モノに縛られず、身軽でいることを重視するミニマリストが、クラウドツールを武器に弁護士の世界に変革をもたらす。

フェイスブックとEightで最新情報をキャッチアップ

弁護士の藤井総さんは、IT企業に特化した顧問サービスを提供している。契約書のチェック、新しいサービスをつくる際の法的な問題、利用規約の作成など、企業のあらゆる活動をサポートするのが仕事だ。弁護士事務所といえば、膨大な紙の書類や本に囲まれているイメージだが、藤井さんの仕事場には、ほとんど紙がない。ご自身の仕事環境にはクラウドサービスをフル活用し、ペーパーレス化を実現しているという。名刺管理もそのひとつだ。

「私のクライアントは90％がIT企業。特定の業界ゆえに、人脈管理は大事です」と藤井さん。
交流会やパーティーで知り合った方とフェイスブックでつながると、クライアントや友人の知り合いだった、ということがよくあるそうだ。フェイスブックのアカウントを持っていない人や、仕事情報を公開していない人もいる。そこで、人脈管理には、フェイスブックと名刺管理サービス『Eight』を併用している。

Eight 価格：無料～ 販売元：Sansan, Inc.

人脈管理に欠かせない名刺アプリ。顔写真や経歴などを登録可能。SNS感覚で日々の出来事の投稿などもできる。この写真はサンプル。

もらった名刺・紙資料はすぐにスキャンしてペーパーレスを徹底

受け取った名刺は、ScanSnap で読み取り、ScanSnap Cloud で自動的に『Eight』に振り分けられる。
『Eight』で名刺管理するメリットは、常に最新の情報をキャッチアップできること。名刺ボックスなどで整理していても、転職や異動、事務所の転居で、連絡先がとれなくなることがある。 『Eight』では、名刺のプロフィールを更新すると、つながっている相手に通知が届くので、常に最新の情報がキャッチアップできる。お互いにユーザーであることが条件だが、IT業界は『Eight』のユーザーが多いので、問題なく使えているそうだ。

スキャニングにはScanSnap iX500を使用。取り込んだデータは、名刺はEight、その他の書類はEvernoteに自動で振り分けられる。

クライアントとのやりとりはチャットワークで気軽に。お互いの時間が有効に使える

顧問先からの法律相談には、チャットワークを使っている。「従来の面談による相談は、相手に事務所へ訪問してもらわねばならず、移動の時間がかかる。また口頭による説明は複雑な法律知識の理解が難しい。不明点があれば、再び面談しなくてはならず、クライアントに負担をかけていました」
チャットワークなら、面談のアポや移動の時間がかからず、PCやスマホで気軽に質問を受けられる。会話調なので難しい話も理解しやすく、文字で履歴が残るので、社内で共有すれば議事録も不要。手間と時間をかけずに、十分な法律知識が得られるのだ。

ChatWork 価格：無料～ 販売元：ChatWork Inc.

オンライン会議ができるチャットツール。タスク管理やファイル共有などビジネス向けの機能が充実している。iPhoneやAndroidアプリにも対応。

サービスは使いやすく、信頼性の高い王道を選ぶ

藤井さんがITサービスを選ぶときのポイントは、その分野のトップシェアのサービスであること。その理由は、サービスが終了するリスクを防ぐためだ。また、各ジャンルで多くの人に選ばれているサービスは使い勝手がよく、ITリテラシーの高くない年配層でも支障なく使えるのもメリットだ。

Eightの業界シェアは8割、チャットワークは、国内シェア7割と非常に高い。そのほか、メモ管理は『Evernote』、グループウェアは『G Suite』、ストレージは『Box』を使っている。 藤井さんは有料プランを利用しているので、顧問先ごとに共有フォルダーを作成して、ファイルのやりとりはすべてBoxで管理しているそうだ。契約書の取り交わしには、クラウド契約管理ツール『CloudSign』、請求書の発送は『MFクラウド請求書』と、すべてオンラインで行うので、紙が発生するシーンはないそうだ。セキュリティー面でもクラウドは勝っている。

「紙は紛失したらアウト。端末に保存したデータは、盗まれたらアウトです。クラウドなら2段階認証などアクセスをしっかり管理しておけば、データが漏れたり消えたりする可能性が非常に低い。手元にあるより、よほど安心です」

MacBook Airには作業中のファイル、外部ディスプレーの左側にBox、右側にチャットワーク、iPadにカレンダーを表示して使っているそう。

バックパックひとつでふらりと海外へ。世界中どこでも弁護士業ができる

藤井さんの趣味は旅行。10月は、月の半分、旅をしていたそうだ。
「空港に着いたら、すぐに現地のSIMカードを購入し、テザリングします。セキュアなクラウドでデータを管理しているから、世界中のどこにいても仕事ができる」旅行の荷物は少なく、バックパックひとつ。スーツケースやキャリーバックは使わず、身軽に旅を楽しんでいるそうだ。モノに縛られないワークスタイルは、もともとの性分だという。

「モノに縛られて自分の行動や思考を制約されたくない。自分がやりたい時にやりたいことがやれるように、すべてを身軽にする。家も賃貸、事務所もほかの弁護士を雇わずひとりでやっています」

旅先へは、11インチのMacBookとiPhoneをバックパックで持ち歩く。iPhoneはSIMフリー。現地でSIMを購入すれば、どこでも仕事場になる。

旅好きだが、マイルは貯めていない。なぜなら、マイルを貯めるために乗りたい便が制限されてしまうかもしれないからだ。
「自分自身の趣味、スタイルを追求していったら、今のスタイルになりました。幸い、IT企業は、価値観の合う方が多いので、仕事がやりやすいですね」

自分がいちばん気持ちよく働ける仕組みをつくり、気持ちよく働けるクライアントと取引をしている。理想的なワークスタイルだが、利用しているクラウドサービスはいずれも安価なものばかりで、無料プランもあるので気軽に試すことができる。強い意志さえあれば、誰でもこうした新しい働き方が選べる時代なのだ。

Box 価格：無料～ 販売元：Box, Inc.

無料で10GB使える、セキュアなクラウドストレージ。バージョン管理機能、編集中のファイルをロックする機能があり、共同編集に安心して使える。

CloudSign 価格：無料～ 販売元：Bengo4.com,Inc.

ブラウザーで契約締結できる、クラウド契約管理ツール。印刷、押印、郵送などの手間やコストが不要。また契約書は一元管理される。

MFクラウド請求書 価格：無料～ 販売元：Money Forward, Inc.

見積書、納品書、請求書、領収書を作成・送信・管理できる。MFクラウド会計などとの連携も簡単。新たにクレジット決済機能が追加された。

Evernote 価格：無料～ 販売元：Evernote

定番のメモアプリ。プライベートの旅程などもEvernoteにメモしている。これは、昨年の欧州旅行のオンラインチケットなどを記録したもの。

弁護士／ 藤井 総さん

2006年、慶應義塾大学法学部法律学科卒業。在学中に司法試験に合格し、2007年に弁護士登録。大手法律事務所に勤務後、2015年弁護士法人ファースト法律事務所を開設。IT専門の弁護士として、多くのIT企業の顧問を務めるかたわら、ビジネスデザイナーとしても活躍。

弁護士法人ファースト&タンデムスプリント法律事務所

※flick! digital（フリック!デジタル）特別編集 デジタル超整理術仕事効率アップ編 掲載

ScanSnap iX1600

毎分40枚・80面の両面高速読み取りを実現し、簡単操作のタッチパネルを搭載。Wi-Fiの5GHzに対応し、原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別。 驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。

もっと詳しく