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毎年苦痛の確定申告を少しでも楽にしませんか?「確定申告を楽に!ScanSnap体験セミナー」レポート

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個人事業主、またはフリーランスで活動していると、事務作業が面倒だと感じるのではないでしょうか。特に、確定申告の時期になると、通常の業務を行いつつ、確定申告に必要な領収書を集めたり、それを転記したりする必要があり、1年分を溜めてしまっていると大変な作業量になってしまいます。

「確定申告を楽に!ScanSnap体験セミナー」は、ScanSnapがどのように確定申告作業を楽にするか、その機能を紹介し、実際にScanSnapを触っていただきながら効率化を実感していただけるハンズオン形式で開催しました。

 126日にコワーキングスペース「CASE Shinjuku」で開催された、本セミナーの内容をレポートします!

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目次

    紙の情報を、もっと自由に 情報整理に長けたスキャナーScanSnap

    確定申告でこんな悩みはありませんか?

    個人事業主やフリーランスの場合、「経費なので経理に渡す」というルーティーンがないため、購入したものすべてのレシートや領収書を保管しておくことが多いでしょう。1年が終わる頃には、箱いっぱいになっているということもしばしば。場所を取りますし、紛失のリスクもあります。

    それらレシート類に印刷されている日付や項目、金額を会計ソフトやExcelなど表計算ソフトに入力しようとしても、その量に圧倒されてしまうかもしれません。クラウド会計ソフトを使っている場合、レシートや領収書を撮影してアップロードするのにも時間がかかります。

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    そして、前述のように、確定申告の締切が迫っているからといって、本業の締切が待ってくれるわけではありません。焦りやストレスで本業に集中できないというデメリットもはらんでいるのです。

    ScanSnapの特徴を知れば確定申告で"ツカエル"理由がまるわかり

    では、ScanSnapはどのように確定申告関連の作業を効率化するのでしょうか。その前に、ScanSnapの特徴について、PFU ScanSnapプロモーション課の藤田菜々子さんが説明をしてくれました。その内容をかいつまんで紹介します。

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    カンタン

    ScanSnapはさまざまな紙書類を素早くデータ化する「ドキュメントスキャナー」と呼ばれる種類のスキャナーです。フラットベッドタイプのスキャナーと異なり、カバーを開けて原稿の向きや傾きを調整し、用紙サイズを設定し、カバーを閉じてスキャンボタンを押す、という面倒な作業がいりません。

    原稿を給紙カバーにセットしたらボタンを押すだけ。自動サイズ検出機能があるので、用紙のサイズがバラバラでも、問題ありません。素早くスキャンし、PDFまたはJPEGといったデジタルデータで保存します。

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    スピーディー

    そのスピーディーさもScanSnapの特徴です。最新のiX1600であれば、両面カラーの原稿を1分間に40枚スキャン。業務用スキャナーで培った給紙技術により、紙詰まりや重送といった給紙トラブルもほとんどありません。

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    コンパクトサイズ

    コンパクトさも特徴の1つとなっています。例えば、ScanSnap iX1600はプリンターよりコンパクトなサイズ感。デスクサイドに置くことができます。さらに、モバイルタイプのScanSnap iX100に至っては、食品用ラップ(30cm幅のもの)の箱にすっぽり収まってしまうほどコンパクト。デスクの引き出しに入れておくことさえできますよ。

    会場には、iX1600iX100が持ち込まれ、受講者の皆さんにはどちらもじっくり触っていただくことができました。

    電子帳簿保存法の画質要件にも対応

    電子帳簿保存法に定められた画質要件でスキャンできることも、ScanSnapが確定申告でツカエル理由となっています。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」要件を満たす「e-文書モード」を搭載しているのです。現時点で電子帳簿保存法を導入していない個人事業主やフリーランスでも、本モードでスキャンしておけば、将来に備えられますね。

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    また、2023101日に始まったインボイス制度でもScanSnapは大いに役立ちます。

    詳しくはこちらをご参照ください。

    Wi-Fiに対応しているから利用シーンが広がる

    ScanSnap iX1600、ScanSnap iX1300ScanSnap iX100はそれぞれWi-Fiに対応しています。そのため、PCやタブレットを置けない場所でも、ケーブルを使わずに複数の端末からWi-Fi接続して書類をスキャンできますし、スタッフ全員で共有することもできます。

    また「ScanSnap Cloud」を使えばスキャンするだけで直接データを会計ソフトやオンラインストレージなどに保存できます。

    確定申告に便利なScanSnapの機能とは?

    ScanSnapが書類スキャンに特化したスキャナーだということが、ここまでの説明でわかりました。でも、確定申告作業をどのように楽にしてくれるのでしょうか。

    実は、確定申告に関連した書類(主にレシートや領収書)のデータ化にかかる手間を軽減する次のような4つの機能が搭載されているのです。

    原稿サイズがバラバラでも一気に両面スキャン&白紙ページを自動削除

    ScanSnapは、給紙カバーにセットされた原稿の両面を一気にスキャンします。裏が白紙の場合、そのページは自動的に除去し、印刷されている面だけを保存します。

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    また、幅や長さを自動検知するので、用紙サイズの設定をする必要もありませんし、A4用紙、B5用紙などのように定型サイズに合わせて余白が生じてしまうということもありません。レシートサイズぴったりのスキャン画像をデータとして保存します。

    「会社の忘年会を居酒屋でやったら、レシートの長さが大変なことになってしまったんだけど......」ということはありませんか。ScanSnapでは、手差しモードを使うことで最長3mの長尺レシートのスキャンに対応しています。(※1)これならどれだけ長いレシートでも1ファイルとして保存できるから安心ですね。

    ※1――ただし、スキャンできる最大の長さは機種やOSによります。

    文字認識(OCR)機能

     レシートによって、購入日付の位置がバラバラで、手入力の際にレシート上を目が泳いでしまったという経験はありませんか。また、金額の文字が小さく、数字を間違えてしまうということもありがちです。

    レシート数枚程度であれば苦にならない転記作業も、数が増えるにつれ桁を間違えて入力する、数字を読み違える、または隣のキーを押してしまうなどミスが増えてしまいます。時間がない、本業もあって疲れているなどという場合は特にそうなってしまうでしょう。ScanSnapにはOCR機能があり、店名や日付、金額、支払方法を認識してテキストを抽出してくれます。

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    ただし、注意点があります。OCRは完全ではないので、テキストデータを正しく抽出しない場合があります。抽出したテキストに誤りがないかどうか、念のために目視確認、場合によっては修正も必要であるということを忘れないようにしましょう。

    また、現在のところ軽減税率制度があり、2種類の消費税率が存在していますが、ScanSnapで読み取ったデータでは「税額」フィールドが1種類となっています。集計の際には混在しないよう注意しましょう。

    自動ファイル名生成

    「タイトルを自動的に生成します」をオンにして、タイトルの法則(例えば日付+店名)を設定しておけば、スキャンしたファイルに自動的にわかりやすいタイトルを付与することができます。自動付与されたタイトルの編集もできますので、前述のように正しく店名が抽出されなかった場合は修正しておくと、検索するときに便利ですよ。

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    CSV出力

    テキストを抽出したレシートのデータを、CSVに出力することができます。これにより、さまざまな表計算ソフトに取り込みやすくなります。

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    ScanSnapを使ってレシートや領収書を読み込もう

    ScanSnapには、確定申告に役立つさまざまな機能がある、ということをおさらいしたところで実際にレシートや領収書を取り込んでいきます。

    参加者の皆さんには、それぞれ取り込みたいレシートを最大100枚持参してもらいました。また、お使いのPCもご用意いただきました。

    ScanSnapを使う前に準備しておきたいのは、「ScanSnap Home」アプリのインストールです。これにより、ここまで説明したさまざまな機能を使えるようになります。

    インストールが終わったら、アプリ内に「経費フォルダ」を作成しておきます。そして、スキャンした書類のデータが「経費フォルダ」に保存されるよう、「経費フォルダ」用のプロファイルを作成します。このプロファイルは、「レシートを管理」テンプレートを使って作ります。これにより、店名、購入日付、金額を自動的にテキスト抽出するので、転記作業を大幅に削減できます。

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    ScanSnap Homeアプリ内で新規フォルダ「経費フォルダ」を作成します

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    参加者の皆さんには、各自、自分のPCの経費フォルダにスキャンしたデータが保存されるように、プロファイルを作っていただきました

    準備のできた人から順番にスキャンしていきます。すると、「速い、速い」とか「うわ、こんなクシャクシャになっているのも読み込んでくれるんだ」という声があちこちから聞こえてきます。

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    大量のレシートもあっという間にスキャン完了です

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    かなり折り目のついたレシートでもスキャンされていました

    スキャンし終えて、ScanSnap Homeのビューア画面で、経費フォルダ内にデータが入っていることを確認し、OCRで抽出されたテキストに間違いがないかを確認します。修正が必要な箇所は、手入力で直していきます。

    問題なければ、CSV出力したいレシートをまとめて選択して、その上で右クリックし「書き出す」「レシート情報を出力」CSV(カンマ区切り)(*.csv)」を選び、ファイル名を付けて任意の場所に保存します。

    Excelをインストールしてあれば、CSVファイルのダブルクリックで、自動的にExcelが立ち上がります。Macであれば、Excelがなくても無料の「Numbers」アプリで編集できるでしょう。また、OSを問わず無料で使えるWebアプリ「Googleスプレッドシート」も利用できます。確定申告で必要な経費品目の列を追加し、手入力して上書き保存しておきましょう。

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    PFUスタッフや税理士とのやり取りも

    体験パートでは、参加者の皆さんが、それぞれ持ち込んだレシートをどんどんスキャンして、自分のPCの経費フォルダに保存しつつ、手の空いている人はPFUスタッフに、「どのScanSnapを選んだら良いか」「体験できる場所は他にあるのか」といった質問をしていました。

    また、確定申告について脇田弥輝税理士に質問している場面も見られました。

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    脇田税理士から提案を受けている参加者のお一人

    今回、持ち込まれた最大100枚のレシートは驚くほどの速さでデータ化され、見ている限りではほぼ全員がスキャンし終えていましたが、今年はまだ1カ月近く日にちがあるので、スキャンしたいレシートや領収書が出てくることでしょう。また、持ち込んだ以上のレシートが自宅や事務所で眠っているかもしれません。

    そんな人たちのために、ScanSnapのタッチ&トライスポットとなっており、今回の会場でもあるCASE Shinjuku1日無料招待券2枚(つまり2日分)が参加者たちにプレゼントされました。

    また、確定申告についてもっと知りたいという人へは、脇田税理士から自身が店長を務める「経費精算カフェ」の案内もありました。

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    キャプション脇田弥輝税理士。経費精算カフェの店長でもあります

    確定申告を楽にするという趣旨で開催されたイベントでしたが、確定申告の時期だけスキャンするのではなく、普段からこまめにレシートをスキャンしておくことの大切さについても触れられていました。

    1つ目は「確定申告のときに慌てなくて良い」ようになること、2つ目は「収支を把握することでどんぶり勘定を防止できる」ようになることです。

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    日常的にレシート類をスキャンすることで得られるメリットについて、参加者の皆さんもなるほどと頷きながら耳を傾けていました

    筆者も、支出に関してはどんぶり勘定になりがちですし、確定申告のときに慌てている1人なので、これからはせっかく持っているScanSnapを普段から活用しなくては、と思いを新たにさせられました。

    参加者の中には、「使い方を実際に見て、自分で使ってみて、理解できて良かった」、「会計ソフトに取り込む方法など、細かな点を理解できた」、「設定方法を教えてもらえて良かった」、「スキャナーを欲しくなりました......」という感想を寄せてくださる方もいらっしゃいました。

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    実際に使うことで、皆さん、ScanSnapの便利さを実感されたようです。実物を使ったことがない、あるいは最近の機種の使い心地を試したいという方は、ぜひお近くのタッチ&トライスポットへ行って、試してみてくださいね。

    以下に挙げた関連記事では、本体験セミナーで使っていただいたScanSnap Homeの機能について動画でわかりやすく解説しています。さらに、フリーランスで活躍する方のScanSnap活用事例についても紹介しています。事前に確認し、イメージを膨らませておくと、よりスムーズに作業できますよ。

    確定申告詳細記事:忙しいフリーランスの皆さん ScanSnapで 確定申告の手間を削減!

    ScanSnap_iX1600

    ScanSnap iX1600

    毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。
    ScanSnap_iX100

    ScanSnap iX100

    バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。

    この記事を書いた人

    渡辺まりか

    個人サイト

    ScanSnapアンバサダー。ガジェットをこよなく愛するフリーランスライター。 約10年、福島県郡山のビジネス専門学校でMS-Accessなどの講師を務める。実際に見て聞いて使って書くのが好きな、“notコタツ”ライター。二級小型船舶操縦士免許、乗馬5級、普通二輪免許など多様な資格を取得。

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