紙のデータ化×テレワークで通常よりむしろ業務の質が向上｜日清オイリオグループ株式会社（ScanSnapテレワーク支援プロジェクト）

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日清オイリオグループ株式会社様に、ScanSnap導入によってテレワークがどのように変わったかを伺いました。

「ScanSnap×テレワーク支援プロジェクト」に応募したのは、知的財産部渉外課課長のT様です。以前からのScanSnapユーザーでもあり、「ScanSnap iX1500」の導入がテレワークの質的向上に役立つことを予測していましたが、その効果は想像以上に大きかったといいます。まずはテレワークの実施状況から伺いましょう。

「今回の新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、当社におけるテレワークの活用は大幅に加速しました。もともと私は海外とのビデオ会議や画面を共有しての電話会議を数多く経験しており、利便性を十分に承知しておりました。会社も働き方改革を進める上で、以前から一定頻度のテレワークを推奨していました。一方で、業務プロセスの関係から、導入が現実的に難しい部署もありましたが、今回のコロナ禍の対応で、本格的にテレワークの運用が進んだと感じています」

テレワークでの生産性向上のために迎え入れたのが、5台の「ScanSnap iX1500」です。5月下旬に都内の本社にScanSnapが到着すると、課長の自宅と課の社員宅に転送し、さっそく活用を開始しました。

紙で実施していた知財・商標チェックがテレワークでも同様に行えた

知的財産部渉外課では、メンバーが2月下旬から、課長自身が3月中旬からテレワークに入りました。4月に入ると、政府の緊急事態宣言も出され、世の中が停滞したため、ラベルチェック業務の量が大幅に減りましたが、5月になると徐々に再開に向かいました。ScanSnapの到着は非常にタイミングがよかったようです。

「従来から、全社でペーパレス化や業務のデジタル化の取り組みを進めていますが、知的財産に関わる部門特有の業務面での課題がありました。そうした中で今回のコロナ禍で在宅ベースでの業務運用を早期に構築する必要もあり、『ScanSnap×テレワーク支援プロジェクト』に応募しました。ScanSnapのわかりやすい活用例としては、『表示確認業務』への導入が挙げられます。表示確認業務は、商品のラベル、パンフレットなどの印刷物や表示物をすべて確認し、主に商標法と不正競争防止法の観点から懸案事項を指摘したり（『ここはこう直してください』等）といった回答を行う業務です。いわゆる、第三者権利の非侵害確認です。これを私たちは日常的に行っています」

この確認業務には手順があります。まず課の担当者が商品ラベル案等を出力し、特許庁のデータベース等でチェックし、そのチェック済みの箇所に印をつけ、表示のどこにどの商標が出てきたかといったことをすべて書き込みます。それを課長が最終的に確認し、必要があれば、修正に回すという流れです。

「ところが、それは社内で紙を回せるから可能なことなんですね。電話などで『確認しました』『修正箇所は？』『右上の、左側の......』『だったらこっちはチェック漏れなのでは？』というようなやり取りになってしまうと、結局は私が最初からチェックせざるを得なくなり、二重チェックが成立しません。その点、ScanSnapで紙をスキャンして共有すれば、言葉では言い表しにくい箇所に担当者が筆を入れていても一目瞭然。そこに私が追加の指示を入れるなどして最終チェックを進めることができます」

これは「テレワークでありながら、いつもと同じことをいつもと同じようにできる」ということを意味します。ちなみに、ScanSnapでスキャンしたデータなどをテレワークでやり取りするときは、?電子メールで確認する、?担当者が共有サーバに入れる、?他部署とも共有しているネットシステムで決裁、という流れを基本にしているそうです。

「この種の業務は、ScanSnapを入れて電子化しないと回っていかないと思います。もちろん、たとえば社内の会議システムで担当者と簡易的なやり取りをしたり、スマートフォンで書類の写真を撮って送ってもらったりという方法も考えられますし、我々も簡単に処理できる一部の業務ではそうすることもあります。ただ業務の性質上、検討内容を残す必要があるときに、その検討内容が粗い（精密さを欠く）と気持ちがよくありませんし、あとから何かあったときのためにもよいこととは言えません。やはりScanSnapでありのままをきれいに残しておくのがベターでしょう」

OCR機能が書類チェックに大活躍。保管書類の電子化も進んだ

日清オイリオグループ株式会社の知的財産部渉外課では、契約書など重要書類を扱うことも頻繁にあります。そこではScanSnapのOCR（文字認識）機能が非常に重要な役割を果たすといいます。

「書類をスキャンするときのポイントは、あとから検索できるかどうかなんですね。ですから精度の高いOCRは、ScanSnapの最もよいところの一つだと思います。契約書や権利関係の書類等々、ちょっと厚い書類が出てきたときなど、見落としがないように確認するのはストレスと時間がかかりますが、スキャンして検索し、検索ワードがパッと出てくれば負担は大幅に軽減しますし、なによりアナログとデジタルの両方で確認できるため確実性が上がります。世の中的に紙ベースで運用せざるを得ない部分も多く、いろいろ面倒も多いのですが、そこをScanSnapが助けてくれています」

これに関係して、会社の棚5つほどを占めている保管書類のうち、電子化が進んでいない書類で必要な可能性が生じる書類をテレワーク期間中にスキャンすることも行ったそうです。

※保管書類棚

「テレワーク期間中、まだ電子化されていないものをScanSnapでスキャンしました。そのおかげで、海外からの問い合わせに対してスムーズに回答することもできました」

「私たちの業務では、何が証拠になったり判断の基準になったりするかわかりません。ぱっと見て重要とはいえない書類はどうしても電子化が遅れがちですが、そうした書類にも対応ができ、今回はその点でもScanSnapに助けられました」

「原本は不要だけれども、決裁権限者が署名した紙の電子版が必要な案件もあるので、タイミングを見てScanSnapの導入を拡大することも検討しています」

「時代が前に進んだ」感覚。業務プロセスの改善を大きく前進させるきっかけに

「ScanSnap導入後はテレワークの業務が『いつもと同じ状態に戻った』ということですね。紙が業務の主体という事実はテレワークになっても変わりませんから、紙を電子化して扱えるか扱えないかの違いは、『0なのか1なのか』と同じくらい大きな違いです。これをScanSnapが『1』にしてくれたので、以降は本当に楽になりました。ScanSnapを導入せずにテレワークを続けていたら『やむを得ないので誰かしら会社に詰めていることにしよう』という状況に、おそらくなっていたと思います」

さらに同課では、「ScanSnapを導入したことで、テレワークがスムーズにできるようになっただけでなく、むしろ業務の質が上がった」と実感しているともいいます。

「会社での業務には『スタッフが一丸となって』というようなところがありますが、役割分担をしっかり行う側面も必要です。『あなたはこれ、あなたはこれ』というように、よりはっきりと仕事を切り分けられるようになりました。そのことで時代が前に進んだ感がありますね」

「実は、このたびScanSnap×テレワーク支援プロジェクトに参加したのは、直近のテレワークに役立てたいということのほかに、テレワークを通して電子化の便利さや効率のよさを体験し、業務プロセスの改善を大きく進めたいという思いもありました。実際、ScanSnapを導入したことでテレワークでの業務の質が向上し、正直に、今までの120パーセントくらいのアウトプットをしている実感があります」