2023年10月1日から始まる「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」は、事業者が納付する消費税の仕入税額控除の方式として導入される制度です。

「インボイス（適格請求書）」とは、売り手が買い手に対し、正確な適用税率や消費税額を伝えるためのもので、売り手は「適格請求書発行事業者」として登録を受けたうえで、買い手に対し正確なインボイスを交付する義務が課せられます。買い手は仕入税額控除の適用を受けるために、このインボイスを保存する必要があります。

今回は、インボイス制度の運用でどんな対応が必要になるのか、その運用を効率化する方法について解説します！

1. インボイス制度、超入門！

まずはインボイス制度で重要な「仕入税額控除」について理解しておきましょう。

店で買い物をすると、商品の代金とあわせて消費税を支払いますよね。その消費税は、商品を販売した店から国へ納付することになります。

たとえば店の売上に対する消費税額（売上税額）が200万円だとします。

店では商品を仕入れる際にも消費税を支払っているので、仕入れにかかった消費税額（仕入税額）が150万円だったとすると、これを200万円から差し引いた金額が納付する消費税額になります。

この引き算の部分を仕入税額控除といい、仕入税額控除の適用を受けるために、現行制度では帳簿や請求書等の保存が必要とされています。

1-1. 仕入税額控除にはインボイスの保存が必要

インボイス制度のもとで仕入税額控除の適用を受けるには、インボイスの保存が必須になります。つまり、2023年10月からはインボイスを保存しないと仕入税額控除ができなくなります。

現行制度では、やむを得ない理由（3万円未満の課税仕入れ、請求書等が交付されないなど）があるときは、帳簿に一定の事項を記載して保存することで仕入税額控除が認められていますが、インボイス制度が導入された後は認められなくなります。

また、インボイスの記載事項について記載漏れや誤りがある場合、売り手には修正したインボイスを交付する義務があり、買い手は正確なものをもらいなおす（修正インボイスをもらう）ことが基本となります。

1-2. インボイスは電子データでもOK！

インボイスは、紙で交付する代わりに電子データで提供することができます。この電子データのことを電子インボイスといいます。

電子インボイスは電子データのまま保存できるので便利です。ただし電子帳簿保存法に定められた方法に従って保存する必要があります。

関連記事

活用しやすくなった電子帳簿保存法

2022年からはじめるペーパーレス化～電子帳簿等保存制度の活用～

2. インボイス制度への対応

企業間の取引では、自社が売り手側の場合も、買い手側の場合もありえます。

インボイス制度への対応について、売り手の場合/買い手の場合、それぞれの留意点をみておきましょう。

2-1. 売り手のとき

①インボイス発行事業者として登録する

インボイスを交付できるのは、税務署長の登録を受けた「適格請求書発行事業者」（インボイス発行事業者）のみです。

登録を受けるには登録申請書を提出する必要があり、いま課税事業者であっても自動的に登録されるわけではありません。

申請後、税務署が審査をして登録された場合には税務署から登録番号などが通知されます。この登録を受けてからインボイスを交付できるようになります。

出典: 「消費税！今から学ぼう！インボイス塾！～第1回 インボイス制度概要編
（https://www.youtube.com/watch?v=4xMbewyKlNk）」Youtube動画より抜粋。

2023年10月1日の制度導入当初から登録を受けるには、2023年3月31日までに登録申請書を提出する必要があります。

申請手続きの詳細は国税庁ホームページをご確認ください。

②（請求書等への）記載事項を追加する

インボイスには、現行制度での請求書の記載事項に加えて、次の3つの記載が必要になります。

• インボイス発行事業者の登録番号
• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

（出典: 「消費税！今から学ぼう！インボイス塾！～第2回 インボイスの記載事項編
https://www.youtube.com/watch?v=nb9H6w0T4WQ」）Youtube動画より抜粋

なおインボイスは、必要な事項さえ記載されていれば「請求書」や「領収書」など、その名称を問いません。また、インボイスの様式は法令等で定められておらず、手書きであっても可とされています。

③インボイスの交付義務にしたがう

売り手（インボイス発行事業者）には、取引の相手方の求めに応じインボイスを交付する義務があり、値引きや返品の際は「返還インボイス」を、交付したものに誤りがあった場合は「修正インボイス」を交付しなければなりません。

また、交付したこれらインボイスの写しを保存する義務もあります。

詳細は国税庁ホームページをご確認ください。

2-2. 買い手のとき

インボイス制度の導入後、買い手が仕入税額控除の適用を受けるには原則としてインボイスの保存が必須となります。

また、現行制度では、受け取った請求書に軽減税率の適用対象である旨や、税率ごとに区分して合計した税込対価の額の記載がない場合、事実に基づき買い手が追記できますが、インボイス制度が導入された後はこのような追記はできません。

買い手は、受け取ったインボイスの記載事項について記載漏れや誤りがないかを確認し、不備があれば売り手から修正インボイスをもらう必要があります。

2-3. インボイス運用の効率化、要（かなめ）はスキャナーの導入！

インボイス制度の導入を見据え、売り手側としても買い手側としても、あらかじめ備えておくことが大切です。準備不足のまま施行を迎えてしまうと、事務作業が膨大になるとみられ、特に買い手側では、経理処理に加えて紙の書類の管理も大きな課題になることが予想されます。

取引先から受領したインボイスだけでなく、社内の経費精算に関わる証憑類にいたるまで、インボイスとしての要件をみたすものであることを確認し、不備があった場合は正しいものを入手し直す、という作業が必要になります。

さらに電子インボイスと紙のインボイス、それぞれを管理し保管しなければなりません。

電子データで受領したインボイスは、電子インボイスや電子取引データの保管機能に対応した会計ソフトや受発注システムなどのITツールで管理できます。

一方、紙で受領したインボイスは内容を確認する際にも情報を探す手間がかかります。

内容を確認するにはオフィスへ出社しなければならず、原本を保管するために場所を確保する必要もあります。

ただでさえ事務作業の負担が増える中、電子インボイスと紙のインボイス、それぞれを別の業務フローで運用し保管するとなると、さらに負担が増大します。

これを解決するのがドキュメントスキャナーです。

紙のインボイスはスキャナーで電子化することで、ITツールで運用できるようになります。インボイス制度にスムーズに対応するためにも、スキャナーの導入は必須といえるでしょう。

また、スキャナーを活用し、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に求められる要件を満たすことで、保存が義務付けられている書類を電子データで保存できるようになります。

関連記事

インボイス運用をスキャナーで効率化

インボイス制度 ITツールとスキャナーの導入で、経理業務を大幅に効率化

3. まとめ

インボイスとは「売り手が買い手に対し、正確な適用税率や消費税額を伝えるための手段であり、登録番号や消費税額などの一定の事項が記載された書類や電子データ」です。効率よく取り扱いできる電子インボイスのほか、紙に印刷したものや手書きのインボイスも認められています。

インボイス制度が導入されると、特に買い手側では、記載もれなどの確認作業に加え、電子インボイスと紙のインボイスの両方を管理し、保存しなければなりません。当然ながら事務作業の負担も大きくなります。

紙で受領したインボイスは、スキャナーで電子化し、処理を効率化しましょう。

インボイス制度にスムーズに対応するため、電子帳簿等保存法に対応したITツールを選定するとともに、ぜひスキャナーの導入をご検討ください。

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

もっと詳しく

ScanSnap iX1300

毎分30枚（A4カラー/300dpi）の高速読み取りが可能な「Uターンスキャン」と、一般的な紙からA3までの大きな書類、厚手の原稿等の読み取りも可能な「リターンスキャン」2つの読み取り方法を備え、仕事環境や家庭に発生する多様な書類をすばやく電子化します。

もっと詳しく

ScanSnap iX100

バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。

もっと詳しく