デスク周りや自宅に散乱する書類。必要な書類をスグに取り出せなかったり、大事な書類がどこにあるかわからず焦ったりした経験がある方も少なくないでしょう。また、急な予定で誰かに代わってもらいたいとき、書類が原因でスムーズに共有できないことも...。

書類整理がうまくできれば、そんなストレスとはもうサヨナラ。探している書類をパッと見つけられて、他の人との共有もラクラクです。

この記事では、ファイルを使った書類整理の方法や、オフィスやご家庭で大活躍のおすすめアイテムをご紹介します。すぐにでも使えるアイデアをご紹介しますので、自分なりにアレンジしてスッキリとした空間を実現しましょう。

1．書類整理をする上で大切なこと・進め方

書類整理における大切なことと、具体的な書類整理の進め方を解説します。

大切なのは「自分以外の人でもわかる」状態にしておくこと

たくさんの書類がそれぞれどこにあるのか、そのありかを正確に覚えておくことは非常に難しいといえるでしょう。しかし、すべてをマニュアル化して都度参照するのも現実的ではありません。そして、自分以外の人に書類を探してもらわないといけないシーンもあるでしょう。

そうした事態に備えるためにも、書類を整理する際には「ほかの人が見てもどこに書類があるかわかる」を意識することがカギになってきます。

「ほかの人が見てもわかるか」を基準に書類整理を進めれば、ほかの人はもちろんのこと、自分自身でも直感的に書類を探し出せるようになり、書類を探すストレスから解放されることでしょう。

基本的な書類整理の進め方

書類の整理は大まかに分けて3つのステップで進めるとスムーズです。

1. 不要な書類の処分
   まずは「本当に必要な書類だけを残す」こと。デスクに散らばる書類は、気づかないうちに増えてしまいますが、実は本当に残しておかなければならない書類は限られています。
   まずは不要な書類を処分することから始めましょう。情報を残しておけばよいだけで物理的な保管の必要がない書類は、スキャンしてデータ化するのがおすすめです。
   
   
2. 分類
   不要な書類を減らすことができたら、次に書類を「用途」や「優先度」に応じて分類します。
   たとえば、仕事関連の書類ではプロジェクトごとに分けたり、プライベートな書類は支払期日や重要度に応じてグループ化したりするなど、自分に合った整理法を見つけることがポイントです。
   
   
3. 収納場所を確保
   最後にそれぞれの書類の「収納場所」を決めます。ファイルやボックスを使って見やすく収納し、頻繁に使う書類はすぐに取り出せるように配置することで、作業効率が格段にアップします。

なお、書類整理の詳細なステップについては、こちらの記事でさらに詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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2．【ビジネスパーソン必見】デスク周りの書類をスマートに整理する方法

デスク周りに積み重なる書類は、気づけば整理が追いつかなくなりがちです。重要な書類がどこにあるかわからず、時間を無駄にしてしまうことはありませんか？

ここでは、オフィスに特化したファイル活用術を解説します。家庭向けの内容は後ほどご紹介します。

書類の分類方法が重要に

オフィスにおける書類整理は、自分に合った分類方法を見つけることから始まります。特にビジネスパーソンにとっては、プロジェクトやクライアントが複数にわたるため、それに伴って書類も煩雑になりがちです。プロジェクト単位、クライアント単位など、ご自身の状況に合った方法で書類を分類するようにしましょう。

また、中には保管期間が法律で定められている書類もあることから、ファイルやボックスを活用して適切に管理することが求められます。特に会計系の書類はしっかりと保管体制を整えるのが必要不可欠です。

「いつでも取り出せる」を基本にする

書類整理において重要なのは、必要なときにすぐに取り出せる状態を保つことです。分類した書類はデスク周りや引き出しに収納し、頻繁に使うものは手の届く範囲に配置しておきましょう。書類が必要になった時の取り出しやすさを意識して整理することで、業務の効率は格段に向上します。

ただ、デスクや収納スペースには限りがあります。その場合、物理的な書類をすべて保管するのは難しくなるでしょう。頻繁に見返す必要がない書類はスキャナーを使ってデータ化し、データとして保存するのがおすすめです。スペースを確保しながら、必要なときに素早く検索して書類を見つけられる便利さも手にできます。

持ち運びやすさも重要

書類を扱う際には、デスク周りの整理だけでなく、持ち運びのしやすさも考慮することが重要です。会議や客先に書類を持ち出す機会が多いビジネスパーソンの方は、薄型のファイルケースやバインダーを活用することで、スマートに書類を携帯できるでしょう。

ビジネスシーンで使えるおすすめのファイルは、次の章でご紹介します。

3．オフィスで使える！おすすめのファイル3選

オフィスで使用することを想定し、ここからはオススメのファイルを3つ厳選してご紹介します。形状や容量はさまざまなので、用途や書類の分量に合わせて使い分けてみてください。

キングジム「書類仕分けファイル」

「書類仕分けファイル」は、A4用紙が10枚まで収まるポケットが8つ備えられた、まさに書類の仕分けに特化したファイルです。インデックスシールが付属するため、プロジェクト単位やクライアントごとに書類をまとめたいときに便利です。

シンプルでスタイリッシュなデザインはビジネスシーンにも溶け込み、デスク周りをすっきりとさせることができます。本商品は持ち運びも容易で、会議やクライアントとの打ち合わせの際にも役立つでしょう。

プラス「ケースファイル」

書類だけでなく、ちょっとした小物も収納することができるケース型のファイルです。充電ケーブルや付箋、ペンなど書類と一緒に使うものを一緒に入れておくことで、「これさえ持ち出せば忘れ物をなくせる」という状況を作ることができます。

面ファスナーがついており、勝手にケースが開いてしまう心配もありません。書類と合わせて小物をスマートに持ち運びたい方には特におすすめしたい商品です。

コクヨ「2つ折りドキュメントファイル〈BIZRACK〉（ミニポケット付き）」

小物専用のポケットがついており、USBメモリやペンなど厚さ8mmまでの小物を持ち運ぶことができるドキュメントファイルです。書類ポケットにはA4サイズの用紙がすっぽり入ります。

本商品の特徴は、半分に折りたたむことができること。ビジネスバッグやリュックにもさっと入れられます。名刺スリットもあるため、ビジネスシーンで大活躍のオールインワンな商品です。落ち着いた色合いも使いやすさを高めてくれています。

4．【自宅でもすっきり】書類整理で快適な空間作り

自宅でも保管しなければならない書類はたくさんあります。普段の生活空間をより快適にするためには、家庭内での書類整理も欠かせません。ここでは、自宅における書類整理のコツをご紹介します。

家庭では書類をどのような分類で保管すべき？

家庭での書類整理では、分かりやすく書類の種類ごとに分けることが基本となります。例えば、保険や税金関連の書類、学校や仕事に関する書類、家電や家具の保証書など、書類の種類やジャンルに応じて分類すると管理がしやすくなるでしょう。

さらに、年ごとに分けて保管する方法も有効です。特に、保証書など保管が必要な期間が決まっている書類に関しては、年度ごとに整理しておくと、いつの書類か、またいつまで保存すべきかが一目でわかります。

最初に書類整理のルールさえ決まってしまえば、あとは自動的に分類していくだけなので、その後の書類整理も楽になります。

カギは収納方法に

オフィスと比較すると生活用品を多く置いていることから、家庭での書類整理は収納アイテムの活用がカギになります。

例えば、家計簿やレシートなど頻繁に使う書類は、テーブルに設置できるアイテムを使ってすぐに取り出せるように配置し、反対に使用頻度の低いものはしっかりと分類して引き出しやクローゼット内に保管することで、スペースを有効に使うことが可能です。

また、100均で手軽に手に入るファイルボックスやクリアケースを使えば、リーズナブルに書類をすっきりと収納することができるでしょう。

5．家庭で大活躍！書類保管がはかどる便利アイテム3選

家庭での書類整理は、収納アイテムを用いることでぐっと効率的になります。そこで、ここでは特に家庭内での使用におすすめの便利アイテムを3つ厳選してご紹介します。

使い勝手の良いアイテムを活用すれば、書類整理がはかどって家庭内の空間もスッキリと、良いことずくめです。

リヒトラブ「SMART FIT ドキュメントファイル」

A4サイズのクリアーホルダーがすっぽり入りスムーズに出し入れできる、片側浅めのジャバラポケットを備えたドキュメントファイルです。各ホルダーにインデックスシールを付けられるため、保証書や契約書など書類の種類ごとに分類するのがおすすめ。

オレンジ、オリーブなど上品で落ち着きのあるカラーバリエーションが全4色展開されているので、インテリアの一部として見える位置に置いていても違和感がありません。

セキセイ「ウッズスタイル ドキュメントスタンド」

インテリアになじむナチュラル調の収納スタンドで、水や汚れを弾く素材が使われており、家庭での書類整理にぴったりのアイテムです。

最大の特長は、書類の量に合わせてファイル自体を伸縮させられること。最大30cmまで伸ばして自立させられるため、収納するものや置き場所に合わせて自由自在に幅を調整して使えます。置き場所に困りがちなカタログ等の分厚い書類もラクラク収納可能。12仕切り13ポケットと、仕切りの多さも嬉しいポイントです。

キングジム「冷蔵庫ピタッとファイル(書類整理タイプ) 【スキットマン】」

料理のレシピや子どもの給食の献立表など、冷蔵庫にマグネットでたくさんの紙類を貼っている方必見のアイテム。冷蔵庫にピッタリ貼り付いて、見たいページがしっかりと開き、煩雑になりがちな書類をスッキリまとめてくれるファイルです。

レシートやクーポンの収納に便利なミニポケットや、ペンを挟めるボックスも付属しています。表紙を閉じると書類をスッキリ隠すことができ、たとえば急な来客の際も安心です。

6．書類整理の救世主！ScanSnapでスペース確保＆検索性アップ

書類の保管スペースがない！そんな時にはスキャンを

書類の保管スペースが不足していると感じる場合、最も効果的な解決策の一つが「スキャンしてデータ化すること」です。

特に、情報だけが必要で紙そのものは不要という書類は、スキャンしてデータ化すれば、物理的なスペースを大幅に削減できます。スキャン後のデータはフォルダ分けしておけば見つけやすくなりますし、キーワードをもとにページ内検索をかけることもできます。膨大な書類を一枚一枚探す必要がなくなるのです。

また、データ化した書類に外出先からでもスマートフォンやPCを使って簡単にアクセスできるのも大きな魅力です。会議や外出中、急に書類が必要になっても、デジタルデータであればすぐに確認できます。さらに、データ化することで書類の紛失リスクを防ぎ、安全に保管することも可能です。

スキャナーを活用してスマートにデータ化

書類を効率よくデータ化するためには、スキャナーの活用をおすすめします。たくさん溜まってしまった紙の書類も簡単にデータ化することができ、PDFや画像形式で保存可能です。

たとえばScanSnap iX1600の場合、書類をスキャナーにセットし、スキャンボタンを押すだけでデータ化が完了します。NAS（ネットワークHDD）やクラウドサービスとの連携も可能で、あらかじめ保存先として指定しておけば、PCを立ち上げることなくタッチパネルからの操作のみでスキャンしたデータを保存できます。

ScanSnap iX1600
56,100円（税込）

より詳細なデータ化の手順や便利な活用方法については、以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

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7．快適なデスクや空間を手に入れるための書類整理

書類整理を習慣化することで、デスクや住まいの環境は格段に良くなります。特にたくさんの書類が山積してしまって手が付けられなかった方は、この機会にご自身の書類整理に取り組んでみるのはいかがでしょうか。「デジUP！」には、書類のスキャンやペーパーレス化に関する記事がたくさんあるので、ぜひ覗いてみてくださいね。

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

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ScanSnap iX1300

毎分30枚（A4カラー/300dpi）の高速読み取りが可能な「Uターンスキャン」と、一般的な紙からA3までの大きな書類、厚手の原稿等の読み取りも可能な「リターンスキャン」2つの読み取り方法を備え、仕事環境や家庭に発生する多様な書類をすばやく電子化します。

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ScanSnap iX100

バッテリー・Wi-Fiを搭載しながら、わずか400gのコンパクトボディ。場所を選ばず原稿を電子化でき、手軽に情報の保管や共有が可能。

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