デジUP！サポーターの堀江賢司です。

ビジネスにおいて欠かせない名刺管理。長年にわたり、私はScanSnapとEvernoteの組み合わせで名刺データを管理してきました。シンプルで使いやすく、デジタル化された名刺情報を手軽に検索できる環境は、当時としては十分満足できるものでした。

しかし、ビジネスの成長に伴い、名刺管理に求める機能も少しずつ変わってきました。展示会やイベントが増え、一度に大量の名刺を処理する機会が増加。また、個人での管理から、チームでの共有が必要な場面も増えてきました。

そして何より、デジタルマーケティングの重要性が高まる中で、単なる「保存」から一歩進んだ「活用」を実現したいという思いが強くなっていました。MA（マーケティングオートメーション）ツールやCRM（顧客管理）システムとの連携、データの自由な出し入れ...。従来のやり方では、これらのニーズに応えるのが難しくなってきたのです。

今回は、ScanSnapと名刺管理アプリmyBridgeを組み合わせた新しい名刺管理の活用法についてご紹介します。

※ myBridgeは、誰でも簡単に使えるシンプル設計の名刺管理アプリです。個人が受け取った名刺を社内で共有し、会社の営業資産として活用できます。

名刺管理に求める新たなニーズ

名刺管理サービスでは昔は情報入力をしてくれることが最優先の条件でしたが、時代の流れでOCRや人力による書き起こしの精度が高くなり、どのサービスを使っても標準仕様になっています。

具体的に、私が名刺管理システムに新たに求めるようになった機能は以下の通りでした。あまり特殊な用途ではなく、一般的な内容だと思います。

• チームでの名刺共有
  個人の資産ではなく、組織の資産として名刺情報を共有・活用したい
• データの自由度
  名刺リストを簡単にエクスポートでき、他システムでも活用できる柔軟性。 MAツールやCRMと連携したり、GoogleWorkSpaceとの連携、スマホの連絡先への同期など、顧客情報のHUBとして一元管理を実現するための1口にしたい
• 効率的な一括処理
  展示会後の大量の名刺を効率よく登録する方法が必要。特にScanSnapと連携できることは大切にしたい
• 囲い込みからの脱却
  特定のエコシステムに縛られず、自由に選択できる環境が理想的。エクスポートしやすさや、SNS機能やメルマガ機能などの付帯サービスのない、シンプルなものにしたい
• コストパフォーマンス
  様々な機能がついて高いサービスではなく、適正な価格設定であることが重要
  
  そして、これらの条件を満たすサービスとして出会ったのが「myBridge」でした。

myBridgeを選んだ理由

数ある名刺管理サービスの中から、myBridgeを選択した決め手となった理由は以下の通りです。

• ScanSnap連携の簡便さ
  ScanSnapのプロファイル設定が不要で、すぐに連携できる手軽さが魅力的でした。
• 個人・共有名刺の区別
  個人的に管理したい名刺と、チームで共有すべき名刺を簡単に分類できます。
• データ活用の自由度
  CSVエクスポート機能が使いやすく、他システムへのデータ移行がスムーズです。
• 多様な同期機能
  Googleの連絡先やスマートフォンとも同期でき、いつでもどこでも名刺データにアクセスできます。
• マルチデバイス対応
  スマートフォンでもWebブラウザでも同じように簡単に閲覧・管理が可能です。
• コストパフォーマンス
  何より月額990円という価格設定が、機能との比較において非常に魅力的でした。

特に、他の名刺管理サービスにくらべて安く、料金体系が抜群にわかりやすく、チーム全体での利用コストが予測しやすく管理しやすいと感じました。また、SNS連携やメルマガ配信などの余計な機能がないシンプルさも、私のニーズにぴったり合っていました。

機能が足りないと感じることは少なく、（縦横の自動認識や上下左右反転を自動認識してほしい要望はありますが）、簡単に取り込め、すぐ閲覧でき、すぐエクスポートや連携ができるので、全く不満がない素敵なサービスです。

ScanSnapとmyBridgeを使った実際の名刺管理フロー

実際にどのように名刺をスキャンして管理しているか、私の日常的なワークフローをご紹介します。名刺の重要度や緊急度に応じて、取り込み方法も使い分けています。

名刺取得からデジタル化までの流れ

名刺をスキャンする流れを決めておくのは大切です。カメラですぐ撮るものとスキャンするものをなんとなく分けておくとスムーズですし、重複してしまっても今は簡単にまとめ直せるので、細かいことを気にしないのは精神衛生上大切です。

緊急度の高い名刺

 その場でスマートフォンのカメラで撮影し、myBridgeアプリに取り込み。その後すぐにメールを送信するなどのアクションにつなげます。

通常の名刺

週に1回程度まとめてScanSnapでスキャンし、一括処理します。

ScanSnapでのスキャン作業の実際

実際にスキャンをしていきます。ここではScanSnapを使った取り込み方法だけ紹介します。個人的にはきれいな画像でなるべく保存したいので、カメラで取り込んだものもScanSnapで取り込み直すようにしています。実作業としては5分もかかりません。

初期セットアップも簡単で、ScanSnapともWi-Fiで連携されます。プロファイル設定が不要なのは結構うれしいです。

①名刺の整理

縦横を分けて、上下を正しく並べます。これが唯一の不満ポイントで、自動認識してほしいところですが、ここは名刺をゆっくり振り替えれるのはいいなと思うようにしています。

②ScanSnapで一括スキャン実行

myBridgeアプリのメニューから「ScanSnapでスキャン」を選ぶと、同じWi-Fiに接続されたScanSnapが検索されます。
使用するScanSnapをmyBridgeアプリの画面で選択したら、読み取る名刺をセットします。このときアプリに表面のセットの仕方が表示されるのが非常に親切でわかりやすいです。「スキャンを開始」をタップするとスキャンが開始されます。

③高速処理

名刺30枚程度なら10秒もかからず取り込めます。特にiX2500は以前のモデルに比べて名刺詰まりも減り、ストレスなくスキャンできます。排出で詰まることもないのが最高です。

取り込み後の活用

取り込んだ後の活用が大切です。取り込みはあくまで手段なので、なるべくストレスをなくしたいです。myBridgeで取り込んだ情報はWEBやアプリで確認でき、CSVでも自由に取り出せるのが一番好きなポイントです。

• マルチデバイス対応
  スマートフォンアプリでもWebブラウザでも簡単に閲覧が可能で、いつでもどこでも確認できます。
• 自動同期機能
  スキャンした情報はスマートフォンの連絡先やGoogle Workspaceの連絡先と自動同期されます。名刺の画像も同期されるのが非常に便利です。
• 物理名刺の保管
  スキャンが終わった名刺はまとめて箱に入れて保管して完了。デジタル情報があれば、実物の名刺を頻繁に取り出す必要はありません。

この一連の流れにより、アナログとデジタルのハイブリッドな名刺管理が実現できるようになりました。これまでEvernoteに取り込んでいた大量の名刺はPDFでエクスポートしてありますが、ほとんど検索することもなくなったので、myBridgeだけで済むようになりました。
 

まとめ：ScanSnapとmyBridgeで実現する効率的な名刺管理

これまで述べてきたように、名刺管理は単なる「保存」から「活用」へと進化しています。ScanSnapとmyBridgeを組み合わせることで、ビジネスの成長に合わせた柔軟で効率的な名刺管理が可能になりました。

ScanSnapの高速で信頼性の高いスキャン機能により、大量の名刺も迅速にデジタル化でき、myBridgeの使いやすいインターフェースと豊富な連携機能により、チーム全体での名刺情報の共有や活用が容易になりました。

スマホのカメラではどうしても影ができたり、文字が読みにくかったりしますが、ScanSnapを使う一番のメリットは、手間なくあっという間に最高の品質で保存できることだと思います。

コストパフォーマンスに優れ、必要十分な機能を備えたmyBridgeと、高性能なScanSnapの組み合わせは、今の自分には理想的な名刺管理ソリューションに落ち着いています。

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