神奈川県横浜市の石材店・株式会社石德堂（神奈川県横浜市）では、多くの中小企業が抱える経理の人材不足とIT導入の壁に悩んでいましたが、クラウド会計ソフトのfreee会計とScanSnapを導入し、freee会計への登録をアウトソーシングすることで、それまで手間が大きくミスも発生していた経理業務の改善に成功しました。石德堂はどのようにして経理のデジタル化を果たしたのでしょうか。石德堂と、石德堂のfreee会計導入を支援して経理代行も請け負っている株式会社エスアンドシー（福岡県福岡市）に詳しい話をお聞かせいただきました。

株式会社石德堂

石工で代表取締役の飯田博之さんが興した神奈川県横浜市の石材店。墓石・仏壇・仏具の販売、墓石工事の設計および施工、墓地・霊園の紹介、墓石のリフォーム・クリーニングなど、墓地と墓石のエキスパートとして精力的に事業を展開している。

https://ishitokudou.com/information/

株式会社エスアンドシー

主に中小企業に対するクラウド会計ソフト導入支援やオンライン型経理代行、業務コンサルティングなどを手がける福岡県福岡市の企業。顧客ごとの業務マニュアル作成など、こまやかなサポートに定評がある。全国に顧客を持ち、福岡からほぼオンラインの体制で顧客の経理業務をサポートしている。

https://sc-keiri.co.jp/

中小企業のクラウド会計ソフト導入を細やかにサポート｜株式会社エスアンドシー

ScanSnapで紙証憑のデータ化を制すれば、あとは何でもできる

――株式会社石德堂における経理デジタル化の経緯、ならびにfreee会計とScanSnapの活用法を紹介するのに先立ち、石德堂のfreee会計導入を支援して経理代行も請け負っている株式会社エスアンドシー 代表取締役の相良義則さんと、同じく事業推進部 コンサルタントリーダーの吉田准さんにお話をうかがいます。はじめにエスアンドシーの事業内容を教えてください。

エスアンドシー 相良さん　第一に経理業務のデジタル化に伴うクラウド会計ソフトの導入支援です。このサービスの特長は、バックオフィスの業務フロー全体の改善も含めてお手伝いする点にあります。デジタル化は紙ベースで回っていた従来のフローを見直すよい機会ですから、お客様に合ったクラウド会計ソフトを選択するだけでなく、そのソフトに合った業務フローの設計も当社が行います。そうすることで、お客様がデジタル化に踏み切られた機会を最大限に活かして生産性を上げることができます。

もちろんお客様の業種や規模は多岐にわたり、ITに対する慣れの度合いもそれぞれですから、答えは一つではありません。ですから「この会計ソフトがあればすべて解決」ということではなく、あくまでもお客様に合った提案をし、最終的にお客様が「それでいこう」と決断されたら実際の設定を行います。

――単にデジタル化すればよいというわけではないということですね。

相良さん　むしろ重要なのは業務フローです。デジタル化は仕事を全面的に変えることですから、それまでと同じ運用をしようとすると「前のほうが便利だった」ということになりがちです。無理をして以前の運用で通し、失敗される方も非常に多くいらっしゃいます。それを避けるために当社では、お客様ごとに業務フローのマニュアルを作成してお渡しし、経理に関係する方々にレクチャーを行います。

業務のナレッジは人の中に溜まりますから、その人がいなくなるとフローがわからなくなるという問題が発生します。もし派遣で来た人の中に溜まれば、問題はより顕著になります。そこで当社ではマニュアルという一つの型を作り、業務フローをイメージしやすくして属人化問題を回避します。お客様にはこのマニュアルによって経理の円滑なデジタル化を実現していただき、会社の財産として長く活用していただきたいと願っています。

株式会社エスアンドシー 代表取締役の相良義則さん。長年のScanSnapユーザーでもあります。

――丁寧なサービスはどういうきっかけでいつ始まったのでしょうか。

相良さん　私たちのグループ会社で、私自身も籍を置いている伊藤会計事務所（福岡県福岡市）の業務を通じ、何千社という中小企業のお客様と相対してきました。そうした企業では経理の業務をうまく回せないという問題が日常的に発生しており、損益に直結していることも少なくありません。その改善を目的に、2020年頃から導入支援サービスを広く展開するようになりました。

このほか第二の事業として経理代行サービスもあり、最近はこのサービスを利用されるお客様が目に見えて増えています。

――記事の後半でお話をうかがう株式会社石德堂もエスアンドシーに依頼している、経理のアウトソーシングですね。

相良さん　そうです。全国的・慢性的な人材不足を背景に、中小企業のお客様は経理のために人を雇用することも難しくなっているので、当社ではご要望にお応えして経理代行も承っています。経理を担当された方が辞めるタイミングで、デジタル化と経理のアウトソーシングに踏み切られるお客様が非常に多くいらっしゃいます。

――エスアンドシーはfreeeをはじめとする主なクラウド会計ソフトと提携・協力関係を築かれているほか、ScanSnapを推奨スキャナーとしてお客様に薦めてくださっています。ScanSnapの活用法と評価についてお聞かせください。

相良さん　クラウド導入にしてもアウトソーシングにしても、基本的にはオンラインで経理業務を行うことになりますから、紙資料をデータ化しなければ話が始まりません。ですからどちらのサービスでも、承る際にはデータ化のメリットと手法をセットでお話しすることになります。その手法において、ScanSnapほど性能が高く、楽に使える機器はほかに見当たりません。私自身、昔からのScanSnapユーザーでもあります。とにかく便利です。

――たとえば顧客がfreeeに証憑をアップする、あるいは経理のアウトソーシング先であるエスアンドシーに資料を送付するといったときに、それが紙であればScanSnapでスキャンしてデータ化するのですね。対象となるのはどのような資料でしょうか。

相良さん　今はインターネットバンキングによって銀行取引がデータ化され、販売管理ツールによって売上もデータ化されている場合が多いので、領収書、請求書、見積書など、仕入や経費に関わる支払の紙証憑がデータ化の主な対象になります。それらをデータ化してオンラインで送れば、紙というエビデンスが会社に残りますから、セキュリティという点でも有利です。そうした利点をすべて説明して、ScanSnapを導入してくださるようお願いしています。

ScanSnapでデータ化を制すれば、あとは何でもできると思っています。今は人材不足のために経理代行を承っていますが、当社としてはいずれお客様に自社で経理を回せる体制を作り上げていただきたいという思いも持っています。クラウド会計ソフトとScanSnapがあれば、いつ自立してもスムーズに経理を回していけるはずです。

証憑をスキャンした画像データをGoogleドライブで受け取り、freee会計に登録

――続いて、株式会社石德堂から請け負っている経理代行の概要を、ご担当の吉田さんにうかがいます。どのようなサービスを提供されていますか。

エスアンドシー 吉田さん　石徳堂様では、会計ソフトへの入力を担当されていた方が2022年に退職され、経理のご担当が不在になりました。それを機に縁あってfreeeと当社を知ってくださり、それまでの会計ソフトからfreee会計に移行されるということで、当社で導入支援と経理代行を承ることになりました。以来、当社では石德堂様の記帳代行を担当しています。

――先方様はデジタルに明るい会社ではなかったとうかがいました。

吉田さん　そうですね、社長様ご自身が「ITが苦手なので頼むよ」とおっしゃっていました。そこで当初はスマートフォンで証憑など紙の資料を撮影していただき、そのデータを当社でいただいてfreeeに登録していましたが、スマートフォンの場合は画像がブレる、ピントが合わないといった問題が発生します。そこでインボイス制度がスタートするタイミングでScanSnapでのスキャンに変更し、現在に至っています。

なお、石德堂様では証憑など資料のスキャンをすべて社長様がなさっており、ScanSnapでスキャンするとイメージデータが当社に自動で届くようになっています。

株式会社エスアンドシー 事業推進部 コンサルタントリーダーの吉田准さん。ScanSnapに大きな信頼を寄せています。

――先方様はScanSnapのどのモデルをお使いでしょうか。

吉田さん　タッチパネル付きのScanSnap iX1600です。PCを立ち上げることなくScanSnapだけで作業が完了するので、PCの扱いが苦手な方にも向いています。

――石德堂からエスアンドシーにデータを送るときは、クラウドストレージなどを活用するのでしょうか。

吉田さん　当社では経理代行のお客様からのデータ回収にGoogleドライブを使用しており、お客様がスキャンしたらイメージデータをScanSnap Cloud経由でGoogleドライブに直送していただくケースがほとんどです。ただし石德堂様の場合はScanSnapからいったん自社のNAS（ネットワーク上で利用できるデータ保存装置）にデータを送って、そこからGoogleドライブにアップされているようです。

――毎月どのようなスケジュールで登録されるのでしょうか。

吉田さん　月次の流れとしましては、末締めで翌月10日までに書類データをご用意いただき、当社で受領してから5～10営業日を目処に登録し、毎月25日前後には完了して納品というスケジュールです。もちろん登録している間もfreee会計上で状況をご覧いただくことが可能です。

――データ回収の進捗はどのように管理していますか。

吉田さん　当社ではGoogleドライブでのやり取りをGoogleスプレッドシートで管理しており、毎月いただく資料をリスト化しています。たとえば預金通帳は提出済みなのか未提出なのか、掲出済みであれば当社で入力したのかどうかといったステータスをリアルタイムで先方様と共有できるので、提出が遅れている状況であれば私たちから連絡を取り、事情を確認することができます。また、こうした通常のやり取りとは別に、何か大きな支出がある場合などは事前にご連絡をいただいています。

――オンラインの面談は頻繁になさるのでしょうか。

吉田さん　いえ、年に数回の頻度です。決算前には税理士とスムーズにやり取りしていただけるよう、状況をお伝えして情報を共有するためのミーティングを行います。

――ScanSnapについて、吉田さんご自身はどう評価していますか。

吉田さん　ScanSnap Cloudというサービスが特に素晴らしいと思います。スキャンさえすれば設定した場所に自動で保存されるので、これ以上はないほど楽に、スムーズに証憑をデータ化できます。またScanSnap Cloudはfreee会計とも相性がよく、スキャンすれば直接freee会計にアップロードできるので、freeeを導入して自社で登録されているお客様にとっても最高の機能といえます。

苦手な経理がデジタル化で楽しい作業に！ 不安も苦痛もなくなった｜株式会社石德堂

freee会計への登録をスムーズにするため"業界標準"のScanSnapを導入

――ここからは、freee会計とScanSnapの導入ならびにエスアンドシーへの経理代行依頼によって経理業務をデジタル化・効率化された株式会社石德堂 代表取締役の飯田博之さんと、石德堂と資本関係のある企業・タイロテック株式会社のシステムエンジニアで石德堂の経理をサポートしている水野正仁さんにお話をうかがいます。はじめに石德堂の成り立ちを教えてください。

石德堂　飯田さん　うちは代々の石工ではなく、私が初代なんです。あるきっかけから「自分にもできるんじゃないかと」思って、この世界にのこのこ入ってきちゃった。そうしたらものすごく厳しい世界で、まあ大変な目に遭いました（笑）。でも修行先だった老舗石材店には感謝しています。独立した今でも、修行時代からご縁のあるお客様がいらっしゃいますし。

独立してから会社を作るまでは個人事業主として石工をやっていました。その頃はようやく食べられるくらいの外注仕事ばかりでしたが、あるとき德恩寺というお寺の墓地工事を一人でやっていたら、その様子を見た住職が気に入ってくれて、「これからも何かあったときに来てくれないか」と私を拾い上げてくださったんですよ。今の石德堂は德恩寺の門前に店舗を構えて、法人として営業しています。

德恩寺の門前にある株式会社石德堂の店舗と代表取締役の飯田博之さん。

高野山真言宗德恩寺。飯田さんの仕事を高く評価する寺院です。石德堂の「德」はこのお寺に由来しています。

――石德堂では会社の経理に苦労なさっていたとか。

飯田さん　そうなんです。一人で日々仕事に追われながら苦手な事務をやっていたので、見積書の計算を間違えて利益が出ていない、でも支払われちゃったからどうにもならないとか、そういうことも頻繁にありました。そこで事務を人に頼んだのですが、その人も経理専門ではなかったのでよく間違えていました。

――その方と入れ代わりでfreee会計を導入し、デジタル化することにしたのですね。

飯田さん　結果的にはそうなりましたが、なにしろ私はIT方面のことが苦手で、スマートフォンを使うのがやっというところです。そこで資本関係のあるタイロテックが、経理デジタル化のサポート役として寄越してくれたのが水野さんです。

飯田さんは「事務とITが苦手」と自認する、根っからの職人肌です。

――水野さんは経理のご経験もお持ちなのでしょうか。

タイロテック 水野さん　いえ、私はシステムエンジニアで経理の経験はありません。ただ、前職がたまたま大手の会計事務所の社内SEだったので、会計の流れだけはある程度理解していました。

――石德堂の経理デジタル化にあたって何から着手しましたか。

水野さん　それまで石德堂で使っていたオフラインの会計ソフトを開けてみたところ、間違いが非常に多く、かなり大変なことになっていました。あとから知ったところでは、紙の資料を受け取った税理士の先生が毎年すべてやり直していたようです。

そこで今後は同じ状況に陥らずに済むよう、クラウド会計ソフトを入れることにしましたが、私は石德堂常駐ではなく必要なときに顔を出すだけなので、日常的なことは飯田さんが行えるように環境を整える必要がありました。どうすればスムーズにできるようになるか、飯田さんと二人で何度も相談を重ねました。

――その結果、freee会計を導入して経理をアウトソーシングすることにしたのですね。

飯田さん　そうなんですよ。エスアンドシーも水野さんが見つけてきてくれて。これなら私でもできるなと思いました。

タイロテック株式会社 システム開発部の水野正仁さん。石德堂の経理デジタル化を主導しました。

――ScanSnapもエスアンドシーの推奨スキャナーということで導入したのでしょうか。

水野さん　ScanSnapは僕自身、以前からよく知っていたんですよ。ScanSnapはほぼ"業界標準"ですから、勤務していた大手会計事務所でもScanSnapを8台くらいずらりと並べて、職員がひたすら領収書をスキャンしていました。ただ、freee会計の運用を開始した2022年の段階では飯田さんにScanSnapを扱えるかどうか不安があったので、まずは使い慣れたスマートフォンで証憑を撮影してもらい、それをエスアンドシーに送ってfreee会計にアップしてもらうことにしました。

飯田さん　でもやっぱりスマートフォンだとレシートを写してもブレるとか、影が写り込むとか、いろいろ難点があったんですよ。

水野さん　最近はやたらに長いレシートもありますしね。そんなこんなでスマートフォンではなかなかうまくいかず、freee会計にアップしても自動では登録できないケースも発生しました。そこで、2023年度の途中まではスマートフォンで頑張りましたが、やはりScanSnapにしようと決め、インボイス制度がスタートする直前、飯田さんにScanSnap iX1600を購入してもらいました。設定は私が行い、専用のプロファイル(※)もいくつか作りました。

※プロファイル：あらかじめ登録しておくスキャン設定のこと。プロファイルを作成すると、ScanSnap本体のタッチパネルで設定を切り替えることができます。

飯田さん　おかげで今は何の苦労もなくレシートをデータ化しています。私も「やればできる子」なので（笑）、教えてもらいさえすれば全然問題ないんですよ。

水野さん　今はわざわざPCを立ち上げることもなく、ひたすらレシートをScanSnapにセットしてスキャンするだけですよね。ScanSnap導入によってfreeeが読み取りにくい画像がなくなったので、エスアンドシーも楽になったはずです。

ScanSnap iX1600でレシートなどの証憑をスキャン。セットしてボタンを押すだけでブレやピンぼけのない美しい画像データを生成できます。

ScanSnap iX1600に現金払いとカード払いのプロファイルを作成し確実な仕訳を実現

――現在の具体的なフローをうかがいます。スキャンするのは主に支払関係の紙証憑ですね。毎月、ある程度溜まったらスキャンするのでしょうか。

水野さん　箱に溜めている証憑を月1回のペースで飯田さんがスキャンしています。スキャンするとデータは石德堂のNASに保存されます。NASはGoogleドライブと連携しているので、データはGoogleドライブに自動でアップされてエスアンドシーに共有されます。Googleドライブに万一のトラブルがあってもデータ原本は店内のNASにあるという形にして安全性を高めています。

――電帳法（電子帳簿保存法）にも対応しているのでしょうか。

水野さん　ScanSnapもfreee会計も電子帳簿保存法に対応しているので、将来はそうしたいと思っています。今のところはまだ紙の証憑原本も保存してもらっています。

スキャン対象となる支払関係の紙証憑。これで約1か月分です。

――ScanSnapにいくつか機種がある中から、iX1600を選んだ理由をお聞かせください。

水野さん　タッチパネルが付いているからです。タッチパネルがあったほうがPC抜きでもスキャンしやすいので。はじめは持ち運び可能なiX100にすることも考えましたが、毎日大変な現場に出ている飯田さんにとっては事務所でスキャンするほうが現実的だろうと、据え置き型でタッチパネル付きのiX1600を選びました。

――iX1600にはどのようなプロファイルを作成してあるのでしょう。

水野さん　現金払いの領収書専用のプロファイルと、クレジットカード払いの領収書専用のプロファイルを作ってあります。エスアンドシーとのやり取りで、領収書のフォルダーがその二つに分かれていると作業上好ましいということだったので。クレジットカードの明細がオンラインでfreee会計に入りますから、それとの突き合わせの効率を考えてのことでしょう。証憑を溜める箱も現金払いとカード払いで分けてあるので、飯田さんはそれぞれの領収書やレシートをトントンと揃えてScanSnapにセットし、プロファイルを選んでスキャンボタンを押すだけです。

これに加えて、仕入の請求書をスキャンするためのプロファイルと、経理とは関係のない一般書類用のプロファイルも一応作ってあります。

左から2つ目が現金払い用の「現金経費レシート」、その右隣がクレジットカード払い用の「カード経費レシート」。タッチパネルでプロファイルを選び、スキャンボタンを押すだけです。

――水野さんが整えた経理のシステムを、飯田さんご自身がスキャンをすることで運用しているのが素晴らしいですね。

飯田さん　今では月一のスキャンが、現場から逃げるための口実になってます（笑）。事務所で鼻歌うたいながらスキャンしてますから。「もう終わり？ もっとないの？」みたいな感じですよ。

PCを立ち上げることなくスキャンとデータ保存が完了します。「本当に楽になりました」と飯田さん。

飯田さん　それに、水野さんがfreeeで見積書も作れるよう設定してくれたから、今ではスマートフォンで見積書を作れるんですよ。これまでは急ぎの現場が入っちゃうと見積も間違いを起こすし、計算しながら入力するのは苦手だから憂鬱でしたけど、今はどんなに忙しくても苦になりません。むしろ見積を作るのが大好きになりました。

水野さん　全部freee会計に連動していますから、見積書を何通発行しても電帳法の検索要件付きでfreeeが保存してくれます。2024年度からは人事労務、年末調整、所得税、地方税も全部freeeでやっています。

飯田さん　去年までは税金を納めるのに銀行の窓口で並ばなければならず、それが本当に苦痛だったんですよ。でも今はカード払いにできたから行かなくて済むようになりました。売上は売上で、振り込まれればfreeeが自動で処理してくれますしね。やっぱり現場から夜中に帰ってきて経理の処理をするとか、きついじゃないですか。それが今ではfreee会計とScanSnapで全部完結します。もう誰に頼る必要もない。機械に頼ればいいわけですよね。水野さんという優秀なスタッフを貸してもらったおかげで、今は何の不安もありません。小さい会社ですけど、大船に乗ったつもりでいます。

石德堂による工事の例（いずれも德恩寺）。吊り燈籠は飯田さんのデザインです。

――事業がますます拡大しそうですね。

飯田さん　現在は德恩寺をはじめ、お付き合いのある6か寺とお話しし、見落としていた墓地工事などの提案を進めているところです。工事をすればお寺がきれいになって価値が上がるし、檀家の方々にも喜ばれるじゃないですか。もし私が今でも経理の負担を抱えていたら、とてもそういうところまでは考えが及びません。「不安がない」というのは本当にありがたい、素晴らしいことですよね。

――石德堂ならびにタイロテックの今後のご発展を祈念します。本日は詳しくお聞かせくださり、ありがとうございました。

ScanSnap iX1600

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