「あのプリントどこいった？」問題を夫婦で解決！小1の壁突破プロジェクト！～第2回定例会 学校のプリント共有編～

「あのプリントどこいった？」問題を夫婦で解決！小1の壁突破プロジェクト！～第2回定例会 学校のプリント共有編～

小1の壁突破プロジェクト概要

イラストレーターのねここあんな。さんに半年間密着し、ScanSnapを活用した学校プリントなどの情報整理から、家族が助け合う仕組みづくりまで、PFUがサポートを行います。

また、公募で集まった小1のお子さんをもつプロジェクト参加メンバーの皆様が、ねここあんな。さんと共に小1の壁に挑みます！

第2回定例会では「夫婦間の情報共有」をテーマに、プリントを共有し夫婦で助け合える体制づくりを考えます。ゲストにはScanSnapプレミアムアンバサダーの中山記男さんをお招きし、ScanSnapを活用したプリント攻略術について伺いました。

1. 1. 小1の壁あるある「夫婦でプリントをどう共有する？」問題

1. 2. ScanSnapプレミアムアンバサダー中山記男さんの「学校プリントを夫婦間で共有」講座

1. 3. 第2回定例会を終えて

小1の壁をみんなで乗り越えよう、ということで始まった「小1の壁突破プロジェクト」。11月初旬に行われた第2回定例会のテーマは「夫婦間での情報共有」。学校や習い事先からもらってくるプリントを夫婦間でどのように共有しているか。まずは現状と困りごとを皆様に伺いました。

――最初にねここあんな。さん、前回の状況から進展があったところがありましたら教えてください。

――まずはスキャンして、あとから検索して探すという方法なんですね。他の参加者の皆様は、どのようにスキャンしていますか？

――少しずつ片付いてきているようでなによりです。

――スキャンするもの・しないものに分けているんですね。

――なるほど。プリント以外にもお子さんが描いた絵もスキャンしているんですね。

ここからはScanSnapプレミアムアンバサダーの中山記男さんから、夫婦間でのプリント共有についてのレクチャー。小3のお子さんがいらっしゃる子育ての先輩でもある中山さんに、夫婦が上手に情報共有するポイントについて伺います。

――小1の壁で困ること。その大半はプリントが原因！？

中山さん：

お子さんが小学校に入学して、親御さんが困ることはたくさんあると思います。お子さんの登下校の不安や下校後の過ごし方、PTAの活動、重いランドセルなど、さまざまです。いずれの問題も親御さんのサポートが欠かせません。

子供に向き合いながら日々過ごしていると、あることに気づいたのです。それはプリントが困りごとの根っこにあるということ。子供が学校からもらってくるプリントは、平均しても毎日3枚ほどになります。

しかも、もらった段階ではどのプリントが重要なのか把握することが難しいのです。大事な内容に限って隅の方に小さく書かれていることもちらほら。先生の使い回しによるものか、書いてある内容が独特の表現だったり、日付が去年のものだったり。

さらに厄介なのが、プリント同士での参照指示が多いこと。ある内容を把握するのに1枚のプリントで完結せず、他のプリントを確認しなければいけないことが多々あります。また後日のプリントで訂正が来ることもあれば、プリント同士で書いてある内容が食い違うことも。

プリントの問題は、「過去のプリントを探し続ける地獄」と「夫婦で相談してもともに答えがわからない地獄」の2つの課題があるのです。むしろプリントを攻略すると、小1の壁の困りごとの大半は解決されるのではないか、と考えました。

――記憶で管理しきれない量のプリントが諸悪の根源

ここまでプリントの困りごとについて振り返ってきました。その根本には膨大な量のプリントで管理しきれないという状況が挙げられます。毎日たくさんのプリントが配布されるなか、どのプリントに何が書いてあるか、記憶だけで管理するのはほぼ不可能です。

その一方で、過去のプリントを複数参照しないとわからないケースや、手元にプリントそのものがないと答えがわからないケースが多く、相手に答えを求めてもお互いにわからないことで、さらに問題が大きくなっているといえます。

そんなプリントを管理するには、どうしたらよいのでしょうか。プリント原本を持ち歩くのが確実ですが、残念ながら非現実的です。写真を撮ってもその後の管理が面倒、かつ探しにくい状態になります。理想をいえば「夫婦が同じ情報を共有できて、お互いが答えを持っている」状態がベストといえます。

――行き着いたのはScanSnapとクラウドストレージによるプリント管理

プリントをスマホで検索・閲覧・共有できる方法が必要です。そこで登場するのがScanSnapです。ScanSnapは紙を簡単に読み取れるスキャナーですが、スキャンしたデータの保存先データ保存をクラウドストレージに設定することができます。しかもプリントに記載されている文字情報をOCRで認識し、記載内容で検索することが可能です。

我が家ではまずクラウドストレージに共有のためのフォルダ「小学校」を作成。ScanSnapの画面にも「小学校」フォルダに送るためのボタンを作成しました。そしてスキャンする前のプリントはテーブルの上に、スキャンしたら箱に入れるというルールを決め、あとは1枚も逃さないように確実にスキャンしていきました。プリントは必ずフォルダ内にあるので、必要なプリントを検索で探すことができます。これでプリントが無くなったり、散らかったり、ということも無くなりました。

最初は用途別に細かくフォルダを作っていました。ですがスキャンする時にどのフォルダに入れるか悩んでスキャンできないプリントができてしまったんです。プリントを確認するのは仕事が終わった夜が多いので、疲れて眠くても迷わずスキャンする、といういまの方法に行き着きました。

――ポイントは「ファイル共有」と「リンク共有」を使い分ける

クラウドストレージに保存したプリントデータは、LINEなどですぐに共有できます。同じプリントを見ながら夫婦間で会話ができるので、非常にスムーズです。その際、ファイルそのものを共有する方法と、ファイルの保存先となるURLのリンクを共有する方法の、2つの方法があります。

LINEで後から確認するときに「ファイル」と「リンク」は分けて表示されるようになっています。我が家で試したところ、リンク共有は、プリント以外でも高頻度で共有することがあるので、古いプリントは流れがちに。一方ファイル共有では、ほぼプリントのみで活用するので、古いプリントも流れず遡りやすいことがわかりました。

そのためファイル共有は、スマホに直接ダウンロードできるから何度も見る重要そうなプリントが向いています。例えば年間の行事表などのファイルそのものを何度も閲覧しそうな場合や、献立表のようなファイルを全体的に参照したい場合、運動会のプログラムのようなオフラインでも参照する場合などが当てはまるでしょう。

一方リンク共有は、それ以外ほとんどのケースで有効です。共有閲覧が1回で済みそうなプリントや、検索で探しやすいものが当てはまります。

ここで注意が必要なのは、ファイルを第三者に転送する場合です。というのもリンク共有をしてしまうと、相手にはいきなりURLが送られることになるので、びっくりされかねません。そのため他のご家庭に転送するときなどでは、ファイル共有の方がスムーズでしょう。

――プリント共有に取り組む4つのステップ

1.ScanSnapを使って、プリントをスキャン、電子化しよう

2.電子化されたプリントをクラウドストレージに送ろう

ScanSnap Cloudを使うと、スキャンするだけでクラウドサービスへデータを格納できます。

3.プリントをキーワードで検索しよう

4.見つかったプリントをLINEで共有しよう

ファイルをダウンロードして共有する「ファイル共有」と閲覧できるリンクを共有する「リンク共有」があります。それぞれの方法を試してみましょう。

ポイントはまず試してみることです。一回やってみてそれができるとプリント共有のステップを覚えやすいので、次からスムーズにできるようになります。そのためまずは、夫婦2人でこのステップを試してみてください。

――夫婦間でのプリント共有について学んだ参加者の皆様、プリント共有でこれからやってみたいことなど、感想をお聞かせください。

ねここあんな。さん：

続けるためには、スキャンするハードルを下げることが大切だと感じました。すぐにプリントが積み上がってしまい、スキャンするのが億劫になりがち。まずは「何も考えずにとにかくスキャン」を心がけたいと思います。

またクラウドストレージは、夫婦間で共有していませんでしたが、今後はお互いに見られるようにしていきたいです。いつも後回しになりがちなことが、一歩踏み出せたのではないでしょうか。

さるさん：

月末月初にあちこちからスケジュールをもらうので、プリントが溜まりがちになっていました。ハードルを下げてとにかく一度スキャンしてしまうことと、フォルダ分けもなるべく少なくすることに、まずは取り組みたいと思いました。

夫婦間の共有では、日程を押さえることが大事なのでカレンダーアプリでスケジュールを押さえて、日時や用意するものなどの詳細はスキャンしたデータを共有するようにしてみたいと思います。

ユニコーンさん：

「プリントを仕分けしない」というのは斬新で目からうろこでした。実際、仕事でもあちこちにデータを保管して、場所を分けるほど探す手間が増えるということがよくあります。なので学校からのプリントも仕分けせず電子化するようにしたいです。

ただすべてのプリントをスキャンすると、クラウドストレージの容量がすぐいっぱいになりそうなので、どこかで「データを捨てる」作業も忘れずに取り入れたいと思います。

とらさん：

Google ドライブを夫と共有していなくて、必要なものだけを送っている状態だったので、フォルダごと共有するのも良いんだなと思いました。とても分かりやすかったです。

うまさん：

今、フォルダを1人に2つでやっているので最小限でと思ってやっているのですがこの方法で良いんだと再認識できたのが良かったかなと思います。

夫婦間の共有のところでは、共有フォルダという形で双方が見られる設定にしてはいるのですが、なかなか見てもらえていないこともあり、ScanSnapとは違うステップの部分にはなるのですがそこを上手く理解をしてもらう方法を考えていこうと思っています。

――ScanSnapを使った夫婦間での情報共有。ねここあんな。さんや参加者の皆様も、攻略法を学んでモチベーションがさらに高まったのではないでしょうか。次回の記事もお楽しみに！