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【Eight Tips】撮影しきれない大量の名刺、
スキャナーで手軽に取り込めます
【Eight Tips】撮影しきれない大量の名刺、
スキャナーで手軽に取り込めます

大量名刺をスキャナーでEightに取り込み

Eightの便利な使い方を紹介する「Eight Tips」。今回は、一度に大人数と名刺交換したときにも役立つ、Eight対応スキャナー「ScanSnap」を使って名刺を取り込む方法を紹介します。


大量名刺の仕分けやスキャン作業に、わずらわしさを感じた経験ってありませんか?


筆者は新人時代、展示会のたびに大量の名刺の仕分けとスキャンをしていました。パートナーと見込み顧客に分けて、1枚ずつ目視で見込み顧客を業種ごとに分類します。完了したら、 オフィスの複合機を使ってスキャンするのですが、4枚ずつ並べては取り込むので延々と終わりません。最後に、名刺をシュレッダーにかけるところまでやって、同僚と3人がかりで最低3日間はかかりました。


もし同じような仕事をしている方や、紙の名刺が溜まりがちな方を見かけたら、スキャナーでサクッとEightに取り込むことをおすすめしています。


アプリのカメラで撮る場合の10分の1

ただ、普段スキャナーを使わない人のなかには、数十枚くらいであれば、アプリのカメラで撮影した方が手っ取り早い、という方もいるかもしれません。 そこで、スキャナーだと実際にどのくらいサクッと取り込めるのかを、Eight対応スキャナーScanSnapを使って、アプリのカメラで撮影した場合と比べてみました。

Eightアプリとスキャナーの速度比較

1分間に取り込める名刺の枚数を比べた結果、アプリのカメラで6枚(12面)撮るあいだに、スキャナーで60枚(120面)取り込めることが分かりました。例えば、月に名刺を100枚交換する人であれば、 年間180分、50人の部署で全員が使えば、150時間、名刺スキャン以外のことに時間を割けるということになります。


やはり手軽さを考えると、1~20枚くらいならアプリのカメラで撮った方が効率的ですが、それを超えるときは、スキャナーを使ってみてはいかがでしょうか。



クラウドサービスScanSnap Cloudで
簡単データ連携

PCを使わず、無料のスマホアプリで連携することも

Eightと連携しているScanSnapからデータを取り込むには無料のクラウドサービス「ScanSnap Cloud」を使用します。



※スキャンした原稿を「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の4つの種別に自動的に判別し、利用するクラウドサービスに振り分けて保存。



一度連携させてしまえば、次からはスマホやパソコンがなくても、名刺を自動的にEightに登録することができます。


ScanSnap Cloud経由でEightに取り込み

「ScanSnap Cloud」は、スマホ用とパソコン用のアプリがあります。どちらかにインストールした後、手持ちのScanSnapと連携させ、名刺データの保存先にEightを指定すれば準備は完了。名刺データが自動送信されるようになります。細かい設定は、パソコンだけでなくスマホでも行え、名刺以外の原稿(写真や文書など)をスキャンしたときは、別のクラウドサービスに自動的に振り分けて保存するので、毎回設定をする煩わしさはありません。


名刺は縦型、横型があるほか、片面・両面の違いもあります。これらを確認して区分するのは面倒な作業。ScanSnapなら表面を揃えるだけで一気にスキャンでき、両面同時に取り込むこともできます。「名刺のデータ化は便利そうだけど、作業が面倒」と思っている人は、ぜひScanSnapを活用してください。


名刺の保存先をEightに設定

ScanSnapについて


ScanSnapは、PFU社製の高性能スキャナーです。ScanSnapシリーズのなかでも、動画に登場した高速モデルiX500は、 安定して1枚ずつ給紙するための機能が搭載されているため、やり直しの手間なくスムーズに名刺を取り込めます。


さらに、名刺だけに限らず、捨てられない書類の整理やレシートのデータ化にも役立ちます。ScanSnapシリーズに関する詳細は、こちらの製品紹介ページをご覧ください。


また、全国のルノワールやコワーキングスペースに設置しているEight専用のスキャンスポットで、使用感をお試しいただくことも可能です。まずは職場の近くにあるスキャンスポットをこちらのページで検索してみてください。


 

ScanSnap iX1500

毎分30枚・60面の両面高速読み取りを実現。原稿サイズ、色や両面・片面を自動的に判別し、驚くほど簡単、スピーディーに電子化します。


※ 記事中の「ScanSnap iX500」の後継モデルです。