ScanSnap 2023.10.30

三人寄れば文殊の知恵！困りごとはみんなで解決。小1の壁突破プロジェクト！〜第1回定例会学校のプリント整理編〜

小1の壁突破プロジェクト概要

イラストレーターのねここあんな。さんと、公募で集まった小1のお子さんをもつプロジェクト参加メンバーの皆様が共に小1の壁に挑みます！ScanSnapを活用した学校プリントなどの情報整理から、家族が助け合う仕組みづくりまで、PFUがサポートを行います。

第1回定例会では最初の目標として「プリントの整理・収納ができる」ためにはどうしたら良いのか？をテーマとして、ScanSnapプレミアムアンバサダーの青山順子さんからScanSnapの使い方や「整理収納」についてお話を伺いました。

1. 「プリントだけでもなんとかしたい」小1の壁あるある問題

第1回定例会では最初の目標として「プリントの整理・収納ができる」ためにはどうしたら良いのか？をテーマとして、皆様のプリントに関する困りごとについて伺いました。

9月某日、イラストレーターの「ねここあんな。」さんと小1の壁に挑むべくオンラインで集まった参加者の皆様と、初めての定例会を実施しました。小1のお子さんを持つ参加者の皆様の、プリント整理の課題とは？今回はその様子をレポートします！

――最初にねここあんな。さん、前回の状況から進展があったところがありましたら教えてください。

ねここあんな。さん

私の机、子供の机、と置ける場所が色々あるせいで、却ってどこに何が置いてあるのか分からなくなりがちだったのですが、それらの紙を全部スキャンしたことで、一掃されました。

机の上に紙があるという状態が全然なくなったのが、本当にさっぱりスッキリで。片づくのってすごくいいなと思いました。

ただ、今のところ夫との共有はしていないので、今後共有していこうかと思っています。

――まずは書類をかなりデータ化されたということで、かなり理想的なステップで運んでいただいて、私たちも嬉しいです。それでは、他の参加者の皆さまが、今どういう課題を抱えていらっしゃるのか？を教えてください。

うまさん

埼玉県にお住いのうまさんは、小学1年生と年中さんのお子さんのお父さんです。

共働きのため、子供のプリントを見るのもどちらかが見るというようになっていて、家の中には一応置いてあるけれど、一緒に見るということも中々なく「いついつに何がある」というのを後日確認しようと思っても「どこにあったっけ？」となってしまっています。

データで見られるようにできたらなという風には思うのですが、写真を撮ってLINEで共有して、というようなことを試したりはしたのですがうまくいっていないため、将来的に予定を共有したいと思っています。

学校からのお知らせは、内容によって、学校指定のアプリ、配布プリント、学校から子供に配られているiPad内に届くので、見落とす場合があります。

――「あのプリントはどこ？」問題のほかに、「情報を見落としてないか」という心配もあるのですね。他の方はいかがですか。

ユニコーンさん

東京都にお住いのユニコーンさんは、小学1年生と年中さんのお子さんのお母さんです。

子供がプリントを持って帰ってきてくれなかったり、机の中でくしゃくしゃになったプリントをしばらくして出してきたりするので、情報・プリントが必要なタイミングで来ない場合が出てくるようになりました。

保育園の頃は、お迎えの時に先生と直接お話しすることができ、アプリやお便りも必ず入っていたため、情報が入ってこないということはなかったのですが、情報の入手ルートのメインが子供になったことで「本当に抜け漏れはないんだろうか」という心配があります。

習い事も含めると、連絡アプリも５個ぐらいあり、アプリを探すところから始めるということも。外出時、お便りを家に置いたままにしていて、帰ってお便りを確認しないと分からないということもあって、情報収集することに課題を感じています。

また、授業が教科書どおりに進む学校ではなく、授業独自のプリントベースに進んでいくため、一学期でも大量のプリントが束になっていて。今後復習に活かすためには紙で持っている方が良いのか、紙・データ等、何で保管するのが一番良いのかが分からず困っています。

――小学校のプリントのほかにも、何かお子さん関係の書類はありますか？

さるさん

岐阜県にお住いのさるさんは、小学1年生と年少さんと保育園に通うお子さんのお母さんです。

小学校の配布物と下の子たちの園の配布物があり、それぞれをどう整理したら良いかが分からないのが悩みです。

また、学校や習い事など様々な面でプリントが多く、管理が大変です。

今春、長子の小学校入学とともに他県へ引っ越しをしたため、私自身が環境の変化に慣れておらず、地域行事や子ども会活動などを把握しきれず、参加し忘れてしまったこともありました。

――なるほど、習い事のプリントと、さらに兄弟姉妹の分もあるのですね。

とらさん

石川県にお住いのとらさんは、小学3年、小学1年、年長さんのお子さんのお母さんです。

小学校の教員をしています。皆様に「壁」を感じさせてしまっている側でもあるので、プロジェクトを通じて仕事にも活かしていきたいと思っています。

子供が3人いるため、誰のどのプリントなのかが分からなくなるので困っています。保育園はアプリとお便り、小学校もアプリとプリントですが、保育園のアプリとは別のアプリなんです。アプリで毎回来ていたお知らせが来ずプリントも捨ててしまっている場合はママ友に教えてもらったりしています。

使う予定のもの、例えば7月に使うものが6月の学年だよりに書かれてあり、7月の学年だよりに差し替えたら7月のいつに使うのかが分からなくて困ったこともあります。また、月の行事予定はプリントで来てほしいのにアプリ配信のみの場合も。

教員をしているため、自分がお知らせしたものか、貰ったお知らせなのかが分からなくなる時もあります(笑)。

2. ScanSnapプレミアムアンバサダー青山順子さんの「ScanSnapでできること講座」

整理収納アドバイザーの青山順子さんも2人の子育てで「小1の壁」を経験されたお母さんです。今回はScanSnapアンバサダーとして、「ScanSnapでできること講座」をレクチャーしていただきました。

青山さん：

今回は「小1の壁突破プロジェクト」ということで、ScanSnapでどんなことができるのかなというようなお話を簡単にしていきたいと思います。

――お片付けツールとしての「ScanSnap」とは

青山さん：

私たち整理収納アドバイザーの間では「お片づけツール」としてご紹介することがよくあります。

綺麗にファイリングしている紙のファイルも、これをデータ化してパソコン・スマホ・クラウドなどで保存することによって、机の上がスッキリする。それを簡単にするためのツールです。

増え続けるプリントの管理を皆さんに少しでも楽にしていただきたいということで、3つのお話をします。

――すぐ探せる！省スペース管理！クラウド保存で外出先からも確認できる！～ScanSnapでお便りを管理するメリット～

皆さんのお話にもありましたが、必要なお便りをすぐに探せるかというと、スマホでプリントを撮影していたとしても、スマホのアルバム自体がすでにカオスな状態になっていて、探すことは結構難しいです。

ScanSnapでスキャンした場合、OCR機能といって、書かれている文字情報で検索することができるようになります。

また、収納に困っていらっしゃる方もおられるかと思うのですが、ScanSnapでデジタル化すると、パソコンやスマホなどに保存ができるので省スペース管理ができます。

スキャンしたデータをクラウドにアップすることもできるので、外出先からも見られるようになります。色々な情報をご家族で共有することによって情報が活きてきます。

さらにScanSnapはモバイルアプリもあり、モバイルアプリで直接スキャナーと自分のスマホをつないでスキャンすることで、お友達がプリント失くしてしまったいうときに、スキャンしたプリントの内容をモバイル版の画面の「送る」というマークからLINEなどで直接お友達に送ることができるんです。

――まずは「お便りを出す習慣」。子どもは褒めることでやる気が出る。～ScanSnapを活用したお便り管理術～

学校・学年・クラス便りと、給食の献立表・保健便りなど色々あると思います。

まず、お便り管理の最初の第一歩として「お子さんにお便りを出す習慣をつける」、これがやっぱり一番大事です。

子供たちも学校に行ってすごく疲れて帰ってくるので、そこで「早くお便り出しなさい」と言ってしまうとそれだけでも疲れてしまうので、まずは「帰ってきたらランドセルからお便りを出そうね」というような、習慣をつけてあげて欲しいです。トレーに出すだけでも良いです。そして、トレーに出したらとにかく褒めてあげる。

「ありがとうね。お母さん助かったー。すごい偉いね」と言って、頑張ってきたことをすごく褒めてあげる。そうすると、子供は褒められると喜んでまたどんどん片づけに対して良い印象を持っていくようになってやる気を出してくれるようになります。

小学生になると、学校と家庭の連絡はほぼ子供経由になります。中学、高校、大学になると、連絡帳というものはありません。お金に関することや、留学に関することなど大事なことも全部子供を通すことになりますので、小学校1年生の早いうちに習慣づけてあげてください。少しずつできるようにして、子供が自分で管理できるようにサポートしてあげていってください。

それぞれのお便りが「なんで捨てられないか？」というと、行事が終わるまでは、いろんな大事なことが書いてあるので、心配で捨てられないという心理が働くからです。

そこで「お便りはScanSnapでスキャンする」ようにします。スキャンした内容はデータで確認しましょう。データであるメリットとして、過去の情報が活かせるようになります。上のお子さんの過去の行事情報を下のお子さんの際に参考にすることができます。

給食の献立表・保健便りといった「読んでおかなきゃいけないような気がする」「役に立つかもしれないので捨てられない」知恵袋的な存在のお便りも習慣としてスキャンしましょう。

仕事から帰ってきて忙しい中、机に座ってプリントを読むという時間を作るのは難しいと思うのですが、隙間時間、お迎えの待ち時間、移動時間に読むことでだいぶ時短になります。

それから「提出物の管理例」ということで、当日の朝、日付は手帳に転記してあるけれど、集合場所どこだったかな？体育館だったかな？教室だったかな？というところが思い出せなくて、当日プリントを慌てて探すということが以前はあったのですが、これをまず、プリントを貰ったら記入して切り取る前の状態でスキャンします。そして、切り取り線で学校に提出した残りの紙は処分します。そのあとスキャンしたものを画像が貼れるリマインダーアプリで当日の朝にセットします。

そうすると、その日の朝にお便りの方からやってくるので、一切探さずに済むので便利です。

最初の一歩、トレーにお手紙を出すというところから習慣づけていくと、中高生になったとき、学習の記録や予定などは子供たちも自分でスマホを持っているので、そういったものも自分で管理できるようになっています。

――小学校の作品、中学・高校では学習ノート、写真や思い出もずっと残せる～ScanSnapは家族で活用できる～

それではお便り以外のお話をしていきたいと思います。

多分皆さん、お子さんが色々な作品を持って帰ってくると思います。ですが、子供たちが工作などを持って帰ってくるのは大体小学生までです。中学生になってくるとほとんど持って帰ってこなくなるので、時間が経って少し溜まってきたら徐々にデジタル化してコンパクトに残していくと良いと思います。作品だけのデジタルも良いですが、作品と一緒にお子さんと撮っておくと成長の記録ににもなって良いですよ。

ノートや文集、学習の記録、お母さんありがとうといったメッセージ。可愛くて捨てられないというものもスキャンしてとっておけますし、学校で作った壁新聞などもとっておけます。

さらに、最近の高校生・中学生は、自分で学習したノートをスキャンして、勉強アプリで使って復習したりしています。自分でまとめたノートをノートとして持ち歩くのも良いですが、データ化するとタブレットなどで移動中に勉強することができます。

他には写真はGoogle Photosなどに上げておけば、おじいちゃんおばあちゃんに見てもらうこともできますし、レシピや雑誌の切り抜きなど形がまちまちなもの、旅行の記録やチケット・パンフレットなどもデータ化しておくと綺麗に残しておくことができます。

レシートや領収書も長いものやA4サイズなど色々なサイズがありますがスキャンして家計簿アプリと連携させると、データが見える化されることで節約にも繋がります。

色々なことに使えるScanSnap、楽しく使って貰えたら良いかなと思います。

――ご自身の経験からScanSnapを使ったお便り管理などを分かりやすく説明して下さった青山さん。小1の壁を乗り越えてきた整理収納のプロのお話はためになります。

定例会では、このあと青山さんからScanSnapでスキャンした書類を検索できるようにする方法やプロファイルのカスタマイズ方法についてレクチャーしてもらいました。

3. 第1回定例会を終えて

――色々な立場から「小1の壁」の困りごとをお話して下さった参加者の皆様。定例会で青山さんの講座を受け、プリント整理でこれからやってみたいことなど、感想をお聞かせください。

ねここあんな。さん：

書類をスキャンしただけになっているので、頑張ってフォルダー分けをしようと思います。一見いらなさそうなプリントもスキャンしておけば来年のスケジュールを立てるのに活用できると思うので検索機能も良いなと思いました。

うまさん：

今日はありがとうございました。整理の仕方のところで、取り敢えずデータを保管してしまえば良いというのが分かりました。検索を上手くするためにはどうしたら良いのかというのはこれから出てくるかと思うのですが、また次回いろいろ勉強させていただければと思いますのでよろしくお願いいたします。

ユニコーンさん：

先ほどのデモで早速学級通信などをスキャンしてみたところ、運動会の内容だったので「運動会」で検索したらぱっと出てきてすごいなと思って感動しました。まだ使いこなせていないので、どんどんスキャンして次回までに使いこなせるようになりたいと思います。引き続きよろしくお願いいたします。

さるさん：

小学校の配布物と下の子の園の配布物をScanSnapのフォルダー分け機能を使ってScanSnap Homeとうまく紐づけしていきたいと思います。

とらさん：

トレーに子供たちが自分で出すっていうのは入学時点で絶対やらせなくちゃと思っていたのですが長男があまりにも出さなくて挫折したという経緯があったのですが、もう1回やろうかなと思いました。作品は子供と一緒に写真を撮って処分している方なので、こうやって保存するというのはわたしにとって一番大事なところだなと思いました。保存する・残しておくということがすごく苦手で捨てるのが得意なのが分かりました。

――ScanSnapの使い方や機能を学び、ねここあんな。さんや参加者の皆さまもプリント整理へのモチベーションが上がったようです。次の定例会の頃にはプリント整理の達人になっているかも？次回の記事もお楽しみに！