文具王のScanSnapスーパー活用術⑫「スキャンする書類編」

文具王のScanSnapスーパー活用術⑫「スキャンする書類編」 文具王のScanSnapスーパー活用術⑫「スキャンする書類編」

はい、こんにちは、文具王です。文具王のScanSnapスーパー活用術。今回のテーマは、スキャンする書類について、です。

新年度が始まり、入社、入学、転勤など、様々な変化とそれに伴う様々な書類が身の回りに溢れる季節です。

そこで増えた書類の整理といえば、もちろんScanSnap！ という話なのですが、身の回りの書類といっても、いろんな種類の紙があって、なんでも全部スキャンして捨てちゃえば良いのか、というと、そうでもありませんね。そこで今回は、身の回りの書類を、種類ごとに整理してみたいと思います。

1. 1. まずはビジネス関連

1. 2. つづいては家庭の書類

1. 3. そして家族や子供のことなど

1. 4. おわりに

在宅勤務で書類が自宅に増えてしまったという人も少なくないと思います。

仕事の書類はハンコやサインのあるものなど、特別に管理方法が決まっているものもありますが、そうでないものはスキャンして活用することができます。

メモや資料などはスキャンしておけばスッキリしますし、マニュアルなど、頻繁に見る機会があるものは、デジタル化してすぐに見られる工夫をしておくと、むしろ紙よりも便利な場合もあります。

終了した案件の資料などは、案件ごとに一つのフォルダにまとめて放り込んでおけばOK。

とにかく保存しておけば安心ですね。万が一あとで確認の必要が出てきた時にも、その書類を探し出すのはそれほど難しくありません。

レシートや領収書は、会社員であれば清算に現物が必須だったり、個人事業主でもe-文書法に対応していなければ保管が必要ですが、ScanSnapシリーズは、e文書モードを全機種サポートしていますので、今後はe-文書法対応のクラウドサービスを使うなどして、完全にデータ化して捨ててしまうのも選択肢になってくると思います。

名刺は検索できた方が便利なので、スキャンして名刺管理のクラウドサービスで管理するか、ScanSnapホームなどのアプリを使って検索できるようにしておくと便利だと思います。

家庭の書類で重要なのは、契約書類。携帯電話や電気、ガス、保険、家の賃貸契約など、現物保管が必要な書類もたくさんあります。

しかし本当に取っておく必要があるものはそれほど多くありません。

たとえば携帯電話の契約時に手渡される書類のほとんどは、広告や、マニュアルや、設定書類で、広告は当然ゴミ、マニュアルはネットで見られますから捨てても問題ありません。

設定関連の様々な数字や記号は、記載されている内容は大切ですが、スキャンしておけば現物でなくてもかまいませんから、じつは紙で保管する必要がある書類はごくわずかです。

しかも、この書類は、機種変更したりして契約が終了すると完全に不要になります。

それでも迷ったらスキャンしておけば捨てても安心です。

取扱説明書類は、案外捨てても平気です。

特に大手の家電メーカーなどの場合は、ほとんどネットで見られますので、むしろスキャンしておくべきなのはメーカーのホームページなどが整備されていない雑貨やオモチャ等の説明書ですね。

これもたまに必要になったときに見つかれば良いものなので、スキャンすればスッキリします。

雑誌に載ってた料理のレシピなどをスキャンしておけば、スーパーで突然思い立っても、必要なものをすぐチェックできます。

地域のお知らせやチラシ類は、ほとんど残す必要はありませんが、ルールや一覧表のようなものは、スキャンして取っておくと、役に立つことがあるかもしれません。

家計を管理するうえでレシート類をチェックしている人は、クラウド家計簿サービスなどにアップすれば、入力作業が自動化されて便利です。

他にも、通帳やお薬手帳、会員証などは、スキャンしておくと、なにかあったときに参照できるので安心です。

ScanSnap iX1300なら、通帳やお薬手帳などの冊子も開いてそのままスキャンできます。

家族に関係する書類ではまず、写真や子供が描いた絵など、スキャンしてもなかなか捨てられない紙はあります。

ですが、こういったものは、しまい込んでしまうとなかなか見なくなってしまうもの。

一旦スキャンしておいて、デジタルフォトフレームやテレビ画面などで見られるようにしておけば、原本は片付けても普段から楽しむことができます。

子供が学生なら学校のプリント類はどんどん溜まります。

用事が済めば必要になることはあまりありませんが捨てるのに迷ったらスキャンして安心して捨てましょう。

課題やテスト類も、期末テストや入試などに向けて見返す間は紙のままが良いと思いますが、それが済んだらスキャンしておけば安心です。

ということで、いろいろ見てきましたが、スキャンすればデータは残ります。

迷ったらスキャンして捨てましょう。書類をスキャンすることで、部屋がスッキリ片付くだけでなく、いつでもスマホで見られるなどのメリットが出てきます。どんどんスキャンして書類を活用し、部屋を片付けましょう。

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