昔からの学生街には長く愛され続けるお店があるものです。

これといった宣伝はしない、WebサイトもSNSアカウントもない、主な広告といえば常連客の口コミだけ。なのに不思議と客足が途絶えないのは、自分のお気に入りの場所に新しい客を連れてくる常連さんたちが多いからなのでしょう。

そんな知る人ぞ知る、とあるカフェ＆バーのマスター田中さんは、確定申告を前にScanSnapを導入。700～800枚ものレシートや領収書を１枚ずつスマートフォンで撮影して会計ソフトに入力していた作業が、ScanSnapでサクッと簡単になりました。

「もっと早く（ScanSnapを）使えばよかった」という田中さんにお話を聞きました。

1. 確定申告の準備はいつもギリギリ。700枚のレシートをクラウドサービスfreee会計にスマホで入力していた

――freee会計はいつ頃からお使いだったのでしょう？ 

もう10年以上前からですね。とても便利で有料版を使っています。

わからないところがあってもチャットでサポートしてもらえますし、現在のところ確定申告は税理士さんにお願いすることもなく、なんとか全部自分でやれています。freee会計に入力してしまえば申告書類までできてしまうんです。

――確定申告の準備は毎年いつ頃からどのように作業されていますか。

ギリギリまでやらない人間なので（笑）...年が明けて「今年もやらなきゃ」っていう時期、だいたい1月の終わりぐらいから少しずつ作業します。

管理は、まぁ昔ながらのアナログな「ノートにレシートや領収証を貼っていく」というやり方をしていました。一応、月ごとに整理はしていて、それをクラウドサービスのfreee会計に入力していくのは年が明けてから、という感じでしたね。

銀行やクレジットカードの引き落とし分は、データが自動的にfreeeの方に連携されるので手間はかかりませんが、レシート類は自分で入力しなければなりません。スマホでレシートを撮影するとfreeeにアップロードされるので、誤りがないかをfreee上で確認していました。

レシートをアップロードすると日付や金額などの情報が文字認識されて取り込まれます。

――1年分で何枚ぐらいのレシートを入力されるのでしょうか？

700枚ぐらいでしょうか。1枚ずつスマホで撮ってfreee上で金額を確認しながら入力していく、という...その繰り返し。枚数が多いですから1日に少しずつ、今週は1月分、翌週に2月分、という感じで丸々2か月ぐらいかかっていました。

その入力がストレスというか...なかなか大変だったので、「もっと一気にできる方法はないのかな」と探したところ、freeeのホームページにScanSnapがfreeeと連携していると紹介があったので「これだ！」と思って。最初はモバイルサイズのiX100を買いました。

レシートを2枚ずつ、するすると読み込んでいきます。

2. 「もっと早く知っていたら...」。レシート読取りから電帳法対応まで

――iX100の次に導入されたのがiX1600なのですね。

iX100はスマホで撮影するよりは断然ラクなのですが、1枚ずつレシートを通していく作業があるんですね。それもあって今回はiX1600を導入したところ、もう凄いスピードで読み取ってくれて...本当に手間がかからなくなりました。

大量のレシートを重ねてセットするだけで自動で読み取ってfreee会計に保存できます。

――以前は確定申告の準備に２か月くらいかかっていたと伺いましたが、ScanSnap導入後は時間的にどのぐらい削減されましたでしょうか？ 

もうね、1/3くらい...確認したり修正したりの時間を入れても余裕です。

ごくたまにものすごく長いレシートがあるのですが、そういうときも「長尺モード」でスキャンできますし。これは最初は知らなかったのですが（笑）。

ScanSnapでは規定の長さを超えるレシートだと自動でスキャンが止まるようになってるんですね。そういう場合はスキャンボタンを長押しすると「長尺モード」に切り替わって長いレシートもスキャンできるんです。

――ご活用ありがとうございます。freee会計とScanSnapの連携は、どのようにされていますでしょうか。

ScanSnap Cloudを経由して freee Boxに直接連携しています。プロファイルを選択してワンタッチするだけで自動的にスキャンデータが転送されます。また、freee Boxの方でAI-OCRもかかるので、入力の手間が削減でき、とても便利です。

もちろん機械的なOCRですので、金額の誤りなど、ある程度の修正はありますし、freee上でどうしても自分で選ばないといけない情報（経費の勘定科目、収入か支出かや仕入れなど）はありますが、それでも1枚ずつスマホで撮影していたことを考えれば格段に楽になりました。

――それは良かったです。 freee会計上で電子帳簿保存法への対応もされているのでしょうか。 

そうですね。freee会計は全プランで電子帳簿保存法に対応しているので、スキャナ保存も含めて対応しています。

3. 昔の写真をデータ化してスマホで見たい

――レシート類以外ではどんなものをスキャンされていますか？

それがまだ...いまのところレシートだけなんです。ただ「昔の写真をデータ化したい」という気持ちはあって、これからそういうことにも活用しようかなと思っています。

もうすぐ90になる母親に頼まれて昔の写真を整理してるんですが、もうすごいボロボロのアルバムに貼ってあったのを剥がして、1枚ずつ透明フィルムが付いたポケットアルバムに入れたんです。これをScanSnapでデータ化しておけばずっと残るかなと思って。

iX100で数枚スキャンしてみたんですが、なんせ写真がたくさんあるので...。

――そうですね、iX1600でしたら何枚も連続スキャンできますので、かなりやりやすいと思います。昔のお写真ですので破れるのが心配なものについては、オプション品になりますが「写真キャリアシート」をお使いいただくと安心ですね。

昔の写真なのでなんか色あせてて...損傷がひどい写真は一度スキャンしてPhotoshopで修正したりしました。スキャンしたらデータになるのでアルバムを作るようなアプリなんかを使って1冊のアルバムにまとめることもできますよね。

データ化するとスマホでも見やすくなるというのもありますが、僕らの年齢だとやっぱり手に取れるものが1番嬉しいですね。スキャンして、それをペーパーで1冊の本にして手元に置けるといいかなと思って。

あと、カフェとは別にPhotoshopやIllustratorを使ってちょっとしたデザインなんかもしているので、写真もScanSnapで取り込んだりしてデザインにも活用できないかなと...。そういうのにも活用していきたいなと思ってます。

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

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