PFU営業部門では、売上計上の根拠として、お客様から検収書に署名・押印をもらい回収している。更に不正、間違い防止のため、売上計上処理は、営業(依頼者)と営業事務（作業者）に分け、管理職確認も含めて3重チェック体制で行い、内部統制の強化を図っている。その結果、次のような課題が発生した。

そこで、「ネットワークスキャナーN7100」を導入し、人手を介さずに自動で処理する仕組みを構築した。検収書を発行する際に、キーとなるオーダー番号をQRコードで印刷。検収書をスキャナーで取り込むとサーバーでQRコードを認識して、販売管理システムに自動登録される。また、手書きの検収日はOCR(文字認識)で自動入力されるため、手入力の必要がなくなった。販売管理システムへの登録と同時に検収書の画像データは文書管理システムにエビデンスとして登録される機能も備わった。
「検収書の情報でしかシステムに登録できないしくみなので、わざわざ営業が事務所に戻ってから依頼書を作成する必要がなくなり、依頼通りかチェックする必要もなくなりました。その効果は、営業と営業事務あわせて年間2,000時間分の工数を削減できたと試算しています」（中村さん）
「この仕組みにより内部統制のレベルを変えないで事務処理を効率化できました。人的ミスのリスクもなくなり以前よりも統制は強化されました」（浜崎部長）

「N7100」はカスタマイズしたアプリを組み込み、システムと連携することで一連の作業をワンボタンで実行することができる。このため特別な操作教育が不要で、誰でも間違いなく操作できる。「全国に30名の営業事務がいる営業部門ではこれは重要なポイントです。地方拠点にはマニュアルを渡すだけですみました」(中村さん)

実際にスキャン作業を行う営業事務の担当者に話を聞きました

「売上計上の手入力が全く無くなったので、ミスの心配がなくなり、心理的な負担が減りました。以前は検収書を1件ずつチェックしながらシステム入力していましたが、いまは複数枚まとめて処理できるので助かっています。営業からの計上依頼も集中する事がなくなり、月末の忙しい時期に、他のメンバーの業務を支援するゆとりができました。以前では考えられないことです」