ScanSnapプレミアムアンバサダー・整理収納アドバイザーの笹田奈美子です。

「原稿のチェックって、担当者と何回もやりとりするから、かなり時間がかかるよね」

これは、編集や制作に関わる方なら、一度は感じたことがある悩みではないでしょうか。

わたしは現在、整理収納アドバイザーとしてお客様のお片付け現場訪問の他、原稿執筆などの仕事をしています。普段の紙の整理は、仕事でも、家族の紙モノでも、PFUのイメージスキャナーScanSnapが無くてはならない存在で、スキャンしない日はないくらい。

その中でも、最近特に「めちゃくちゃ役立ってる！」と実感する場面がありました。
それが、原稿や印刷物のチェックです。

原稿チェックの流れは、紙に印刷して赤ペンで朱書き

仕事で原稿を確認するとき、私はあえて紙に印刷し、赤ペンで朱書きをします。

デジタルデータ上でコメントを入れる方法もありますが、矢印を書いたりマルで囲ったり、ここで改行して欲しいなど、文章だけでなく、絵と組み合わせて自由にコメントを書くことができるのが手書き修正のメリット。
また印刷物をデザイナーに依頼する場合は原稿のプリントアウトが必須で、手にとって紙で見ることで全体を俯瞰できますし、スペースの間隔や文章の流れの違和感にも気づきやすいんです。
長年の経験から、自分には「印刷して赤ペンで朱書き」という方法が一番合っていると感じています。

ただ、問題はその「次」。朱書きをした紙を、どう相手に戻すかです。

朱書きを戻す"その次"で時間がかかっていた

以前は、文章だけで修正点をまとめてメールをしたり、家庭用のプリンターで一回ずつ原稿カバーをあけてスキャン。そのデータをパソコンに移して、メールに添付して･･･と非常に時間がかかることをやっていました。
原稿チェックの作業は修正依頼→確認→再度修正→...と編集者とのやりとりが何往復も続きます。
また文字やデザインのニュアンスって、口頭や文章だけでは伝わりにくかったりすることも多く、行き違いが起きることもありました。

「もっと分かりやすく伝えたい」
「お互いの無駄なやり取りを減らせないのかな」

そんな悩みをずっと抱えていました。

そこで大活躍するのがScanSnapです。

ScanSnap iX2500

笹田流は"二段構え"で返す：朱書き＋文章で補足

わたしの原稿チェックの流れは、とてもシンプルです。

まず、紙に赤ペンで修正やコメントを書き込む。
次に、その原稿をScanSnapでスキャン。スキャンしたデータは、そのままメールに添付して送ります。
これに加えて、文章でも変更点や補足を簡単にまとめます。

つまり、

1. 朱書きした原稿のスキャンデータ
2. 文章での補足説明

この「二段構え」で相手にお返しします。

この方法にしてから、編集先の方から

「笹田さんは指示が明確で、とても進めやすいです」
「おっしゃりたいこと、よく分かります」

と言っていただくことが増えました。
そんな風に言っていただけると、とても嬉しいものですよね（笑）

仕事がサクサク進むのは、伝わり方が整うから

なぜ、このやり方がうまくいくのか。

それは、赤ペンの朱書きがとても直感的だからだと思います。どこをどう直したいのかが一目で分かり、修正意図が視覚的に伝わることで読む側・直す側の負担がぐっと減るんです。
そこに文章での補足を添えることで、「なぜこの修正が必要なのか」の想いや目的まで伝えられる。

一見するとこの「二段構え」返信は面倒なようにも思えますが、結果として、修正のやり直しが減り、仕事が格段にスムーズに進むようになりました。
併せて上手く伝わらないイライラも無くなって、お互いが気持ちよく関係性良好な状態で仕事が出来るようになったと感じています。

ScanSnapは、スマホ撮影と比べて画質が安定していて、傾きや影の心配もありません。またデータとしても整っているので、受け取る側も扱いやすい。フタを開けてサッとスキャンして送れるところが、忙しい仕事の中ではとても助かります。

※私は一旦PCに保存してメール添付で送っていますが、プロファイル設定により、スキャンしてそのままメールで送る機能もあります。

PCレスで、スキャンデータをScanSnapから直接メール送信することが可能

こうして仕事がサクサク進むと、時間にも気持ちにも余裕が生まれます。
無駄なやり取りが減り、的確な情報が迅速に届くことで、相手との信頼関係も自然と深まっていく。これは、原稿チェックに限らず、仕事全体に言えることだと感じています。

紙は減らしたいけど、手書きもうまく活用したい

このScanSnapの活用術は、原稿確認、チラシやパンフレットの制作、契約書や社内資料のチェックなど、さまざまな場面で応用できます。とくに「紙で考えたい」「手書きで整理したい」タイプの方には、相性が良い方法ではないでしょうか。

時代はデジタルに向かっていますが、手書きが最短ルートになる場面もあります。

考えるときは紙、共有するときはデジタル。ScanSnapは、その切り替えをスムーズにしてくれるツールです。
紙とデジタルのいいとこ取りが、仕事をラクに、そして確実なものにしてくれます。

自分に合ったやり方を見つけるだけで、仕事はぐっとラクになりますよ。
あなたもScanSnapを相棒にして「活用術」を増やしていきませんか？

ScanSnap iX2500

毎分45枚の両面高速スキャンで、驚くほどスピーディーに電子化。静電容量式タッチパネルによる直感操作で、誰でも簡単にスマートに使えます。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。Wi-Fi対応で各種クラウドサービスへのデータ転送も簡単に行えます。

もっと詳しく