ペーパーレス化とは
紙で運用されていた資料や帳票、文書などを電子化して運用し、保存・活用することを指します。ビジネスでは、単に紙を減らすことにとどまらず、電子化することで業務を効率化できます。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化することで、以下のようなメリットがあります。
- 紙書類の保管や管理にかかる費用が不要になります（コスト削減）。
- 必要な情報をPCで検索して探せるようになります（業務効率向上）。
- PCで閲覧したり回付したりできるので、どこからでも作業でき、リモートワークが可能になります（ワークライフバランスの実現）。
ペーパーレス化のパターン
ペーパーレス化は、大きく2つのパターンに分かれます。
① 紙を使うことを想定せず、文書を電子データのまま使用
会議で紙の資料を準備せずにタブレットで閲覧したり、紙で運用していた業務を見直して紙を介さないシステムに移行したりするなど、電子データのまま利用するシステムや仕組みにする方法です。
大きな効果が期待できますが、設備投資や教育など時間やコストがかかるといえます。
② すでに存在する紙の文書、業務で発生する紙書類を電子化して保存
①よりも取り組みやすいパターンです。スキャナーや複合機のスキャン機能を利用して紙を電子化します。
紙文書を電子化するとPCやタブレットで閲覧・利用できます。これにより、「紙をファイルに閉じて保管する」「情報を確認するときは書棚に移動して探す」などの手間が不要になります。電子化することで場所や時間を選ばずに文書を確認できるようになるだけでなく、関係者での共有も可能になるので業務の効率化につながります。
関連用語
業務用スキャナー 電子帳簿保存法（電帳法） e-文書保存法
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