埼玉県中央青果株式会社（上尾市）は、県内青果流通のハブの一つである上尾市場の開設者兼卸売業者として地域生活を支える企業です。同社では2024年1月の電子帳簿保存法改正を機に、オフィスにあふれる紙書類をScanSnapでデータ化してAIS株式会社のデジチャボで管理・活用する仕組みを構築し、電帳法対応と同時に複雑な卸売業務の効率化を実現しました。上尾市場構内の同社を訪ね、ペーパーレス化の経緯と成果を具体的にうかがいました。

1. ScanSnapは紙文化が根強く残る市場業務をペーパーレス化するための最適解

――埼玉県中央青果株式会社 専務取締役 管理本部長の齊藤弘昭さんと、AIS株式会社 代表取締役社長の園田葉二朗さんにお話をうかがいます。最初に埼玉県中央青果が運営されている、埼玉県地方卸売市場上尾市場（以下、上尾市場）の概略を教えてください。

齊藤さん　上尾市場は埼玉県知事の認定を受けた、青果を扱う地方卸売市場です。昭和32年（1957年）に近隣の農家や青果店が出資して作った市場をルーツとしており、埼玉県中央青果はその開設者兼卸売業者という位置づけの会社です。

――地域に根ざした青果市場で、長い歴史があるのですね。

齊藤さん　戦後の物不足の時代、物資の安定的な配分のために市場を通さない流通が禁止されたのを受け、地域の生産者や小売店が自ら市場を開設する動きが生まれました。上尾市場と埼玉県中央青果も、終戦から12年後ではありますが、こうした文脈の中で創業しています。

その経営に5年前から参画しているのが、物流とITコンサルティングを手がけるナオヨシ株式会社（東京都千代田区）です。私はナオヨシから埼玉県中央青果に派遣されており、園田さんが社長を務めるAISもナオヨシグループの一社です。

上尾市場。1階で卸売が行われます。2階は埼玉県中央青果のオフィスです。

埼玉県中央青果株式会社 専務取締役 管理本部長の齊藤弘昭さん。

AIS株式会社 代表取締役社長の園田葉二朗さん。

――ペーパーレス化はナオヨシグループの主導によるものでしょうか。

齊藤さん　そうです。ナオヨシでは埼玉県中央青果の経営に参画するにあたり、SDGs的な要素を盛り込んで旧態依然とした市場業務の効率化を図ることにしました。そこでAISのデジチャボを導入し、電子帳簿保存法（以下、電帳法）やインボイス制度に対応するペーパーレス化を園田さんと二人三脚で推進しました。

園田さん　デジチャボを埼玉県中央青果の業務にフィットさせていく過程で、デジチャボ自体もよいフィードバックを得ることができました。デジチャボという名称は「デジタル・チャーター・ボックス」、つまり現実の物流も手がけているナオヨシグループが作ったファイル共有のための専用便という意味で、取り込んだ書類データを自動で振り分け、自動で整理する点が大きな特長です。のちに特許を取ったこの自動整理機能は、齊藤さんと話を詰めていく過程で輪郭が濃くなり、実現したものです。

――書類をすべてデータにしてデジチャボに集約し、自動整理機能によって保存すれば、その後のデータ活用もしやすくなりますね。

齊藤さん　それを実現するために必要だったのが、大量に発生する市場特有の紙書類、つまりFAXや郵送、手渡しで受け取る書類をデータ化し、最初からデータで受領する書類と同列で扱えるようにするための手段です。

ところが卸売市場は徹底した紙文化の業界で、未だにFAXが最強の通信手段ですから、相手先に書類をデータにしてメールで送ってくださいと頼んだところでまず実現しません。また、後述するように荷物に同梱されて届く書類もあるため、書類をすべてデータで受領するのは構造上、非常に困難です。

そこで我々は相手先を巻き込むことなく、紙の書類を受け取ったら当社の内部でそれらを完全にデータ化してデジチャボに集約しようと決め、二つの仕組みを導入しました。一つがインターネットFAX、もう一つが本日の主題であるScanSnapです。

デジチャボとScanSnapを連携させた仕組みの全体イメージ。紙で受け取ったり、途中で紙に出力したりした書類をScanSnapでデータ化してデジチャボに集約します。

――インターネットFAXによって紙への出力なしにデータでFAXを送受信し、郵便や手渡しで受領した紙書類はScanSnapでスキャンしてデータ化するということですね。

齊藤さん　そうです。特に「販売票」という、毎日大量に発生する市場特有の紙書類のデータ化にScanSnapが大活躍しています。我々が目指したのは「日々の作業が終わったときに一枚の紙も残っていない」状態であり、ScanSnapはそれを実現するための最適解でした。

販売票のスキャンにはA4フラッグシップモデルのScanSnap iX1600を活用。毎分40枚のスピードで読み取ります。

2. 現場で書き込まれる「販売票」をScanSnapでスキャンし、デジチャボでOCR処理

――主たるスキャン対象の販売票について詳しくうかがいます。販売票は一日当たり何枚が発生するのでしょうか。

齊藤さん　現在デジチャボに保存される書類データが、メールやインターネットFAXで受領したものも含めて一日に1,500ファイルあり、そのうちの400ファイルが販売票です。

スキャンを待つ販売票。上尾市場で行われる取引の基本的な証憑です。

――販売票が25パーセントを超えていますね。それにしても一日に400枚のスキャン、総数1,500のファイル保存、ともにかなりの数です。

齊藤さん　上尾市場は大規模市場ではありませんが、それでも2,200の仕入れ先があります。やり取りする書類の数はどうしても多くなります。

――仕入れ先は近隣の農協や農家でしょうか。

齊藤さん　いえ、範囲は全国です。市場にはほとんどの野菜が一年中ありますよね。あれは産地リレーといって、暑くなってきたらキャベツの仕入れ先を高地や北国に移すというように、市場がそのときに採れる産地から仕入れているんですよ。ですから時季に合わせて取引先が変わり、取引ごとに煩雑な書類のやり取りが発生します。さらには卸売市場法に関連する必要書類なども都度発生しますから、全体として思わず笑ってしまうくらいの量の書類が出ます。

カボチャの入った段ボールに「鹿児島」の文字が見られます。

――市場では毎日の取引を当日に締めるのでしょうか。

齊藤さん　そうです。しかも締めたら三日後に支払うのが市場のルールですから、毎日が締め日であり、毎日が支払日も同然であるということです。月に1回しか締め日のない一般企業と、月に20回以上の締め日がある市場では、発生する書類の数も違ってきます。

――確かにそうですね。販売票に話を戻して、その発生過程を教えていただけますか。

齊藤さん　これもまた、納品書・請求書・領収書のやり取りで終わる一般的な取引とは様相が大きく異なります。たとえば産地の農協からホウレンソウ100箱を受け入れる場合、送り状という書類が100箱のホウレンソウと一緒に届きます。これらの青果は市場への委託商品で、卸売価格は当社が決めます。そのため送り状には野菜の名前と数量だけが記載されています。

青果はすべて箱単位で売買されます。1回の入荷につき1枚の送り状が付いてきます。

送り状の一例。野菜の名前と箱数だけが記されています。

齊藤さん　箱と送り状が到着したら、競り人という作物ごとの担当者が、どの販売先にどれだけ売るかを決定します。実際に市場で競りが行われるのではなく、あらかじめ決まっている販売先に商品を分配するということです。この段階で競り人が入荷数・卸売価格・販売先とそれぞれの箱数を販売システムに入力します。これがすなわち販売票です。

――入力された販売票データが手元にあるのに、販売票がScanSnapでスキャンする対象になるのはなぜでしょうか。

齊藤さん　実は販売票が事前の入力だけで完成することはありません。販売票は紙に出力されて現場に置かれ、どんどん書き換えられていきます。たとえば100箱届いた野菜の60箱までしか行き先が決まらず、残が40箱ある場合、その40箱は当日やって来た買参人が自由に購入できます。「じゃあ買おう」ということになれば競り人が買参人番号と、持ち帰りか取り置きかといった情報を販売票に手書きします。

販売票は送り状とともにクリップボードにセットされ、競りの現場に置かれます。

――競りが終了したら、それらの情報を入力して販売票データを更新するのですね。

園田さん　その作業をどうするかがペーパーレス化の大きなポイントでした。データ更新時の入力ミスに備え、どこで間違えたのかをトレースできるようにする必要があります。ところがデータは販売システム内にあり、紙の販売票は取引の基本的な証憑として、紐で綴じた状態で段ボール箱に保存されています。そのため照合の手間があまりに大きく、悩みの種になっていました。だったら販売票データと紙の販売票をデジチャボという1か所に集めよう、それが実現すれば問題がすべて、しかも電帳法に対応した上で解決するではないか、と発想したのがScanSnap導入の出発点でした。

――現場で書き込みが追加された販売票をスキャンして、そのイメージデータを販売票データ更新の根拠としつつ、同時に電帳法スキャナ保存制度に準拠したデータ証憑にもするという、一石二鳥の仕組みですね。

園田さん　しかもデータの更新は基本的に手入力ではなく、デジチャボの機能によって指定箇所がOCR処理され、システムに自動入力されます。人はその確認と修正を行うだけです。

齊藤さん　さらには、あとからの検索がスムーズになるよう、荷受番号という新しい要素も採り入れました。これは1件の荷物に対応する6桁の番号で、販売が終了した時点で紙の販売票に現場で手書きされます。この番号をデータ更新時に入力しておくことにより、6桁の番号だけで、その荷に関する全書類をデジチャボで一発検索することが可能です。これはものすごく便利です。

現場から戻ってきた販売票や送り状には6桁の荷受番号が手書きされています。右端の紙に赤ペンで書かれた数字も荷受番号です。

齊藤さん　なお生産者への支払額、いわゆる仕切り値は卸売価格が決まった時点で自動的に算出されるので、当日の取引が締まったら生産者に仕切り書を送って仕切り値を知らせます。この送付された仕切り書の保存もデジチャボによって自動化されています。毎日、締めると同時にインターネットFAXで相手先にデータが送られるほか、郵送を希望する相手先用に紙の仕切り書がプリンターから自動で出力されます。それを三つ折りにして窓付きの封筒に入れる作業が、今では社内にほぼ唯一残る紙文化です。

3. 一日400枚の販売票を90分で処理、電帳法準拠の証憑としてデジチャボに保存

――ScanSnapで販売票をデータ化するフローを具体的にうかがいます。スキャンする時刻は何時頃と決まっているのでしょうか。

齊藤さん　市場のサイクルでは、夕方から売り始め、夜中に動きがあって販売票が書き換えられ、当日の出来が翌朝に確定します。そのあとお昼頃までに細かい作業を終え、午後1時に締めるので、それから販売票をスキャンします。

――ScanSnapはどの機種を何台お使いでしょう。

齊藤さん　据え置き型のScanSnap iX1600を3台、モバイルタイプのScanSnap iX100を2台、導入しています。オフィスにScanSnap置き場を設けてあり、必要な人がそこからデスクに持って行って有線接続で使う方式です。ただし後述するように販売票のスキャンではスキャン担当者が重要な役割を担うので、専任の社員のデスクにはiX1600が1台、常備されています。

販売票をスキャンする担当者のデスクにはScanSnap iX1600が常備され、いつでも使える状態になっています。

ScanSnap iX100も業務で発生する書類のスキャンに活躍しています。その一例を記事の後半で紹介します。

――販売票は何枚も重ねて一気にスキャンするのでしょうか。
齊藤さん　販売票は送り状とセットにする必要があるので、販売票と送り状が重なった状態で1セットずつスキャンしています。送り状はサイズも紙質も相手先によってまちまちですが、そういう紙が混ざっていてもスムーズにスキャンできるのがScanSnapのすごいところですよね。紙を送る機能が非常に優れていると思います。重なりを検知したらストップして教えてくれるので、スキャン漏れも発生しません。これは一番ありがたいところです。もっとも、これまでのところは裏がカーボンで分離の悪い紙やクシャクシャになった薄い紙を除いて、ストップすることはほとんどありませんが。

現場から戻ってきた販売票と送り状。荷物ごとにセットにし、いったんクリップで留めます。

ScanSnap iX1600に1セットずつセットし、デジチャボ画面のスキャンスイッチをクリックするとスキャンが始まります。

――スキャン開始のスイッチはデジチャボの画面上にあるのですね。

園田さん　そうです。APIで連携させているので、紙をセットして画面のスキャンボタンをクリックすればScanSnapが稼働し、電帳法対応のe-文書モードで片面をスキャンします。原稿が逆さまにセットされていたときの向き補正や、原稿が傾いていたときの傾き補正など、適正なイメージデータの生成はScanSnapの機能によって行います。

販売票の1セットをスキャンするとデジチャボ画面に結果が表示されます（上部の青いアイコン）。

――スキャン後、イメージデータはデジチャボに直接送られるのでしょうか。

齊藤さん　そうです。デジチャボにはファイルを格納するために複数のバーチャルな「倉庫」を設けています。各倉庫には格納前の確認や修正を行う「作業エリア」が付随しているので、イメージデータはまず作業エリアに送られます。

これらの倉庫は各種証憑データの最終的な保管区域で、専務の私もおいそれとはアクセスできません。また、どの書類をどの倉庫に入れるかが厳密に決められており、販売票の場合はスキャンするときに送り先の作業エリアを指定する必要があります。つまり販売票のデータ化で最も重要な仕事は、作業エリアでの確認や修正ではなく、ほかでもないスキャン作業そのものであるということです。販売票をScanSnapでスキャンするために専任の社員を置いているのは、こういう理由によるものです。

――作業エリアでの確認や修正は、スキャン担当者とは別の方が行うのでしょうか。

齊藤さん　はい、OCRで読み取れなかった文字の修正作業と倉庫への格納作業はパートの方々に対応していただいています。なお、入力漏れの空欄が残っていると倉庫に格納できない設定になっています。

デジチャボの確認・修正画面。OCR処理でデジチャボに自動入力された文字とイメージデータを照合し、必要があれば修正します。

――デジチャボとScanSnapを連携させたこの仕組みはいつから稼働しているのでしょうか。また、スキャンから倉庫への格納まで、毎日どのくらいの時間を要していますか。

齊藤さん　2024年1月の電帳法スタートと同時に稼働を開始しています。社員には1か月前から試用を開始してもらい、慣れるためにどんどん書類をデータ化してデジチャボに入れてもらいました。さすがに1月の本格稼働直後は勝手がわからず、かなりの時間がかかりましたが、半年後（取材は2024年6月）の今では400ファイルを90分程度で処理できています。OCRの精度が上がるほど作業時間が短くなりますから、ScanSnapが生成する鮮明なイメージデータが一役買ってくれているかもしれません。

4. オフィスから書類の山が消えた！ 保管庫の大量書類も今後は徐々に減少へ

――現在、データ化した紙書類の原本はすべて廃棄しているのでしょうか。

齊藤さん　デジチャボに入れてしまえば電帳法の観点からも紙原本は不要になりますから、処理業者に委託して廃棄しています。中には念のためしばらく手元に置く社員もいると思いますが、ScanSnapで自ら書類をスキャンした人はデータが保存されるまでを目で確認できるためか、思いきりよく即廃棄していますね。

――以前はすべての書類を紙で保存していたのでしょうか。

齊藤さん　そうです。7年保存の証憑類のほかに法関連の10年保存書類などもあるため、ナオヨシが関わる前から、長いほうに合わせて全部10年間保存しようという方針だったようです。ところが10年経っても捨てないんですよ、面倒だから。いわば悪循環ですよね。そのため書類を保管しているプレハブ棟は床が抜けそうになっています。その状況が急激に変わることはありませんが、2024年1月以降は紙書類が原則的に発生していないので、今後はゆっくりと改善に向かいます。

――販売票と送り状を紐で綴じる作業も不要になりました。

齊藤さん　あれこそまさしく紙文化の象徴でした。毎日大量に発生するので、1か月分だけでけっこうな高さの山になっていました。綴じた販売票はオフィスと同じフロアに保管しており、会議室くらいの広さの部屋を占拠していますが、これも7年後にはスペースが空きます。

――過去の書類の検索も楽になったのではないでしょうか。

齊藤さん　今は6桁の荷受番号を入力すれば、その取引に関わる全書類がすぐに出てきますから、綴じた販売票を引っ張り出してめくっていた頃とは比較になりません。過去7年分がすべてデータになれば、税務調査にも楽に対応できるようになります。

保存されている過去の販売票。送り状とセットにして何組も重ねてからパンチで穴を空け、紐で綴じています。検索のためにはこれをめくる必要がありました。

過去の販売票を保存している部屋の様子。税務調査の際は力仕事で証憑を探していました。7年後にはすべてデータ保存となり、紙の証憑はなくなります。

齊藤さん　また、ペーパーレス化によってオフィス自体もすっきりしました。以前は書類を置ける場所が足りなかったので、各自が袖机を二つ置き、それでもだめなら低い台を持ってきて書類を山積みにし、周囲から隔絶した島のような状況で仕事をしていました。コロナ禍のソーシャルディスタンスで席を一つおきにしたら空いた机がすぐ書類置き場になるし、もう大変でしたね。それが今や、オフィスを見渡しても書類がほとんどありませんし、余剰スペースが生まれて会議室を作ることもできました。

それに加えて、紙を出力する機会が減ったので、5年前には20台近くあった大小のプリンターを整理し、現在では複合機3台のみになっています。複合機は、全員が同じタイミングで忙しくなる当社の業務にフィットするよう、3台並べて設置しています。こうしておくとプリント時に指定した1台がふさがっていても、隣の複合機ですぐに出力できます。

これらはすべてペーパーレス化の恩恵といえます。書類の種類や量が多い市場業務のペーパーレス化は非常に大変でしたが、目に見える成果が出ています。

オフィス内は美しく整頓されています。書類はほとんど見当たりません。

複合機を3台並べる方式もペーパーレス化と業務効率化に寄与しています。

――ScanSnapについて改めてうかがいます。デジチャボと連携させるスキャナーとしてScanSnapを選んだ理由を教えてください。

園田さん　AISでは高性能でコンパクトなScanSnapを高く評価し、推奨スキャナーにしています。オフィスで働く方は皆さん、複合機までの距離を気にされています。毎日何往復もしていると「塵も積もれば山となる」で効率を落とすことになるからです。その点、ScanSnapは狭い机にも置けて、席を立つことなくスキャンできます。

齊藤さん　繰り返しになりますが、状態のよくない送り状が混ざっていてもスキャンできるScanSnapには本当に助けられています。複合機の場合、そういう紙は1枚ずつ蓋を開け閉めしてスキャンするほかありませんが、それで400枚を処理するのは現実的に不可能です。ScanSnapは紙をポンと置けばデータ化でき、画像補正もしてくれるオールインワンのスキャナーですよね。最初に園田さんからScanSnapを1台お借りして社員と一緒に使ってみたとき、すぐに「これ、いいじゃん！」と意見が一致しました。

――iX1600とiX100、2種類のモデルを導入したのはなぜでしょうか。

齊藤さん　クシャクシャになった送り状などを単独でスキャンするケースを考えてiX100も導入しましたが、実際に使い始めてみると、スキャン枚数が少ないときに手軽に使える、自席から離れた場所で作業するときにも持ち運びが楽といった理由で、iX100を好んで使う人もいます。

園田さん　自席に運ぶ方式にiX100がマッチしていたようです。私自身、デジチャボの営業ではiX100を持ち歩き、スキャンするだけでダイレクトに入りますというデモに活用しています。

齊藤さん　ナオヨシグループの総務・人事・経理を担当している社員は、当社で作業をするときiX100でタイムカードをスキャンしていますね。タイムカードは給与の証憑ですから保存しなければなりませんが、あの厚紙がたくさん残るのもどうかと思っていたので、データ保存にできないかと労働基準監督署に尋ねたんですよ。そうしたところオーケーをもらったので、今はスキャンして、担当者しか見られない設定にした上でイメージデータをデジチャボに保存しています。

ScanSnap iX100のストレートパス機能を活用してタイムカードをスキャンし、デジチャボに保存。限られた人だけが見られる設定です。

――iX1600とiX100を適材適所で使い分けているのですね。

齊藤さん　大いに活用しています。なによりScanSnapに出合えたことで、卸売市場のペーパーレス化という難題の解決が大きく進んだと思っています。仕組みを作る側の園田さん、仕組みを使う側の我々、双方の要望にぴったりはまった感がありますね。

――ScanSnapが埼玉県中央青果のペーパーレス化と業務効率化の一助になれて幸いです。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。

ScanSnap iX1600

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