棄のためには、税務署への電子帳簿保存法(e-文書法)の申請が必要です。
- OCRソフトウェアとの連携でさらに便利に
- AI-OCRソフトウェア「DynaEye 11」やRPAツールとの連携により、
さらに自動化を進められる運用例をご紹介します。
フォーマットの異なる帳票でも
項目名から自動読み取り
帳票上の記載位置ではなく項目名と簡単なルールにより、フォーマットの異なる帳票でも自動で読み取り位置やレイアウトを学習。さらに「AI日本語手書きOCRオプション」を導入すれば、日本語手書き文字も高精度に認識します。
* AI-OCR機能は定型帳票のみご利用いただけます。
RPAにより業務システムに自動登録
RPAツールを導入すれば、スキャンから業務システムに
登録するまでの一連の作業を自動実行できます。
- コンテンツ管理サービスとの連携で、
注文書や発注書を一元管理、
素早く参照 - OCR・ワークフロー・外部システム連携により業務デジタル化をオールインワンで提供する、
コンテンツ管理サービス「DocuWare」と連携した運用例をご紹介します。
検索機能
受注日付や得意先、商品名など、よく使う検索条件は専用検索ダイアログを設定することができます。検索条件はファイル名や日付だけでなくインデックスなどからも多彩な検索ができます。
Smart Connect機能
受注システムなど外部アプリケーション側の修正なしで検索ボタンを追加可能。
表示している内容を元に、ワンクリックでDocuWare内のドキュメントを表示することができます。
導入効果
-
- リモートでの承認により
受注処理のプロセスを短縮 -
紙の注文書を上司の席に回議する場合と比べると、上司不在によりプロセスが滞ることがなくなり、受注～承認完了までにかかる時間を14分の1へ短縮！
注釈
* 導入前：夕方に注文書を受け取り、営業事務は当日中にシステム登録。翌日、上司は外出のためプロセスは進まず。2日後、営業事務が印刷した受注内容と注文書を上司へ回議し、承認完了。
* 導入後：夕方に注文書を受け取り、営業事務は当日中に注文書をデータ化しシステムで受注処理を起票。その夜、上司は外出先から確認し承認完了。 - リモートでの承認により
-
- 人的作業ミスを削減、
新たな時間を創出 - システム登録の手入力は間違えも起きやすく、それに伴う手戻り等のムダな作業も増えます。RPAツールの導入は、作業ミスをなくし、人間を単純作業から解放し、別の業務遂行を可能にします。
- 人的作業ミスを削減、
-
- 問い合わせ対応を
スピードアップ - 情報の一元管理により検索のスピードがアップし、問い合わせにも迅速に対応できます。
- 問い合わせ対応を
営業事務向け
おすすめスキャナー機種
業務用イメージスキャナーで世界シェアNo.1の実績を誇る「fiシリーズ」。
さまざまな業務フローやご要望にお応えする豊富なラインナップから、
おすすめのスキャナー機種をご紹介します。
-
A4原稿を高速読み取り
-
A4スタンダードモデル
fi-8190 / fi-8170
本体価格 210,000円（税込価格 231,000円）/
140,000円（税込価格 154,000円） -
- デスクサイドで使えるコンパクトサイズ
- 1分間に90枚*両面の高速読み取り
- 音と画像の傾きで異常を検知する原稿保護機能
*fi-8170は1分間に70枚の読み取り
-
-
高精度な文字認識を実現
-
AI-OCRソフトウェア
DynaEye 11
DynaEye 11 Entry 1,008,000円（税込価格 1,108,800円）/
DynaEye 11 Entry AI-OCR 2,016,000円（税込価格 2,217,600円） -
- 業務で扱う多種多様な帳票に対応
- 手書き文字、活字、さまざまな文字種に対応
- わかりやすい画面で直感的な操作性を実現
-
